Довідковий апарат до документів Національного архівного фонду 3 страница

· уражені плісеневими грибами або комахами документи загортають у плівку або папір, ізолюють в окремому приміщенні до вирішення питання щодо передання їх на дезінфекцію або дезінсекцію;

· кіно- і фотодокументи зі слідами біологічного ураження (плісняви) обробляють машинним фунгіцидним методом із застосуванням 1% розчину ніцтедину або метациду;

· стелажі та шафи, в яких зберігалися уражені плісеневими грибами документи, протирають водними розчинами антисептиків (3% формаліну, 5% катаміну АБ) і просушують;

· місцеву дезінсекцію сховищ проводять водними розчинами інсектицидів (3 – 5% хлорофос) або аерозольними препаратами, обробляючи підлогу, плінтуси, вікна, підвіконня, стіни на висоті до 1,5 м;

· при масовому ураженні документів проводять дезінфекцію та дезінсекцію сховищ силами санепідемстанцій або карантинних служб під контролем робітників архіву;

· при ураженні стін (підлоги, стелі) плісеневими грибами усувають причини зволоження приміщень, знімають штукатурку та фарбу, обробляють поверхню водним 5% розчином формаліну, проводять ремонт з додаванням в будівельні матеріали розчинів антисептика;

· знищення гризунів проводять із залученням спеціалістів санепідемстанцій.

Боротьбу з біологічними шкідниками проводять переважно хімічними методами, іноді – з використанням струму високої частоти. Найпоширенішим є метод дезінфекції документів у спеціальних камерах (автоклавах) шляхом використання хімічних препаратів (фумігантів) у газоподібному стані. Дезінсекцію документів і книг проводять методами вологого оброблення і газового знезараження. Важливим засобом захисту документів від біологічних шкідників є фумігація – оброблення сховищ спеціальними парами, газами, аерозолями.

Однією з важливих умов зберігання документів є боротьба з пилом, який проникає у сховище ззовні і утворюється у ньому за рахунок стирання стін, підлоги, пакувальних матеріалів, самих документів. Пилові частинки мають електричний заряд, завдяки чому осідають і міцно утримуються папером, а мінеральні частинки пилу, проникаючи в папір між волокнами, пошкоджують волокна целюлози, викликаючи зниження механічної міцності. Шар пилу, який покриває документ, порушує в ньому повітрообмін, сприяє збільшенню вологості і біологічному поводженню. Пил є основним переносником спор грибів, а інколи і яєць комах.

Частинки пилу, які осідають на кінофотофонодокументи, утримуються на їх поверхні електростатичними силами. Під дією тепла, тертя і тиску вони укорінюються в робочий шар стрічок і викликають забруднення. Накопичення пилу на одному витку магнітної або кінострічки може проявитися у вигляді виступу на рулоні і бути причиною деформації його зовнішніх шарів.

Для ліквідації внутрішньої причини утворення пилу стіни, стелю, перегородки і стелажі обробляють міцним, вогнестійким матеріалом. Особливу увагу приділяють покриттю підлоги у сховищах, яка має бути рівною і гладкою. Знепилювання документів з паперовими носіями проводять з урахуванням ступеня їх запиленості, фізичного та санітарно-гігієнічного стану. Ефективний засіб боротьби з зовнішнім пилом – герметизація приміщень, фільтрація повітря за допомогою кондиціонерів шляхом пропускання його через масляні фільтри, водяний пил. Обов’язковому знепилюванню підлягають коробки, папки, палітурки і корінці справ. Особливо цінні документи, унікальні документи, а також документи з високим ступенем забрудненості та запиленості, зі слідами старої плісняви знепилюють поаркушно. Знепилювання аудіовізуальних документів проводять вручну чи на спеціальному обладнанні. Знепилені документи, що не потребують дезінфекції (дезінсекції) або акліматизації, передаються до сховища на постійне зберігання.

