Написання цифр та символів у ділових паперах

Багатозначні числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 10 513; 1997.

Цифри, як арабські, так і римські, відокремлюються від слів проміжком. Винятком с букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 76; до справи 34Б; стереопрогра­вач "Діана П406С".

Порядкові числівники мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс. Наприклад: 1-ша лінія; 3-те видання.

Якщо записаний цілий ряд порядкових числівників, то відмінкове закінчення ставлять тільки після останньої цифри. Наприклад: 1, 2 і 3-й томи.

Порядкові числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без відмінкових закінчень. Напри­клад: // ґатунок; І курс.

Складні прикметники, першою частиною яких є числів­ник, що позначається цифрою, пишуть без відмінкових за­кінчень через дефіс. Наприклад: 2-ступеневий; 5-поверховий.

Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти — цифрами: п'ять комп'ютерів; 156 студентів.

Десяткові дроби відокремлюються комою. Наприклад: 2,5; 3,2.

Прості дроби пишуться двома способами:

1. Через косу риску. Проміжка між чисельником і зна­менником не роблять. Цей спосіб раціональніший. Напри­клад: 4/5; 2/3; 1/4.

2. Чисельник від знаменника відділяється горизонталь­ною рискою. Наприклад:

'

У змішаних дробах ціле число відділяють від дробової частини інтервалом в один знак. Наприклад: ;

Римські цифри від слів відокремлюють проміжком. На­приклад: XX століття.

Знаки "номер" (№); "параграф" (§) і "градус"(°) відокремлю­ють від цифри інтервалом: № 25; § 17; 45°. Проте знак "за Цельсієм" (С) пишеться разом із знаком "градус": 36,6 °С.

Символи "процент" (%), "хвилина" ('), "секунда" (") пи­шуться разом із цифрою: 110%; 30'; 30'20".

Знаки "номер", "параграф", "процент", "градус" у мно­жині не подвоюються.

Арифметичні знаки "плюс" (+), "мінус" (-), "множення" (х), "ділення" (:), знак "дорівнює" (=) відокремлюють від цифри проміжком в один знак. Вони записуються тільки з цифрами, у тексті — словами.

Знак граничного відхилення (±) пишуть із цифрою разом: ±0,43.

Між від'ємними та додатними величинами, які означають крайні межі, знак "тире" не ставиться. У цьому разі пишуть прийменники "від" і "до". Наприклад, температура повітря піднялася від -5 до + 10 °С.

Показники степеня та індекси пишуть разом із цифрою: 10²; 25⁵.

Географічні (математичні) позначення пишуть скорочено.

Міри довжини і ваги позначають відповідно до метричної сис­теми мір: км. (кілометр), м. (метр), дм. (дециметр), см. (сантиметр), мм. (міліметр), т. (тонна), ц. (центнер), кг. (кілограм), г. (грам), мг. (міліграм), млрд. (мільярд), млн. (мільйон), тис. (тисяча).

Міри площі та об'єму скорочують так:

км² (квадратний кілометр),

м² (квадратний метр),

м³ (кубічний метр),

см³ (кубічний сантиметр).

У хімічних формулах інтервал між цифрами і буквами не роблять. Наприклад: Н₂О, Н₂SO₄;

§ 15. Вимоги до мови ділових паперів

Під час підготовки тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати рекві­зити документа.

2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад:

Комісія ухвалила...

Інститут просить...

Ректорат клопочеться...

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з метою, потрібний для, в порядку.

5. Уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...
Нагадуємо Вам, що...
Підтверджуємо з вдячністю...

У порядку надання матеріальної допомоги.

У порядку обміну досвідом...

У зв'язку з вказівкою...

Відповідно до попередньої домовленості...

Відповідно до Вашого прохання...

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...

Беручи до уваги...

Розглянувши...

Вважаючи...

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

Слід писати

Не можна писати

ужити заходів брати (взяти) участь погодити вплинути порядок денний пропозиції вирішити, розв'язати боротися заходи такі члени групи: не можна визнати задо­вільним незабаром не з'являються на заняття прошу надати мені відпустку треба направити присутні одностайно схвалили пропозицію неухильно виконувати згідно з наказом згідно з розпорядженням відповідно до постанови

прийняти заходи прийняти участь здійснити погодження здійснити вплив повістка денна предложення забезпечити рішення проводити боротьбу міроприємства слідуючі члени групи: не може бути визнаним задо­вільним у самий найближчий час мають місце випадки неявки на заняття прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки повинен бути направлений одностайне схвалення дістала пропозиція про прийняття до неухильного виконання згідно наказу згідно розпорядження відповідно з постановою

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після керуючого слова; вставні слова — на початку речення).

9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не відповіли на лист-запит...

Вами ще не дана відповідь на лист-запит...

