Разработать документ и систему его копирования по нескольким адресам (многоадресный документ) на базе имеющегося архивного шаблона

Сохранить подготовленный документ и закончить работу в среде редактора.. Удостовериться в правильности сохранения файлов.

Контрольное задание.

5.1.На поле новой страницы сформировать таблицу с расписанием занятий на текущий день указав: номер занятия, часы занятий (каждой пары), наименование учебной дисциплины, аудиторию;

5.2.Подготовить вычисляемую таблицу доходов и расходов студента за последние три месяца:

a) Таблица содержит поля: стипендия, зарплата по совместительству: (родители, фонды и т.п. источники), транспорт,; питание,; литература,; отдых. Таблица содержит столбцы: Месяц 1; Месяц 2; Месяц 3

b) Добавить столбец: сумма расходов и доходов по видам.

c) Добавить в таблицу строку: сальдо по месяцам;

d) Установить оригинальный заголовок.

e) Изобразить гистограмму расходов и доходов студента.

f) Подобрать изображение к формируемому документу, Установить рисунок в виде значка на верхней части документа.

5.3.Организовать титульный лист документа с применением текстовых эффектов

Работа №ТЕМА 4: ОРГАНИЗАЦИЯ БЛАНКОВ И МНОГОАДРЕСНЫХ (СЕРИЙНЫХ) ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Цепь работы: овладеть навыками подготовки и использования компьютерных бланков и организации однотипных (Form Letter) документов с помощью функции слияние (Mail Merge) между документом, содержащим основной текст и источниками переменного содержания отдельных элементов итогового документа (обращение, имя и адрес адресата и др.) и овладеть навыками подготовки сложных документов: разработка главного документа, организация сносок и примечаний, подготовка серийных документов, применение форм для организации сложных документов и др

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на разные подходы в создании МНОГОАДРЕСНЫХ документов как с использованием мастера слияния, так и с помощью панели инструментов «Слияние».

1.1.Сформировать основу документа для рассылки:

a) Активизировать новый документ.

b) Подготовить к рассылке факс о заседании совета директоров вашей фирмы:

· В меню кнопки "Office" выбрать опцию "Создать"; в поле "Шаблоны " в предложении "Установленные шаблоны" на вкладке выбрать лист "Стандартный факс".Щелкнуть по кнопке Создать.

В окне появится следующий шаблон стандартного факса:

ФАКС
Кому:	[Введите имя получателя]	От:
Факс:	[Введите номер факса получателя]	Страницы:	[Введите число страниц]
Телефон:	[Введите телефон получателя]	Дата:	[Выберите дату]
На:	[Введите текст]	Копия:	[Введите текст]

	Срочный		Секретно		На утверждение		Требует ответа		Разослать
Примечания:

· Записать содержательную часть факса на место, зарезервированное текстом «Факс», обратив особое внимание на стиль этого фрагмента документа.

· В качестве примера содержательной части факса использовать:

Пустая строка

(На этой строке будут установлены следующие поля: [Поле "Обращение"] [Поле "Фамилия"] [Полея "Имя" "Отчество"]

Заседание совета директоров ОАО Импульс состоится февраля хххх года в административном здании ОАО Импульс. Начало заседания 12 час.

Основные вопросы:

Результаты финансовой деятельности ОАО за ххххх год,

Состояние рынка и тенденции его развития.

Кадровые вопросы.

Председатель Совета

· Записать текст в рабочий каталог под именем 4 _1_ФИО.

;

· На вкладке "Рассылки" в группе Начать слияние активизировать кнопку Начать слияние и на открывшейся вкладке щелкнуть по строке Пошаговый мастер слияния; в появившемся окне будет предложено выполнить процедуру слияния (в виде этапов 1 из 6),

На шаге 1 выбрать тип документа " Письма " и перейти на следующий шаг, где выбрать в качестве используемого документа "Текущий документ".1.2. На вкладке "Рассылки" в группе Начать слияние активизировать кнопку Начать слияние и на открывшейся вкладке щелкнуть по строке Пошаговый мастер слияния; в появившемся окне будет предложено выполнить процедуру слияния (в виде этапов 1 из 6),

1.3. На шаге 1 выбрать тип документа " Письма " и перейти на следующий шаг, где выбрать в качестве используемого документа "Текущий документ".

1.24.Подготовить источник данных (список), состоящий из записей, разделенных на поля:

a) На третьем этапе в режиме "Выбор получателей" щелкнуть по кнопке "Создание списка" и перейти на "Создать …".

Обратите внимание, что при активной кнопке Использование списка через режим Обзор возможен поиск нужного списка в каталогах.

b) В раскрытом окне "Новый список адресов" будет предложен начальный шаблон с типовыми наименованиями полей.

c) С помощью меню кнопки "Настройка столбцов" удалить ненужные поля, добавить необходимые поля, расставить, если необходимо, поля в списке в соответствии с их упоминанием в полном тексте факса. Обязательно наличие полей Фамилия, Имя, Отчество, телефон.

d) Используя кнопку "Создать запись" заполнить источник данных, вписав данные о не мнее 5 адресатах (Переход к следующему адресату следует осуществить нажатием кнопки "Создать запись"). Сохранить список в своей папке с соответствующим ассоциативным именем Список совета.

e) Вызвать сохраненный список через кнопку Изменить список. Просмотреть таблицу данных для рассылки, используя в меню кнопки просмотра.

f) Сохранить в рабочей папке файл данных об участниках под именем "Список". Обратите внимание на активизацию кнопок панели инструментов вкладки Рассылки группы Составление документа и вставка полей при подключении-активизации источника данных.

1.53.Вставить поля слияния в основной текст:

a) Перейти на четвертый этап работы Мастера слияния.

b) Вернуться на поле основного документа.

c) Перевести курсор и щелкнуть мышью на поле факса [Введите имя получателя], следующее за полем Кому:

d) Активизировать предложение ".Другие элементы". и выбрать из списка подходящую строку, например, "Фамилия". Нажать кнопку Вставить, затем Закрыть.

e) Повторить операцию для остальных полей адресной части факса.

f) Перевести курсор на первую (пустую) строку факса. Установить поле "Обращение", записать пробел, Поле "Имя отчество", пробел, поле "Фамилия".

g) Проверить как работает предложения "Блок адреса …". и "Строка приветствия … ".

1.64.Осуществить слияние (объединение) основного текста с готовым источником:

a) На пятом шаге осуществить просмотр писем-факсов, подготовленных для каждого получателя; при необходимости провести корректировку списка получателей, исключив лишних.

b) На шестом шаге провести слияние либо путем выдачи готовых документов на печать, либо в режиме "Изменить часть писем …" сформировать файл готовых документов, состоящий из набора всех подготовленных результатов или их части.

c) Проверить документы для рассылки, сформированные в этом файле.

1.75. Выполнить работы по вставке полей слияния в основной документ, просмотру документов и их слиянию в отдельный файл с использованием кнопок панели инструментов групп Составление документа и вставка полей, Просмотр результатов и Завершить, активизируемых при открытии списка. Обратить внимание на возможности выполнения всех действий, необходимых для слияния документов с использованием этих инструментовой панели.

Сравнить эти два способа слияния документов.

2. 2.Применение метода слияния для подготовки новых групповых документов произвольного вида

2.1.Разработать формат визитки для сотрудников фирмы. Визитки содержат: фирменный знак, официальное полное название фирмы. Фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, адрес, телефон и е-mail.

2.2. Подготовить набор визиток для не менее 5 сотрудников, используя подготовленный список (присвоить ему имя Визитки) с указанным перечнем полей.

Дата добавления: 2014-12-10