Тема 8. Організація докужентообороту підприємства

Організація бухгалтерського обліку

227

Прийняті на зберігання справи архіваріус реєструє в архівній книзі із зазначенням на кожній папці її номеру за архівною книгою. Архівна книга може мати форму, представлену в табл. 8.4.

Таблиця 8.4. Варіант оформлення архівної книги

Дата прийнят­тя на зберігання	Номер справи	Назва справи	Рік і місяць	Номери документів	Кількість аркушів	Примітки
почат­ковий	кінце­вий
1	2	3	4	5	6	7	8

Архіваріус зобов'язаний щорічно відслідковувати справи, термін зберігання яких минув, робити про це відмітку в архівній книзі, стежити за збереженістю архіву. Ключі від архіву зберігаються в архіваріуса.

За необхідності справа може видаватися у тимчасове користування за розпорядженням керівника. У такому випадку заповнюється картка, в якій вказується: номер справи, дата видачі, кому та на який термін видана справа, проставляються підписи в отриманні і в прийманні (після повернення) документів. Картка розміщується на місці вилученої справи. Після повернення справи картка вилучається.

Для більшості бухгалтерських документів законодавством передбачено термін зберігання, який становить 3 роки.

Терміни зберігання документів визначено Переліком типових документів, які створюються в результаті діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням строку зберігання (див. додаток Ж).

Визначені нормативним документом терміни зберігання документів є мінімальними та не можуть скорочуватися. Продовження термінів зберігання документів, передбачених законодавством, допускається, якщо ця потреба зумовлена особливостями діяльності конкретного підприємства.

Терміни зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх у діловодстві. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених у діловодстві у 2003 році, розпочинається з 1 січня 2004 року.

Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років - "В", обчислювати цей термін слід з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після завершення її у діловодстві повинна дорівнювати різниці 75 років -"В", де "В" - вік особи на момент завершення справи.

Якщо для документа встановлено позначку "Доки не мине потреба", це означає, що даний документ має тривале практичне значення. Строк зберігання таких документів визначається підприємствами самостійно.

Документи, які не увійшли до відповідних розділів Переліку типових документів, але мають термін зберігання "постійно", залежно від результатів експертизи цінності передаються до Національного архівного фонду або знищуються після використання.

Із зарубіжного досвіду

У Білорусі залежно від строків зберігання, документи поділяються на:

<=> документи постійного зберігання;

■=> документи короткострокового (до 10 років) зберігання, які будуть знищені із закінченням строку зберігання;

■=> документи короткострокового (більше 10 років) зберігання, які знищуються лише з дозволу архівних організацій.

Списки підприємств, які зобов'язані здавати документи до державних архівів,
складаються установами державної архівної служби Республіки Білорусь._________________

Дата добавления: 2014-11-29