Критерії класифікації документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інфор­мації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками, кла­сифікації і групами (табл. 2).

Таблиця 2. Класифікація документів

№ пор.	Ознаки класифікації	Групи документів
1.	За наймену­ванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інст­рукція, службова записка, протокол та ін.
	За походженням	Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються ор­ганізаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представ­ляють. Вони оформляються в установ­леному порядку. Особисті докумен­ти створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.
3.	За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї орга­нізації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
4.	За призна­ченням	Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
5.	За напрямом	Вхідні, вихідні.
6.	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
7.	За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зарахову­ють також документи, які є терміно­вими за способом відправлення (теле­грама, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".
8.	За ступенем гласності	Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.
9.	За стадіями створення	Оригінали, копії. Оригінал — це основний вид доку­мента, перший і єдиний його примір­ник. Він має підпис керівника уста­нови, і в разі потреби його засвід­чено штампом і печаткою. Копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робить­ся помітка вгорі праворуч "копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск — повна копія відправлено­го із установи документа, яка зали­шається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат — це другий примірник до­кумента, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. В юридичному відношен­ні оригінал і дублікат рівноцінні.
10.	За склад­ністю (кіль­кістю відо­бражених питань)	Прості, складні. Прості — відображають одне питання, складні — декілька.
11.	За термі­ном збері­гання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12.	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом.
13.	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, маг­нітній стрічці, перфострічці, дискеті.

Дата добавления: 2014-11-20