Планирование подготовки предприятия к внедрению информационной системы

Процесс внедрения может стать вполне предсказуем и управляем, если следовать ряду рекомендаций [10-18, 25, 34].

Главное условие успешности проекта заключается в документировании всех принятых решений по проекту. Планирование процесса внедрения должно предусматривать выполнение целого ряда работ, к числу которых относятся:

• создание временных коллективов для внедрения информационных технологий и систем,
• тестирование сотрудников с использованием программных средств,
• подготовка и повышение квалификации кадров в области информационного менеджмента,
• компьютерная подготовка пользователей информационных систем,
• создание системы информационной безопасности,
• мониторинг внедрения ИТ и ИС.

На рис. 4.10 представлен пример сетевого графика подготовки предприятия к внедрению ИС в терминах работ.

Рис. 4.10 Пример сетевого планирования и управления подготовкой предприятия к внедрению ИС

На рис. 4.11 приняты следующие обозначения:

Н – начало комплекса работ по подготовке предприятия к внедрению ИС,

1. Предпроектное обследование / промышленный аудит,

2. Моделирование бизнеса,

3. Корректировка организационной структуры управления,

4. Обучение специалистов группы внедрения,

5. Детальное планирование,

6. Упорядочивание нормативно - справочной информации,

7. Разработка классификаторов и кодификаторов информации,

8. Корректировка форм первичных документов и внутренней отчетности,

9. Закупка и монтаж технических средств ИС,

10. Приобретение лицензий на программные средства,

11. Формирование внутримашинной информационной базы,

12. Пилотные примеры внедрения по подразделениям,

13. Опытная эксплуатация,

14. Интегрированный пилотный пример,

15. План «перехода» на новую систему,

16. Ввод системы в промышленную эксплуатацию,

17. Мониторинг внедрения (послепроектное обследование - промышленный аудит),

К – конец комлекса работ по подготовке предприятия к внедрению ИС.

Содержание ряда работ рассматривается в данном параграфе, а некоторым работам посвящены отдельные параграфы, приведенные ниже.

Работа 1. Предпроектное обследование (промышленный аудит). Задачей данного этапа является «ранняя диагностика» проблем, которые могут возникнуть при внедрении, среди прочих, можно упомянуть: выявление некачественно формируемых или отсутствующих первичных документов, справочников, нормативов и стандартов, неподдерживаемая системой организация бизнес-процессов, процедур и правил. По результатам данного обследования должен формироваться подписываемый всеми участниками проекта документ, который описывает все выявленные проблемы и намечает пути их ликвидации. От качества проведения данного этапа работы и серьезности подготовленного документа часто существенно зависит успех проекта в целом. Одним из вариантов проведения данного этапа является одновременное проведение «промышленного аудита», то есть анализ организации бизнес-процессов и производственного управления на их соответствие отраслевым стандартам, принятым в мировой практике.

Работа 2. Моделирование бизнеса. Данный этап является необязательным, но обычно крайне рекомендуется в фирменных руководствах по внедрению. Российские консультанты всеми силами стремятся провести этот этап в ходе проекта, причем именно своими силами, так как он позволяет хорошо подготовиться к внедрению силами малоопытных консультантов. Но такое «моделирование», обучая консультантов, практически ничего не дает предприятию. Для того чтобы можно было извлечь из этого этапа существенную пользу, моделирование должно проводиться силами хорошо обученных сотрудников Заказчика с привлечением высококвалифицированных консультантов, с обязательно привязкой модели к стандартам бизнеса и к будущей системе.

Работа 3. Корректировка организационной структуры управления.

Работа 4. Обучение специалистов группы внедрения. Обучение специалистов группы внедрения. В подавляющем большинстве российских предприятий морально не готовы заплатить существенную сумму за обучение своих сотрудников и этот этап стараются сократить или вообще пропустить. Однако последующие этапы предполагают обязательное наличие у заказчика обученного квалифицированного персонала. Если его нет - то эффективность последующей работы существенно падает, что в лучшем случае приводит к затягиванию проекта, а в худшем приводит к многократному росту его стоимости и даже провалу. С другой стороны сложно найти необходимую программу обучения.

Работа 5. Детальное планирование. После обучения группы по внедрению, эти специалисты способны разработать детальный проектный план, специально предназначенный для эффективного внедрения. Перечни конкретных задач включают такие вопросы, как обязанности участников проекта, сроки начала и окончания работ, а также другие, вытекающие из них, параллельно решаемые задачи. Работа проводится совместно группой внедрения и консультантами.

Типичная проблема этого этапа заключается порой в отсутствии корпоративных стандартов.

Работа 6. Упорядочивание нормативно - справочной информации.

Работа 7. Разработка классификаторов и кодификаторов информации.

Работа 8. Корректировка форм первичных документов и внутренней отчетности.

Работа 9. Закупка и монтаж технических средств ИС.

Работа 10. Приобретение лицензий на программные средства.

Работа 11. Формирование внутримашинной информационной базы.

Работа 12. Пилотные примеры внедрения по подразделениям. В пилотных подразделений (тестовых или пробных пусках) программное обеспечение будет использоваться для имитации работы одного или нескольких тесно взаимосвязанных подразделений. Каждое подразделение обычно выполняет свой собственный пилотный пример.

Работа 13. Опытная эксплуатация проводится с целью убедиться в полном соответствии полученной в результате настройки системы функциональности, требованиям предприятия. Как правило, на этом этапе сохраняется двойной ввод данных в старую и новую системы, ввиду чего нагрузка на учетные службы, задействованные в проекте, существенно возрастает.

Работа 14. Интегрированный пилотный пример. На этой стадии будет полностью смоделирована вся деятельность предприятия. В нее войдут все основные бизнес-процессы, такие как ввод заказа, отгрузка, расчеты с заказчиками, управление запасами, снабжение, расчеты с поставщиками, главная книга и аналитический учет и т.д., необходимые для выполнения основных задач предприятия. Должен быть реализован полный учетный (как правило квартальный) цикл соответствующей деятельности, включая цикл закрытия периода. На основании результатов работы принимается решение о переводе системы в промышленную эксплуатацию.

Работа 15. План «перехода» на новую систему. Определение процедуры работ и фиксация специального графика перехода конечных пользователей на работу в новой системе, в особо ответственных случаях допускается параллельное ведение учета еще в течение некоторого времени, но желательно не более одного учетно-отчетного периода, реально ввиду особенностей учета в западных системах рекомендуется производить переключение с начала года или не позже первого квартала.

Работа 16. Ввод системы в промышленную эксплуатацию. Реализация данного этапа обычно и означает успешное внедрение. Хотя и здесь бывают особенности. Так, известны случаи, когда ряд функциональных блоков так и не передавался в промышленную эксплуатацию. Обычно это происходило в тех проектах, где этап тестовых пусков и пилотных примеров подразделений был проведен некачественно, в результате чего критическое несоответствие возможностей системы и бизнес-процессов предприятия выявлялось только на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Работа 17. Мониторинг внедрения (послепроектное обследование - промышленный аудит).

Этот этап в российской практике практикуется редко, в тоже время его ценность в том, что на этом этапе можно оценить результаты работы и квалифицированно закрыть проект внедрения.

Дата добавления: 2014-11-20