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад:

Університет не гарантує...

Комісія підтверджує...

Телевізійне агентство повідомляє...

10. Уживати інфінітивні конструкції:

Створити комісію...

Затвердити пропозицію...

Попередити правління...

11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

Наказую...

Пропоную...

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за за­гальними правилами: р-н, обл.. км, напр., канд. філол. наук.

13. Надавати перевагу простим реченням. Використову­вати форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний...

Високошановний...

Вельмишановний...

Високоповажний...

РОЗДІЛ II

Документи різних видів: вимоги до оформлення

Проблема розробки, систематизації та уніфікації доку­ментів набула особливої актуальності в наш час у зв'язку з тим, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно вико­ристовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата і т.ін.). Ці зміни, у свою чергу, зу­мовлені об'єктивними факторами:

1) активністю державотворчих процесів в Україні після
здобуття нею незалежності в 1991 році;

2) розвитком ринкових відносин в економіці;

3) наданням українській мові статусу державної мови,
необхідністю переходу ділового спілкування з російської
мови на українську.

§ 1. Документи щодо особового складу

(особові офіційні)

1. АВТОБІОГРАФІЯ

Це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

— прізвище, ім'я, по батькові;

— дата народження;

— місце народження;

— відомості про освіту (повне найменування всіх навча­льних закладів, у яких довелося навчатися);

— відомості про трудову діяльність (коротко, у хроно­логічній послідовності назви місць роботи й посад);

— короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоло­вік, дружина, діти).

3. Дата написання.

4. Підпис.

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

Зразок:

Автобіографія

Я, Прокопенко Марина Олександрівна, народилася 29 квіт­ня 1978 року в м. Києві в родині військовослужбовця.

У 1985 році пішла до першого класу загальноосвітньої школи № 2 м. Термез (Узбекистан).

У зв'язку зі вступом батька до військової академії переїхала разом з родиною до Москви, де з 1986 по 1989 рік навчалася в сзш № 204.

З 1989 по 1995 рік навчалася в сзш № 50 м. Києва. 1995 року вступила до Українського державного педа­гогічного університету імені М.П. Драгоманова на музично-педагогічний факультет денної форми навчання, де навчаюсь і зараз.

Склад сім’ї.

Батько — Прокопенко Олександр Васильович, 1954 року народження, військовослужбовець; працює в Міністерстві оборони України.

Мати — Прокопенко (Мітіна) Наталія Вікторівна, 1958 ро­ку народження, викладач музики в дитячій музичній школі №9 и. Києва.

Сестра — Прокопенко Катерина Олександрівна, 1987 ро­ку народження, учениця 2-го класу сзш № 50 м. Києва.

17 листопада 1995 року Підпис

2. РЕЗЮМЕ

Це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить таку інформацію:

— домашня адреса, телефон (факс);

— прізвище, ім'я, по батькові;

— мета, з якою написано документ;

— особисті дані (дата народження; сімейний стан; націо­нальність (якщо потрібно));

— відомості tipo освіту (повне найменування всіх навчаль­них закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);

— відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

— відомості про публікації (якщо потрібно);

— інша інформація на вимогу роботодавця.

3. Дата (при потребі).

4. Підпис (при потребі).

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із докумен­том претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

Зразки:

Резюме

Проспект Ватутіна, 26, кв. 154, тел. [phone]

м. Київ-183,

Наталія Марченко

Мета: Заміщення вакантної посади літературного редактора з умовою професійного вдосконалення і росту.

Особисті дані: Українка; 1970 року народження; одружена; маю сина семи років.

Освіта: 1987—1992 рр.— Філологічний факультет НПУ імені М. П. Драгоманова;

1992—1995 рр. — Аспірантура при Інституті української мови НАН України, кандидатська дисер­тація на тему: "Засоби стандартизації мови ділових паперів". Маю науковий ступінь кандидата філологічних наук.

Досвід: 1995—1999 р. — Газета "Освіта" (м. Київ), літера­турний редактор.

Резюме

Запропонована посада в програмі:
1.	Прізвище
2.	Ім'я
	Рік народження
	Національність
	Сімейний стан
6.	Освіта Навчальний заклад
Період навчання: з по
Диплом(и) або сту­пінь
7.	Володіння мовами
	Читання
	Розмовна
	Письмова
8.	Посада, яку обіймаєте
9.	Стаж роботи
10.	Основні кваліфікації
11.	Спеціальний досвід роботи в країнах Центральної і Східної Європи	Країна	Період
12.	Професійний досвід
	Період	Місце розташу­вання	Назва установи	Посада	Опис роботи
13.	Інше: Публікації
Лекції

3. ЗАЯВА

Це документ, який містить прохання особи (особиста за­ява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керів­ника, на ім'я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до
заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов'язання (прохання про на­дання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнен­ня до відповідальності тощо.