Отже, зберігання документів включає цілий комплекс завдань пов’язаних зі створенням оптимальних санітарно-гігієнічних, температурно-вологісних та охоронних умов зберігання документів з різними носіями, з попередженням їх руйнування. На службу архівістиці приходять найновіші досягнення математики, фізики, хімії, біології, електронно-обчислювальна техніка. Все це вимагає від архівістів глибоких знань щодо хімічних і фізичних властивостей усіх носіїв документної інформації причин і факторів їх старіння, новітніх методів забезпечення збереженості документів НАФ України.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Які основні групи документів можна виділити за ознакою носіїв інформації?

2. Які вимоги ставляться до будівель архівів?

3. Дотримання яких режимів потребує забезпечення збереженості архівних документів?

4. Яке обладнання необхідне для приміщення архівів?

5. Висвітліть основні технології зберігання документів.

6. Які параметри включає режим зберігання документів?

7. Що таке реставрація документів?

8. Назвіть методи відновлення механічної цілісності документів.

РОЗДІЛ 13

ІНФОРМАТИЗАЦІЯ АРХІВНОЇ СПРАВИ

Інформатизація архівної справи, спрямована на вдосконалення управління архівною справою, інтенсифікацію архівних технологій та удоступнення документної інформації, є важливим чинником розвитку культури й науки, входження України у міжнародний інформаційний простір. Інформатизація архівних установ у нашій державі почалася в 1990-х роках, а до кінця XX ст. вже визначилися основні шляхи її реалізації та розпочалося широке впровадження в практику.

§1. Інформатизація архівної справи: поняття, мета, завдання

Інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, що забезпечують розроблення на єдиних методологічних та методичних засадах взаємопов’язаних інформаційних технологій в галузі архівної справи, створення мережі локальних і централізованих баз даних, формування національної архівної інформаційної системи.

Інформатизація передбачає створення умов для заміни традиційних архівних технологій новими інформаційними з метою забезпечення раціонального, повного і своєчасного використання інформаційного потенціалу архівних ресурсів. Заміна традиційних архівних технологій зумовлена потребою модернізації усталених процесів, впровадження новітніх форм роботи з документами і формування різнохарактерних електронних інформаційних ресурсів, розширення доступу до архівної інформації та її оперативного використання.

Основна мета інформатизації архівної справи полягає в оптимізації формування Національного архівного фонду та зберігання документів, захисті національних інтересів в архівній справі, вирішенні проблем оперативного і повноцінного доступу до архівної інформації, актуалізації інформації, що міститься в документах, та прискорення залучення її до суспільного обігу, інтеграції документальних ресурсів у світових інформаційних мережах.

Процес інформатизації складається з:

· розроблення взаємопов’язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування й обліку, каталогізації та використання документної інформації, створення страхового фонду копій;

· формування електронних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БД галузі, створення єдиної національної архівної інформаційної системи (НАІС);

· формування архівних веб-ресурсів, включення їх у міжнародний інформаційний простір через систему Інтернет, використання архівних інформаційних ресурсів різних країн, міжнародних товариств та організацій.

Інформатизація спрямована на розширення інтелектуального доступу до архівної інформації, отримання необхідної інформації без фізичного контакту з документами завдяки формуванню баз електронних копій документів, забезпечення збереженості архівної інформації та захист національних інтересів в архівній справі через створення страхового фонду документів НАФ.

Перехід від паперових до електронних технологій вимагає від архівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог. Важливе значення при цьому має чіткість структури опису документів, справ, фондів, встановлення взаємозв’язку різних технологічних процесів у єдиний цикл на рівні обліку та довідкового апарату тощо.

Засобом реалізації інформатизації є комп’ютеризація, але вона забезпечує лише одну ланку – програмно-технологічне і матеріально-технічне забезпечення технологічних процесів завдяки обчислювальній техніці, інформаційним системам та базам даних. На початку XXI ст. комп’ютерні технології досягли надзвичайно високого рівня і набули можливостей, які розглядалися як нереальні ще в середині 90-х років XX ст.

