Матрица управления временем

ЗАКОН ПАРЕТО В ПЛАНИРОВАНИИ ВРЕМЕНИ

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соот­ветствии с законом Парето, 80% всех результатов достигается нами в течение 20% по­траченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывает­ся, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь па 20%.

Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в табл. Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Дела	Срочные	Несрочные
Важ­ные	1	2
	Критические си­туации Неотлож­ные проблемы Проекты с «горя­щим сроком» ис­полнения	Профилактические действия Поддержа­ние ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Плани­рование Восстанов­ление сил
Не­важ­ные		4
	Отвлечения, неко­торые телефонные звонки Корреспон­денция, какие-то сообщения Неко­торые заседания Предстоящие не­отложные дела Распространенные виды деятельно­сти	Мелочи отнимающие время Корреспонден­ция Звонки Пустая по­теря времени Празд­ное времяпровожде­ние

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются двумя факторами: срочностью и важностью. Срочное — это то, что требует не­медленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас». А какие дела можно назвать важными?

Важное имеет отношение к резуль­татам. Важным является то, что вно­сит вклад в вашу миссию, ваши цен­ности и в ваши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас: «Делай!» Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить воз­можность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, ко­торых мы хотим достичь в жизни, то легко переходим к реагированию на срочное.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бом­бардируемыми «горячими» проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к неважным и несрочным делам (квадрат 4). Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочные, но не важные дела (квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но в дейст­вительности срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Руководители эффективные держатся в стороне от дел, обозначенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или нет — прежде всего они неважные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квадрате

Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы счи­таем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.

Возможные последствия сосредоточения вашей деятельности в решении дел, обо­значенных в каком-либо из квадратов, показаны в табл.

Дата добавления: 2014-12-08