Зразки:

Ректорові Національного педагогічного

університету імені М.П.Драгоманова

академіку АПН проф. Шкілю М.І.

Котловської Ірини Михайлівни

Заява

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на українське відділення філологічного факультету.

У 1995 році закінчила 11 класів зош №25 м. Києва.

1. Атестат про загальну освіту.

2. Автобіографія.

3. Медична довідка.

4. Довідка з місця роботи.

5. Довідка з місця проживання.

6. Дві фотокартки.

10 липня 1996 р. Підпис

Директорові зош № 24 м. Києва

Іванову В.П.

Вчителя математики

Ткача Андрія Савича

Заява

Прошу надати мені відпустку на три дні без збереження заробітної плати у зв'язку з сімейними обставинами.

29 лютого 1996 р. Підпис

Генеральному директорові

закритого акціонерного

товариства "Деревобуд"

Кравчуку B.C.

Гаврильченка

Дмитра Олександровича,

який мешкає за адресою:

вул. Кибальчича, 76,

кв. 50, 02183, м. Київ-183,

тел. [phone]

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду інженера деревооб­робного цеху.

Додаток: 1. Копія диплома про вищу освіту в 1 прим.

2. Трудова книжка.

3. Особовий листок з обліку кадрів в 1 прим.
15.08.96 Підпис

Директорові

школи-гімназії № 136 м.Києва

Данилець O.K.

Островської Надії Петрівни

Заява

Прощу звільнити мене з посади вчителя біології за влас­ним бажанням у зв'язку з переходом на іншу роботу.

17.02.97 Підпис

Ректорові

Українського державного

університету харчових технологій

Мельничуку С.П.

асистента кафедри економіки

Марчишина Василя Яковича

Заява

Прошу перевести мене з посади асистента на посаду старшого викладача кафедри економіки. На посаді асистента працюю з 1992 року. За час роботи на цій посаді виступав на звітно-наукових конференціях 1993, 1995—1997 pp., склав кандидатський мінімум з економіки та іноземної мови, підготував (у співавторстві) посібник "Економіка: етапи роз­витку".

23.03.97 Підпис

Директорові

педагогічного коледжу №3

м. Києва Бабариній М.П.

викладача дошкільної психології

Запухляк Наталії Костянтинівни,

яка мешкає за адресою: вул. Оленівська, 12/3, кв. 15,

м. Київ-80,04080

Заява

Прошу надати мені матеріальну допомогу у зв'язку із травмою ноги, яку я дістала в автомобільній катастрофі.

13.01.97 Підпис

4. ПРОПОЗИЦІЯ

Це документ, в якому особа (установа) висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних орга­нів, громадських організацій, установ.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується установа.

2. Повна назва організації — автора документа.

3. Адресат.

4. Адресант.

5. Назва виду документа.

6. Дата.

7. Місце написання.

8. Заголовок.

9. Текст.

10. Посада.

11. Підпис.

Зразок:

Міністерство хімічної Начальникові промислового

промисловості України об'єднання "Азот"

Виробниче об'єднання "Азот" Коваленку О.Б.

Яворівське спеціалізоване пл. Толстого, 3,

будівельне управління м. Київ-8, 03008

гірничо-капітальних робіт

Пропозиція

25.04.96

м. Яворів

про підготовку дитячого оздоровчого табору "Славутич" до прийому дітей

Для завершення підготовки табору "Славутич" до при­йому дітей вважаю за потрібне:

1. Направити до табору бригаду у складі трьох робіт­ників: будівельника, сантехніка, електрика.

2. Звернутися до педагогічного університету із проханням надати допомогу в укомплектуванні штату вожатих.

Заступник начальника (підпис) Б.А. Іваненко

5. СКАРГА

Це документ, в якому особа (установа) вказує на порушен­ня її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) і пропо­нує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посадової особи, яка має повноваження щодо розгляду даної скарги).

2. Адресант (прізвище, ім'я, по батькові, посада, при потре­бі домашня адреса і паспортні дані особи, яка подає скаргу).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис.

7. Засвідчення підпису (якщо треба).

Зразок:

Голові Євпаторійської

міської Ради народних

депутатів Соколову І.П.

Носко Галини Василівни,

що мешкає за адресою:

вул. Легке, 9, кв. 3

м. Євпаторія

Скарга

Упродовж опалювального сезону 1995 року в моїй квартирі не працювали прилади опалювання. Температура повітря в кімнатах знижувалася до +8 — +10 "С. Я неодноразово зверта­лась до ЖЕКу-3 (начальник Сидорчук B.C.) з проханням відремон­тувати чи замінити частину труб, але, крім обіцянок, нічого не зроблено. Настає новий опалювальний сезон, і знову в квартирі холодно. Прошу Вас вжити заходів щодо ремонту системи опа­лення, а також притягнути до суворої відповідальності винних у байдужому ставленні до мешканців будинку № 9 по вул. Лепсе.

