Назначение и основные возможности системы управления базами данных. Элементы окна программы

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Например, клиенты и заказы связаны отношением "один-ко-многим", т. к. одной записи в таблице, содержащей сведения о клиентах, может соответствовать несколько записей в таблице заказов этих клиентов. Если же рассмотреть отношение между преподавателями и курсами лекций, которые они читают, это будет отношение "многие-ко-многим", т. к. один преподаватель может читать несколько курсов, но и один курс может читаться несколькими преподавателями. И последний тип связей между таблицами — это отношение "один-к-одному". Такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением "один-к-одному" с основной таблицей.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

добавлять в таблицу одну или несколько записей;

удалять из таблицы одну или несколько записей;

обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).

И последняя функция СУБД — это управление данными. Под управлением данными обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или менять. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными. Например, когда две таблицы связаны отношением "один-ко-многим", нельзя внести запись в таблицу на стороне "многие" (ее обычно называют подчиненной), если в таблице на стороне "один" (главной) отсутствует соответствующая запись.

Окна рабочей среды Access

Каждое запущенное приложение Windows имеет свое окно, в котором выводятся результаты его работы — окно приложения. В данном случае окном приложения является главное окно Access. Кроме окна приложения, в Access широко используются еще два типа окон: диалоговые окна и окна документов. Окна приложения и окна документов могут перемещаться по экрану монитора, имеют изменяемые размеры и могут быть свернуты, развернуты или развернуты до максимальных размеров. Диалоговые окна также можно перемещать по экрану, но они имеют постоянные размеры и их нельзя свернуть или развернуть.

Строка в верхней части окна приложения, содержащая название приложения, является заголовком окна приложения. Заголовок окна приложения используется для перемещения окна по экрану (только если окно приложения не свернуто и не развернуто до максимальных размеров). Окно документа, так же как и окно приложения, имеет заголовок, который содержит название этого документа.

Строка состояния в нижней части окна приложения или документа служит для отображения подсказок о командах и кнопках и сведений о выполняемых операциях.

Большинство объектов базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным и макросы — выводятся в окнах, которые в терминологии Windows являются окнами документов. Исключение составляют программные модули — для их представления используется специальная среда программирования (см. гл. 13).

Access 2002 поддерживает интерфейс множественных документов (Multiple Document Interface — MDI), который позволяет открыть в рабочем поле окна приложения несколько окон документов одновременно.

На рис. 1.16 показаны в рабочем поле окна приложения окно базы данных и три окна документов, из которых одно окно развернуто и два — свернуты.

Окна приложения и все окна документов Access 2002 по умолчанию отображаются на Панели задач вашей операционной системы. Вы можете активизировать любое из этих окон, щелкнув мышью по соответствующему значку.

Активным окном называется окно, в которое направляются все сообщения (действия) от мыши или клавиатуры. Заголовок окна активного приложения или документа подсвечивается цветом, выбранным при установке параметров оформления рабочего стола (обычно это синий цвет). Если окно приложения и окно документа в нем являются активными одновременно, то все сообщения от клавиатуры и мыши получает окно документа.

Одновременно могут быть активными только одно окно приложения и одно окно документа в этом приложении. Все остальные окна считаются неактивными (их заголовок выводится на сером фоне). Щелчок левой кнопкой мыши по неактивному окну делает его активным и переводит на передний план. Если нужное окно целиком закрыто другими окнами, то сделать его активным можно, выбрав название документа в меню Окно (Window).

Чтобы закрыть окно документа или приложения, необходимо нажать кнопку Закрыть в заголовке окна справа (на ней изображен крестик).

Нажатие кнопки Развернуть в заголовке окна приложения (на ней изображен квадратик) позволяет установить максимальные размеры окна приложения. Нажатие кнопки Развернуть в заголовке окна документа позволяет максимизировать его в окне приложения. В заголовке развернутого окна (как документа, так и приложения) вместо кнопки Развернуть появляется кнопка Восстановить (с изображением двух наложенных квадратиков), нажатие которой вызывает возвращение окну прежних размеров. Кнопка Свернуть (на ней изображен знак подчеркивания) позволяет минимизировать окно приложения или документа. Окно приложения при этом сворачивается в значок на Панели задач вашей операционной системы, а окно документа — в значок в нижней части окна приложения. Обратную ей функцию выполняет кнопка Восстановить. Она позволяет вернуть окну те размеры, которые оно имело до применения операций сворачивания.

Максимально развернутое окно документа занимает все поле окна приложения. Кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть при этом перемещаются в правую часть строки главного меню приложения.

Дата добавления: 2014-11-20