Головні завдання інформатизації в архівній справі полягають в:

· оптимізації традиційних технологій справи – експертизи, комплектування, описування та обліку фондів, каталогізації;

· удосконаленні системи управління архівною справою – підвищенні ефективності матеріально-технічного, фінансового і кадрового забезпечення та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;

· забезпеченні широкого доступу до документної інформації через створення системи електронних архівних довідників, взаємопов’язаних електронних каталогів, комп’ютерних баз даних та інформаційних систем, що дозволять сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів;

· вирішенні проблеми забезпечення збереженості фондів та зберігання інформації з використанням комп’ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових баз даних, публікації документів, організації ринку інформаційних продуктів і послуг, що надаються без безпосереднього доступу до архівних документів тощо.

Інформатизація архівної справи в науково-методичному плані поєднує і взаємоузгоджує увесь цикл документотворення, документозберігання та використання документної інформації, й базується на поєднанні методик архівознавства, археографії, документознавства. Процес інформатизації архівної справи має три взаємопов’язані складові:

· науково-архівознавчу – визначення об’єктів комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи на етапах комплектування, обліку, використання, зберігання документів, розроблення методичних засад каталогізації та методики архівного описування для комп’ютеризованих систем, створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми тощо;

· інформаційно-технологічну – вибір оптимального програмного забезпечення та його раціональне пристосування до специфіки різних об’єктів комп’ютеризації, побудова інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень тощо;

· науково-організацшну та управлінську – організація робот та реалізація концепції інформатизації архівної справи, вдосконалення системи управління архівною справою, прийняття оптимальних фінансово-економічних та організаційних рішень для різних об’єктів комп’ютеризації.

§2. Основні шляхи інформатизації архівної справи: світовий досвід

Інформатизація в західних країнах починалася з автоматизації всього циклу архівних процесів з метою їх інтеграції. Це дозволило сформувати електронні архівні ресурси найрізноманітнішого характеру і надати широкий доступ до інформації у світових мережах.

З перших кроків фахівці зіткнулися з обмеженими можливостями комп’ютерної техніки для автоматизації довідкового апарату, зокрема на ретроспективні фонди. В 1960-х роках у інформаційно розвинутих країн було прийнято принцип спрощення та жорсткої уніфікації опису документної інформації. При цьому особливості різного типу і виду документів часто втрачалися. У західних країнах у 1960 – 1980-х роках бурхливо розвивалися подокументні бази даних діяльності установ і відомств, комерційні бази даних. У той час було практично повністю автоматизовано основні технологічні процеси архівів на основі численних програмних продуктів, десятки з яких створювалися за рік. Ці роботи здійснювалися без координації на державному рівні, стимулюючи розвиток комп’ютерних технологій, створення нових програм для обміну інформацією, конвертування їх з одних систем в інші, розширення можливостей пошуку.

На початку 1980-х років обсяги інформації значно зросли, а управління базами даних ускладнилося. Виникло питання про розроблення уніфікованих систем опису та створення національних систем архівної інформації. Інтенсивне зростання інформації вимагало нових програмно-технологічних рішень.

За основу універсального архівного опису багато країн взяли добре сформований на той час бібліографічний опис, пристосований до завдань архівістики. Найбільшого розвитку цей підхід набув у США, де Бібліотека Конгресу США та група архівістів Національних архівів США створили в 1980-х роках структуруопису для архівних документів, узгоджену зі спеціальним технологічним форматом зберігання та обміну – AMC MARC. Це зумовлювалося необхідністю інтеграції документального бібліотечного та архівного масиву в єдину за принципами створення інформаційну систему загальнодержавного типу для обміну інформацією у міжнародних мережах. Такий підхід прийняли майже 20 держав світу (Канада, Великобританія, Іспанія, Австралія, скандинавські країни та ін.). У США було створено систему RLIN (Research Library Information Network), до якої включено дані про архівні колекції та матеріали в бібліотеках і архівах США. Оскільки систему запропонувала Бібліотека Конгресу США, вона стала головним методичним центром, який розробляє основи структурування інформації на базі структури бібліотечного опису. Завдяки універсальному форматові даних Universal MARC в англомовному світі значно полегшився обмін інформацією і родина MARC-форматів запанувала в ньому.

