Правила составления и оформления распорядительных документов

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется пра­вом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулиро­вание и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результа­ты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обес­печения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляе­мому, от руководителя организации к структурным подразделени­ям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

- с помощью распорядительных документов разрешаются возни­кающие в сфере управления проблемы и вопросы;

- их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

- они являются юридическими фактами, вызывающими возникно­вение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

- правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и ок­ругов, а также их территориальных образований;

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые органами федераль­ной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом:

- акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;

- акты межведомственного характера;

- акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организация­ми и предприятиями.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, норма­тивных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, обусловленной функциями и задача­ми организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений.

В первом случае распорядительные документы издаются на ос­нове решений, принимаемых совместно группой работников (кол­легией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важ­ные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправ­ления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие орга­ны управления акционерных обществ и др. В системе коллегиальных органов особое место занимают сове­щательные по своему статусу органы, например коллегии минис­терств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собст­венное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем во­просам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управ­ления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений дей­ствуют федеральные министерства, администрации субъектов Рос­сийской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный дирек­тор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе кол­легиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внут­ренней деятельности организации - ее кадрового состава, матери­ального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются поста­новления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

Рассмотрим процедуру издания распорядительных документов.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоря­жений — включает следующие стадии:

1.Инициирование решения (обоснование необходимости изда­ния распорядительного документа).

2.Сбор и анализ информации по вопросу.

3.Подготовка проекта распорядительного документа.

4.Согласование проекта документа.

5.Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до сведения исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руко­водителей структурных подразделений или подведомственных органи­заций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документаможет излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства орга­низации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и свое­временной информации. Для этого необходимо, прежде всего, опре­делить источники такой информации - это могут быть законода­тельные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подве­домственных организаций; архивные документы; публикации в пе­риодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и ана­лиза информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторон­ней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распоряди­тельного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант до­кумента.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу ре­шения в других организациях). Если согласующих инстанций мно­го, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководи­телями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касает­ся вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руково­дителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и до­полнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредст­венно в представленный проект документа или оформлены на отдель­ном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладыва­ется к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и заме­чания должны будут поступить вместе с документом на рассмотре­ние руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовился по поруче­нию вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направля­ется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т. е. подписание распорядительного докумен­та руководителем, — решающая стадия подготовки распорядитель­ного документа. Подпись руководителя превращает проект докумен­та в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей — это ти­ражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Рассмотрим процедуру издания распорядительных документов в условияхколлегиальности.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1.Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

2.Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа. Принятие решения по рассмотренным материалам.

3.Оформление протокола заседания.

4.Издание распорядительного документа.

5.Доведение решения до сведения исполнителей.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту ра­боту проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурно­го подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю ин­формацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящем­ся решении специалистами и подписана руководителем подразделе­ния, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопро­су и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядитель­ную часть — поручения.

На второй стадии подготовленные материалы — справка и про­ект решения — передаются секретарю коллегиального органа — как правило, за 10—15 дней до заседания. Это время необходимо для раз­множения представленных материалов и их рассылки членам кол­легиального органа для предварительного изучения. Члены колле­гиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного — подго­товка заседания, и основного — заседание. На первом этапе председа­тель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, и проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания: членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На втором этапе (четвертая стадия) обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и до­полнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (²/₃ голосов) при­нимается решение.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стеногра­фическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В выс­ших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллеги­ального органа и ответственный секретарь. Шестая стадия — издание распорядительного документа по ре­шению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления из­даются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представитель­ными и коллегиальными исполнительными органами власти субъек­тов Российской Федерации (например, Московской городской Ду­мой, Правительством Москвы и т. п.). Коллегиальные органы учреж­дений, организаций, предприятий (например, общее собрание учре­дителей (участников), акционеров, совет директоров открытого ак­ционерного общества) издают решения.

Решения информационного характера, как правило, не оформ­ляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют прото­кольными, доведение их до сведения исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при из­дании распорядительных документов при единоличном принятии решений.

Рассмотрим порядок составления и оформления распорядительных документов.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также предста­вительными и коллегиальными исполнительными органами субъек­тов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и уста­новления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на осно­ве единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют сле­дующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование выше­стоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тек­сту, текст, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей — кон­статирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях - «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распоряди­тельная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию, например:

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Дата добавления: 2014-11-08