Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів

Звіт

про роботу опалювального цеху ВАТ «Консум»

за ІІІ квартал 2007 року

Згідно з наказом директора ВАТ «Консум» «Про перевірку опалювального обладнання» за № 18 від 30 травня 2007 року було виконано повний обсяг робіт із перевірки та підготовки опалювальної системи до осінньо-зимового сезону.

Роботи проводились за графіком, узгодженим з головним інженером Федосієнком В.А.

Під час виконання роботи було замінено 14 метрів труб теплосистеми дільниці та 8 опалювальних приладів.

Опалювальна система заводу повністю готова до безперебійної роботи в осінньо-зимовий період.

Майстер опалювального цеху (підпис) Ф.С. Нечаєв

24 вересня 2007 р.

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції. Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Виділяють такі групи доповідей:

1. Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

2. Поточні (інформація про хід роботи).

3. На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

1. Вступ, де зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

2. Описова (основна) частина, де аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання.

3. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Доповідь є дуже важливим елементом системи зв’язків із громадськістю (наприклад, повідомлення своєї точки зору на певну проблему).

Виголошення доповіді потребує серйозної підготовки. Перший крок у підготовці – накреслити мету та завдання виступу, визначити коло охоплюваних питань. Заздалегідь слід сформулювати предмет та тему виступу. Другий крок – добір допоміжної інформації. Вона може бути отримана з двох джерел:

1) теоретичні джерела – це можуть бути статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми, енциклопедичні, термінологічні та галузеві словники;

2) усні розмови з обізнаними з проблемою людьми.

Завершивши підготовку, слід організувати інформацію в певні категорії, надати їй чіткості, визначити та сформулювати власне бачення проблеми. Доповідь слід будувати, дотримуючись певних вимог: теоретична обґрунтованість, наведення переконливих прикладів, власне бачення проблеми тощо.

Наступний крок – складання плану доповіді.

Початок доповіді є визначальним і повинен чітко й переконливо відбивати причину та мету виступу, розкривати суть конкретної справи, містити докази. Доповідач повинен привернути й утримати увагу аудиторії. Речення мають бути короткими й стосуватися виключно суті питання. Варто інтонаційно виділяти найважливіші місця і виражати своє ставлення до предмета мовлення.

В основній частині викладається суть проблеми, наводяться докази, пояснення, міркування. Слід пояснювати кожен аспект проблеми, добираючи переконливі цифри, факти, цитати (проте кількість подібних прикладів не має бути надто великою – нагромадження ілюстративного матеріалу не повинно поглинати зміст доповіді). Варто подбати про зв’язки між частинами, поєднавши їх в єдину струнку систему викладу. Постійно й уважно потрібно стежити за відповідністю між словом і тим, що воно позначає. Надзвичайно важливо продумати, в яких місцях тексту потрібні своєрідні „ліричні” відступи, адже суцільний текст погано сприймається.

Висновки певним чином мають узгоджуватися зі вступом і не випадати з загального стилю викладу.

Телеграма – це документ, що являє собою буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку.

Телеграми надсилаються у тих випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасну передачу інформації адресатові.

За способом запису телеграми бувають звичайними та шифрованими (за допомогою знаків). Вони не є секретними і дають можливість скорочувати текст, особливо цифровий.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію і характеризується граничною стислістю та недвозначністю викладу. Розпочинається дієсловом у множині чи однині. Оформляється без абзаців, переносів і розділових знаків. Якщо розділові знаки впливають на зміну змісту телеграми, вони передаються словами або у вигляді умовних позначень (скорочень):

КРПК – крапка;

КМ – кома;

ЛПК – лапки;

НР – номер;

ДВК – двокрапка.

Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім заперечної частки не). Знаки + (плюс), – (мінус), % (відсоток), № (номер) передають словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Телеграфний зв’язок установ (підприємств) України із закордонними представниками ведеться українською мовою, лише абетка замінюється латинськими літерами.

Розрізняють такі види телеграм:

Дата добавления: 2014-11-20