Найскладніший серед них архівний AMC MARC (1985), призначений для універсального опису документів, справ, фондів. Декілька років архівісти впроваджували його в практику і активно обговорювали. До кінця XX ст. ці технології застріли, їх замінили нові гнучки платформи, що дозволяють уникати жорсткого форматування, застарілої індексації та кодування (понад 200 полів і підполів, що вписувалися в понад 800 індексованих бібліографічних полів у AMC MARC), трудомістких термінологічних узгоджень.

Утім ця робота була важливою для розвитку архівної справи, теорії та практики архівознавства. Архівна методика, прийнята для AMC MARC, сприяла удосконаленню системи описування, уніфікації термінів та універсалізації архівного опису, що було вкрай важливим на першому етапі інформатизації. Вона застосовувалася до всіх видів і типів архівних документів, опису справ, колекцій, фондів. Форма AMC MARC поєднувала адміністративну інформацію про надходження, опрацювання, зберігання, використання, облік, збереженість, страхове копіювання, обмеження доступу та ін:, фізичний опис усіх кількісних характеристик документів; опис змісту інформації на основні спеціальної системи заголовків і предметних рубрик тощо. Для пошуку застосовувалися спеціальні предметні рубрики: імена, назви установ, колективів, географічні, адміністративно-територіальні найменування, теми та предмети, заголовки груп матеріалів, жанр архівних документів, їх види і типи. Загалом система виконала поставлені перед нею завдання.

У зв’язку з розвитком інформатизації актуалізувалася необхідність розроблення стандарту архівного описування. Від початку 1980-х років над створенням національної системи описування шляхом стандартизації архівного описання рівня колекції та архівного фонду працювали канадські архівісти. Обговорення результатів напруженої праці спеціально створеного комітету на чолі з К. Хавортом експертами з дескриптивних стандартів різних країн на зустрічі в Оттаві у жовтні 1988 р. поклало початок розробленню “Загального міжнародного стандарту архівного описування”, схваленого в остаточному варіанті Комітетом з дескриптивних стандартів МРА у вересні 1999 р.

Проникнення інформаційних технологій в архівну справу на теренах СРСР почалося в 1970-х роках, коли комп’ютеризація набула значення державного завдання. Впродовж 1980-х років у деяких центральних радянських архівах почали формуватися автоматизовані масиви актуальної архівної інформації. Але закритість архівів, обмежені можливості радянської техніки та програмних засобів дозволяли вирішувати завдання лише частково. Від архівістів вимагалася додаткова робота з каталогізації фондів для пристосування різної інформації до форматів записів, уніфікації текстів, формулювання заголовків. Це викликало створення трудомісткої технології “згортання інформації” під час каталогізації, формування предметних тезаурусів, жорсткого лінгвістичного забезпечення. Архівні документи через ускладнення їх опрацювання і необхідність використання спеціальних джерелознавчих та археографічних методик не розглядалися як об’єкти інформатизації.

Перші спроби інформатизації показали, що від велетенських планів та надмірних сподівань слід відмовитися, натомість розпочинати автоматизацію з конкретних архівних об’єктів (робочого місця каталогізатора, відповідального за комплектування, облік тощо) або технологічних процесів.