10.10.96 Г.В. Носко

6. ХАРАКТЕРИСТИКА

Це документ, у якому в офіційній формі висловлено гро­мадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої ус­танови для подання до цієї установи.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видасться характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо треба — місце проживання).

3. Текст, який містить такі відомості:

— трудова діяльність працівника (з якого часу в цій ус­танові, на якій посаді);

— ставлення до службових обов'язків та трудової дис­ципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохо­чення та покарання);

— моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

— висновки;

— призначення характеристики (при потребі).

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи (при потребі — інших відповідальних осіб).

6. Печатка.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Зразки:

Характеристика

студентки педагогічного факультету Макаренко Валентини Іванівни 1977 року народження

Макаренко В.І. навчається на II курсі педагогічного факуль­тету Національного педагогічного університету імені М.П. Дра­гоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання у вищому закладі освіти Макаренко. В.І. зарекомендувала себе як хороший організатор під час підготовки посвяти у студенти першо­курсників. З першого курсу працює над науковою темою, з якою виступала на звітно-науковій конференції студентів.

Макаренко В.І. виконує громадські доручення, є старос­тою 23-ї групи. Вимоглива до себе, має повагу серед то­варишів і викладачів факультету.

Характеристику видано для...

Декан педагогічного факультету Підпис С.А.Синько

01.07.02

Печатка

Характеристика

Король Антоніни Олексіївни, 1975 року народження, українка, освіта вища.

випускниці філологічного факультету Національного універ­ситету імені Т.Шевченка (спеціальність: українська мова та література, денна форма навчання)

Король А.О. є випускницею філологічного факультету Національного університету імені Т.Шевченка. Під час на­вчання виявила себе сумлінною студенткою, постійно підви­щувала свій професійний рівень. Король А.О. неодноразово брала участь у наукових студентських конференціях. Висту­пала із змістовними доповідями із проблемних питань роз­витку української літератури ("Любов і всепрощення як основа світобачення Тараса Шевченка", "97" Миколи Куліша. Погляд з позицій сьогодення"). Випускниця також взяла участь у міжвузівській студентській науково-теоре­тичній конференції "Український народ — великий держа­вотворець" (до 80-річчя української державності), на якій виступила з темою: "Трагічність світовідчуття Миколи Куліша на фоні "оптимістичності" епохи" (Національний технічний університет України "КПІ", 13 травня 1997 року).

Король А.О. з першого курсу працювала над темою дипломної роботи: "Синтез традицій і новаторства у драма­тургії Миколи Куліша. Питання поетики (на матеріалі п'єс "97", "Народний Малахій" "Мина Мазайло", "Патетична со­ната")". Дипломна робота свідчить, що випускниця прекрас­но орієнтується у досліджуваному матеріалі, вільно володіє теоретичними основами, вдумливо поєднує теорію з прак­тичним аналізом як художніх текстів, так і літературознав­чого матеріалу з обраної теми.

Слід відзначити, що Король А.О. має друковані статті у журналах "Відродження" та "Дивослово".

Випускниця вимоглива до себе, користується повагою серед товаришів та викладачів факультету.

Декан філологічного факультету М.К. Наєнко

7. Трудова книжка

Це основний документ, що фіксує трудову діяльність робітників, службовців. Трудова книжка служить для вста­новлення загального, безперервного і спеціального трудово­го стажу. Точність її заповнення має велике значення. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його звільнення, переміщення, заохочення.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої організації, установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із чинним зако­нодавством працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.

Зразок заповнення титульного аркуша трудової книжки:

Герб України

Трудова книжка

Серія_________№____________

Прізвище Бібенко

Ім'я Анатолій

По батькові Вікторович

Дата народження 28 квітня 1971 року

Дата заповнення 27 січня 2002 року

Підпис власника книжки

М.П.

_________________________

Підпис особи, відповідальної

за видачу трудової книжки

8. Особовий листок з обліку кадрів

Це обов'язковий документ, що заповнюється громадяни­ном під час чи то зарахування його на посаду, навчання, чи ю для участі в певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості громадянина шляхом фіксації їх у таблицях.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження.

3. Фото того, хто заповнює документ.

4. Відомості про наукові ступені, вчені звання.

5. Якими мовами володіє.

6. Трудова діяльність.

7. Державні нагороди.

8. Вітчизняні,' зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки. 10. Відомості про родину.

9. Паспортні дані.

10. Домашня адреса.

11. Особистий підпис.

12. Дата заповнення.

Дата добавления: 2014-11-20