Мета попереднього розгляду ділових паперів

Підприємства

Загальне поняття про приймання документів, які надходять до

Уся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби діловодства.

У канцелярії розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають надпис ,,особисто” чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номерові документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти й додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, дату відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.

Усі документи, що надійшли до підприємства (установи), підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії або спеціально призначеною для цього особою (секретарем чи офіс-менеджером).

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Попередній розгляддокументів здійснюється у день їх одержання або в перший робочий день (у разі їх надходження у неробочий час). Доручення вищих органів правління, телеграми й телефонограми необхідно розглядати негайно.

Здійснюючи попередній розгляд документів, варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

Дата добавления: 2014-11-20