Науково-методичні розробки зі створення автоматизованих пошукових систем знайшли втілення в “Основних положеннях розвитку системи науково-довідкового апарату до документів архівів СРСР” (М., 1981), де було зафіксовано головні підходи до створення автоматизованих систем і технологій в контексті проблеми багатоаспектного пошуку. Як найважливіше завдання позглядався вибір об’єкта автоматизації з урахуванням значимості документів, довгостроковості потреби в ретроспективній інформації, інтенсивності використання комплексів архівних документів, концентрації інформації, що дозволяє пошук на міжархівному рівні. Об’єктом автоматизації було обрано окремі документи, справи, групи справ, фонди, або тематична архівна інформація. Тим самим формувалися основні концептуальні положення інформатизації архівної справи.

Автоматизована інформаційно-пошукова система (АІПС) мала забезпечити різноцільове використання, видавання даних у різних режимах роботи, підготовку науково-довідкових видань, облік, сумісність з традиційними видами та системою, зв’язок з довідковим апаратом СНТІ. Її об’єктом визнавався окремий архівний фонд, а в основу формату (структури) даних було покладено картку фонду, що мала облікове значення і містила його основні інформаційні атрибути.

Сумісність класифікації інформації про документи довідкового апарату СНТІ та архівних довідників забезпечувалася за допомогою спеціально розробленої таблиці відповідності понять тематичного рубрикатора довідкового апарату СНТІ і Схеми єдиної класифікації (СЄК) документальної інформації в системі каталогів державних архівів (радянський період).

Навіть таке обмежене завдання, як коротке описування за усталеною технологією, виявилося надзвичайно трудомістким. Далі АІПС мала розвиватися двома шляхами:

а) створення довідкового апарату СНТІ за документами Державного архівного фонду на базі Центрального фондового каталогу СРСР;

б) розроблення АІПС на вибіркові комплекси документів з актуальної тематики “непересічного значення” (як правило, на міжархівні комплекси).

Отже, на початку 1980-х років у СРСР було підготовлено основні положення та методичні документи щодо розроблення єдиного формату опису картки фонду для довідкового апарату СНТІ і АІПС, відповідного рівня класифікаційного та лінгвістичного апарату архівної термінології, почалося формування масиву інформації АІПС Центрального фондового каталогу СРСР (ЦФК) на базі ЕС ЕОМ, а пізніше – на базі персональних ЕОМ. База даних архівної інформації, створеної на базі ЦФК СРСР, обмежувалася доволі простою пошуковою інформацією. Після розпаду СРСР база даних системи ЦФК, що охоплювала понад 70 тис описів архівних фондів, залишилася у власності Росії. Багато матеріалів у системі безпосередньо торкаються архівної україніки і містять інформацію про документи, документальні комплекси та архівні фонди українського походження.

Згодом стало зрозуміло, що необхідно створювати складніші системи, які виправдали б витрати часу та зусиль архівістів. Бурхливий розвиток інформаційних технологій обумовив старіння архівних АІПС ще до закінчення зведення масивів інформації.

На рубежі тисячоліть, коли світова цивілізація вступила в нову фазу свого розвитку, інформатизація архівної справи сконцентрувалася на формуванні ресурсів у всесвітній мережі Інтернет і наданні безпосередньої можливості отримання інформації в он-лайновому режимі.

Протягом кількох лише років Інтернет докорінно змінив обличчя архівних служб світу, позначився на діяльності архівних установ. На початок 2002 року в світі пересічно на одного дослідника читального залу припадає 100 – в Інтернеті, на сторінках веб-сайтів національних архівів передових країн реєструються мільйони відвідувачів.

Спільною рисою діяльності усіх архівних служб світу є інтенсивні спроби створення національних електронних каталогів архівних інформаційних ресурсів, майже усіх без винятку на рівні архівного фонду (за зарубіжною термінологією – колекції, чи групи документів). Світова практика демонструє широкий спектр підходів. До певної міри тут найбільше поталанило малим країнам і тим, хто має недовгу писемну історію, тобто історію, зафіксовану в писемних пам’ятках. Національний архівний фонд, наприклад, Чорногорії, що відраховує свою історію як держава з 1918 р., складають масив усього з 7000 одиниць зберігання – 3,5 млн документів, з яких 1,5 мли – “давні” (до 1918 р) Австралія поглибила рівень представлення інформації до подокументого: 25 млн одиниць зберігання. З них лише 2,6 млн представлено в Національному електронному каталозі.

