Тема 8. Організація документообороту підприємства. Організація бухгалтерського обліку

Організація бухгалтерського обліку

При надходженні документа на підприємство, він реєструється, тобто на нього заводиться реєстраційна картка (на ньому друкується штрих-код в будь-якому кутку або на зворотній стороні документу), і при наступному скануванні система дозволяє пов'язати файл документа з його реєстраційною карткою. Далі електронний документ надходить на виконання будь-якій посадовій особі. Після виконання документу (коли всі доручення за ним виконані) він виключається з документів, які знаходяться на контролі, а його картка і сам документ переносяться до архіву.

Існуючі інформаційні системи, які призначені для автоматизації діловодства, забезпечують для контролю виконання документів наступні функції:

■=> контроль доставки документів (досягається шляхом фіксації дати і часу його надходження до кожного адресата);

*$ контроль ознайомлення з документами (можливим є передбачення в списку розсилки документів проставлення дати ознайомлення або дати виконання завдання);

& контроль виконання документів (у реєстрі документів зазначається його поточний стан);

■=> контроль строків виконання (досягається налагодженням пунктів для перегляду документів і простроченими датами виконання етапів їх обробки).

Надходження паперового документу на підприємство супроводжується його проходженням через ряд посадових осіб, що вчиняють визначені дії (ознайомлення, візування, написання резолюцій коментарів, зауважень тощо). В системах електронного документообороту кожен документ як сукупність основних даних і параметрів зберігається в базі даних і фізично нікуди не переміщується. Рух документів між співробітниками за визначеним маршрутом імітується шляхом зміни відповідних супутніх параметрів документів, які зберігаються в базі.

Повністю перейти на електронний докуменгооборот досить складно. Однак у практиці вітчизняного документообороту сформувалися технології, орієнтовані на створення змішаного паперово-електронного документообороту: паперові оригінали існують, однак, практично вся робота виконується з електронними файлами документів у межах відповідної автоматизованої системи. Паперові документи в даній технології одразу реєструються, і бухгалтери надалі працюють лише з його електронною версією. А оригінал в паперовій формі одразу надходить до архіву і більше не використовується.

Впровадження змішаного паперово-електронного документообороту забезпечує:

■=> прискорення руху документів на підприємстві;

О ефективний контроль за виконанням документів і прийняттям управлінських рішень;

<=> підвищення ефективності роботи як окремих працівників, так і підприємства в цілому;

■=> зниження витрат на розмноження, передачу та зберігання значної кількості копій паперових документів.

Враховуючи існуючі технології, відмовитися від паперових оригіналів документів повністю на сьогодні можливо лише для внутрішніх документів. Організація внутрішнього електронного документообороту не пов'язана з особливими юридичними проблемами.

Зберігання електронних документів

~ =^------------------------- —--------:--------:---:---------- =| Зберігання електронних документів повинно забезпечувати |

Зберігання електронних документів має ряд особливостей. Особливістю електронного архіву є те, що він може створюватися як для електронних, так і для паперових документів. Проте останні повинні бути перетворені в електронний вигляд. У результаті даного процесу створюються образи документів - їх точні електронні копії з усіма реквізитами. Занесення електронних документів в базу даних можливе шляхом сканування. Всі електронні документи підлягають індексації, проведення якої дозволяє створити базу електронних образів з різними інформаційними полями (тип документу, обліковий номер, дата прийняття або підписання та ін.). За цими полями будь-який документ можна буде легко знайти в електронному архіві. Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (рис. 8.5).

У~)| доступність для читання інформаційних даних

можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний

зберігання інформації, яка дає змогу встановити походження та
призначення електронного документу___________________

Дата добавления: 2014-11-29