Исправление ошибочных записей в документах

Первичные учетные документы могут содержать исправления (кроме банковских и кассовых документов). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и исправления (не оговоренные) не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляют следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумму одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправленные ошибки должны быть оговорены надписью «Исправлено», поставлена дата исправления и подтверждено подписью лиц, подписывающих документ. Если в документе ошибочно написано число, например 500 тыс. вместо 700 тыс., нельзя только зачеркнуть 5 и написать над ней 7.

Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций используются разнообразные документы. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков:

1. По назначению

- распорядительные

- оправдательные

- бухгалтерского оформления

- комбинированные

2. По времени составления

- первичные

- сводные

3. По объему информации

- разовые

- накопительные

4. По месту составления

- внутренние

- внешние

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, "Требование на отпуск материалов" содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

Документация – это способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организации для предварительного, текущего и последующего контроля. Предварительный контроль осуществляется руководителем при подписании документа. Текущий контроль производится в процессе учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности. Последующий контроль осуществляется в форме документальных ревизий, а также путем проверки документов счетными работниками.

Дата добавления: 2014-11-18