Другою загальною рисою процесу розвитку світової архівної практики і наступним логічним кроком є надання он-лайнового доступу до електронних каталогів через Інтернет. Так, на початок XXI ст. 32 архівні проекти США пов’язані з публікацією електронних довідників в Інтернеті; 7 – Канади; 71 – країн Європи: серед яких передова позиція належить Великобританії (29), Франції (19), Німеччини (8), Швеції (4), Росії та Угорщині (2). Зокрема Національний звелений каталог колекцій в США, представлений в он-лайновіму режимі, пропонує інформацію про 72300 колекцій рукописів та архівних фондів, що зберігаються в 1406 різних архівосховищах, починаючи з 1959 р. Польські архівісти представили електронний каталог “Сезам”, Російська Федерація – бази архівних ресурсів: “Російський державний архів кіно фотодокументів” (близько 22000 документів), “Національні архіви Карелії: архівна мозаїка культури в Інтернет” та ін.

Стратегічний напрямок актуалізації архівних інформаційних ресурсів склали публікації в Інтернет електронних версій традиційних архівних довідників – описів, інвентарів, індексів (переважно у вигляді баз даних, подекуди – у текстовому режимі). Помітний розвиток він знайшов у Росії, де на веб-сайті “Архивы России” представлено путівники по фондах колишніх партійних архівів Санкт-Петербурга, Кіровської області, республік Комі й Татарстану.

Не менш важливий напрямок представлення інформації про архівні ресурси – створення банку цифрових копій давніх документів, що характерно практично для усіх країн світу. Корпус найдавніших документів з історії держави і національних документальних пам’яток є не лише важливою складовою документальних ресурсів суспільства і держави, а становить собою знакові символи процесу державотворення і є фактором консолідації та самоусвідомлення нації. Публікація цих документів в Інтернеті стала надзвичайно популярним напрямком діяльності архівних служб світу.

§3. Інформатизація архівної справи в Україні

Україна брала участь у створенні АІПС ЦФК, але до початку 1990-х років питання комп’ютеризації архівних технологій практично не ставилося. Після відновлення державної незалежності України в архівній системі відбулися помітні зміни, юридичне закріплені в Законі України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” й інших нормативно-правових актах. Курс на демократизацію архівної справи дав поштовх для розвитку її інформатизації.

Впродовж 1990-х років було підготовлено низку офіційних документів, що регулюють створення єдиного державного інформаційного простору, користування документами та забезпечення їх збереженості: Закони України “Про інформацію”, “Про Концепцію Національної програми інформатизації”, “Про захист інформації в автоматизированніх системах”, Постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000 – 2005 рр.” як складової всесвітньої інформаційної програми “Пам’ять світу”. Найбільше значення для архівної галузі мають Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Указ Президента України “Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні” (2000) і Розпорядження Президента України “Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи” (2000).

На початку 1990-х років Україна мала певний досвід створення архівних інформаційних ресурсів різних рівнів. Загальносистемний централізований рівень передбачав створення АІПС українського Фондового каталогу на базі ЦФК. Перші кроки на шляху його створення були зроблені 1989 р., коли Головархів України видав наказ “Про створення автоматизованої інформаційної системи (АІС) в Головархіві України”. Рішення базувалося на досвіді створення загальносоюзної АІПС. Спочатку АІПС “Фондовий каталог” було створено на персональних ЕОМ типу ІВМ РС 486 з застосуванням пакету прикладних програм СОЗ/1515. За досвідом попередників, система передбачала створення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архівних установах України на базі облікової інформації фондового каталогу. Вона створювалася традиційними технологіями протягом 50 років і сконцентрувала інформацію про понад 200 тис. архівних фондів, які зберігалися в системі Головархіву України. База даних ЦФК зберегла всі реквізити традиційної картки фонду, тому виконувала функції державного обліку, містила переважно службову інформацію й дозволяла вести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, предметно-тематичній ознаці, географічній назві та прізвищу. Отже, система передбачала й елементи науково-пошукових функцій.

Рівень внутрішньоархівних інформаційних баз даних фондового та подокументного рівня з актуальних питань соціального розвитку відображає створення баз даних різної функціональної спрямованості окремих центральних та обласних архівів. Ця практика окреслила деякі актуальні аспекти, що витікають з функцій баз даних. Вони визначили типи даних та інформаційних систем.

Перший тип – обліковий, викликаний функцією управління інформацією та обліком, заснований на створенні баз даних, коли в основу опису покладено зведені облікові документи фондового рівня (паспорт, аркуш фонду). Науковий пошук є додатковою функцією. Цей підхід, наприклад, був реалізований у ЦДАМЛМ України. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину документів становлять фонди особового походження діячів літератури і мистецтва, а також інформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілю комплектування, яка охоплює одну предметну галузь і тип фондів. Така база даних розрахована на тривале використання і є перспективною щодо включення її ресурсів до зведених БД державного рівня.

Другий тип – тематичний, пов’язаний з необхідністю оперативного використання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичною ознакою. В цьому випадку формуються тематичні бази даних інформації на базі міжфондового або фондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предмет визначається актуальністю тематики та орієнтуванням на певні категорії користувачів і враховує нагальні суспільні потреби. Проблема виникає, як правило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребує використання архівної інформації, або для вирішення внутрішніх питань довідкового апарату архіву.

В Україні такий процес визначився в кінці XX ст. і був обмежений галуззю соціально-правових запитів. Прикладом є бази даних, розроблені під впливом ситуації з метою встановлення соціальних та пенсійних пільг, компенсацій тощо: на репресованих (ЦДАГО України) та осіб, вивезених під час Другої світової війни до Німеччини (Держархіви Волинської, Київської, Харківської, Донецької областей). Створення баз даних тематичної інформації надто трудомістке й потребує спеціального методичного забезпечення.

Третій тип – обліково-пошуковий, пов’язаний з поєднанням функції обліку та пошуку на подокументному рівні. Він характеризується послідовним описом і реєстрацією власне окремих видів документів за принципом архівного облікового документа – архівного опису. Цікавий досвід поєднання подокументного обліку та видового опису фотодокументів як окремого різновиду документів має ЦДКФФА імені Г. Пшеничного.

Четвертий тип – пошуково-видавничий, коли база даних створюється для тривалих видавничих проектів внутрішньоархівних довідників, путівників. Це дозволяє публікувати довідники за певною структурою будь-якої інформації з баз даних а в міру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання, доповнене та виправлене. Воно може мати електронну форму і публікуватися як традиційним способом так і на компакт-дисках.

Окремий напрям в інформатизації архівної справи становить “Національна архівна інформаційна система “Архівна та рукописна україніка”, розробка якої почалася 1992 р. з метою створення єдиної інформаційної системи, що поєднала б облікові та науково-пошукові функції рівня фонду на всі архівні фонди, що зберігають документи українського походження (або про Україну) в архівосховищах світу. Об’єктом комп’ютеризації став опис групового рівня – пофондовий та за систематизованою групою документів, яка заслуговує на виокремлення як єдине ціле. Система орієнтована на кумуляцію інформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднані поняттям “україніка” не лише в рамках державної системи України, а й поза її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона розкриває зміст, склад та походження фонду детальніше, ніж у ЦФК.

Дата добавления: 2014-11-20