Как набирать текст документа, или Третье правило для приложений

Если окно редактора Word не развернуто на весь Рабочий стол, распахните его – так вам будет удобнее работать. Вспомните, как узнать, развернуто окно или нет?

На экране уже "мигает" текстовый курсор, как бы призывая вас начать печатать текст. Текстовый курсор еще называют точкой вставки, там, где он мигает, можно вставить (напечатать) текст.

1. При вводе текста не обращайте внимания на его оформление!

Форматированием документа вы займетесь после того, как завершите ввод текста (см. лекцию 10 курса "Основы работы в Microsoft Word").

Так уж мы устроены: если видим заголовок, расположенный по центру, непременно хочется именно там его и напечатать. Или, если перед нами нумерованный список, то руки так и чешутся набирать цифры!

Итак, закрыв глаза на оформление, начинаете набирать текст от левого края "листа": будь то заголовок, который должен располагаться по центру, или эпиграф, сдвинутый вправо. А если текст – это нумерованный список, то набираете только текст списка без номеров, прямо от левого края листа.

Таким образом, третье правило:
	Текст любого документа набираете прямо от левого края, не обращая внимания на его оформление и правую границу!

поначалу рекомендую соблюдать неукоснительно, если хотите отформатировать текст без лишней нервотрепки!

1. Ввод текста абзаца заканчиваете нажатием клавиши Enter.

В текстовом редакторе Word отсутствует понятие строки – есть только абзацы различной длины. Абзацем может быть одно слово, предложение, несколько предложений или абзац может быть пустым (пустой абзац – это пустая строка).

Word – это мощная "печатная машинка", поэтому перевода каретки для перехода на следующую строку не требуется. Тем не менее очень часто пользователь нажимает клавишу Enter, чтобы перейти на следующую строку, как только видит, что текстовый курсор "подходит" к правому краю "листа".

В этом случае текст представляет собой однострочные абзацы и возникают проблемы с его форматированием.

Если вы набираете большой абзац, не обращайте внимания на то, что происходит с его правой границей: текстовый курсор автоматически перейдет на следующую строку "листа". Только набрав весь текст абзаца, нажимаете клавишу Enter.

Ввод текста абзаца заканчивается нажатием клавиши Enter.

Нажимая на клавишу Enter без ввода текста, вы тем самым создаете пустые абзацы. Визуально это пустые строчки текста. При этом существенно, где в данный момент находится текстовый курсор или точка вставки, но об этом будет рассказано позже в лекции 10 п. "Как вставить пустой абзац" курса "Основы работы в Microsoft Word".

3. Не забывайте время от времени сохранять документ!

Что же происходит во время сохранения документа?

Образно говоря, любая программа – это как бы "ручка", а файл – как листок бумаги (ручка оставляет след на бумаге).

Именно для того, чтобы набираемый текст (или нарисованный объект, или таблица) остались еще и "на бумаге" (то есть в файле), и существует команда Сохранить.

Набираете ли вы текст или таблицу, рисуете ли картинки – все это происходит только на экране монитора (вернее, в памяти компьютера). Для того, чтобы все сделанное вами запомнилось в файле, время от времени документ нужно сохранять.

Как часто используемая, эта команда имеет свою кнопку (Сохранить) (кнопочка с телевизором очень старой марки) на панели инструментов "Стандартная". Кроме того, эту команду вы всегда найдете в меню Файл. Если в какой-то программе нет этой кнопки, то смело идите в меню Файл. (Если в окне нет ни меню, ни панелей инструментов, то загляните в лекцию 2 "Предварительные настройки окна Word").

В случае аварийного отключения компьютера (например, сосед обесточил лестничную площадку во время ремонта квартиры), в файле останется большая часть документа, если вы не забывали периодически сохранять изменения в документе.

Если же вы забывали сохранять свой документ, то в случае аварии придется начать практически с самого начала. Но, обжегшись один раз, вы станете сохранять свои изменения как можно чаще.

Итак, напечатав два-три абзаца документа, щелкните на кнопке (Сохранить) панели инструментов " Стандартная " или выполните команду Сохранить в меню Файл.

Только после этого набранный текст попадет в файл, имя которого находится в заголовке окна, то есть сохранится в этом файле. Набрав еще два-три абзаца, снова сохраните текст, щелкнув на этой же кнопке, и т.д. При этом каждый раз происходит "добавление" введенного текста в файл.

"От греха подальше" сохраняйте текст почаще.

Для тренировки наберите текст этого параграфа до данной строки, не обращая внимания на оформление абзацев!

А если вы так увлеклись и насмерть забыли о том, что документ время от времени надо сохранять, то при выходе из редактора, он (Word), как и любая другая программа, выдаст сообщение:

Рис. 4.2. Любая задача подстрахует вас, если документ не был сохранен перед выходом

В этом окне вам придется ответить, что же делать с документом, иначе оно от вас не "отстанет" (вспомнили, что такое модальное диалоговое окно?)

Щелчок на кнопке Да: сохранить все изменения, выйти из редактора.

Щелчок на кнопке Нет: ничего не сохранять, выйти из Word.

Щелчок на кнопке Отмена: вы передумали, продолжаете работать.

Итак, документ (в данном случае мама.doc) набран, и вы завершаете работу, т.е. закрываете окно программы Word.

В вашей папке сейчас находится файл "мама.doc" и, может быть, еще один файл "Копия мама.wbk", если редактор Word настроен так, что при сохранении документа одновременно создается его копия.

Как "разложить" файлы по папкам

Если в папке находится много документов, то надо "рассортировать" их так, чтобы даже по прошествии некоторого времени вам самим было понятно, что и где у вас лежит.

Безусловно, книги легче найти, когда они потребуются для работы, если их расставили по полкам. Точно так же и из тех же самых соображений вы поступаете с файлами – документами на компьютере.

Создайте в вашей папке новую папку "Письма" (имя вводите, естественно, без кавычек) для своих писем. Как теперь переложить файл в эту папку? Вы делаете это так же, как в жизни: берете листок бумаги и перекладываете его в папку. Для этого:

1. Установите курсор мыши на значке файла (в данном примере – мама.doc).
2. Зажмите левую кнопку мыши.
3. Не отпуская кнопки, перетащите значок файла на папку (Письма) так, чтобы изменился цвет значка папки (с желтого на синий при стандартной настройке).
4. Отпустите кнопку мыши. Файл "мама.doc" в окне вашей папки не просто исчез, он переместился в папку "Письма"! Пока не задавайте себе вопрос, почему это произошло. Захотели – положили.

Упражнение 1:

1. Откройте папку "Письма", чтобы убедиться: файл "мама.doc" находится именно там, куда вы его "положили". В Строке состояния показан размер этого файла.
2. Выйдите из папки на один уровень вверх. Теперь в Строке состояния вы увидите сообщение: "0 байтов". Почему? (Ответ: файлов в окне папки нет).

Упражнение 2:

1. Создайте в своей папке точечный рисунок (точно так же, как документ Word, с помощью правила Правой кнопки мыши) и назовите его "цветок.bmp".
2. Дважды щелкните на значке файла, он откроется в окне программы Paint (графическом редакторе), и его имя появится в заголовке окна.
3. Нарисуйте какой-нибудь цветок, используя панель инструментов для рисования и палитру красок для закрашивания.
4. Сохраните свой "шедевр" (вот теперь вам придется сделать это через меню Файл).
5. Закройте окно графического редактора Paint. В вашей папке теперь находятся файл "цветок.bmp" и папка "Письма". Вот так помаленьку ваша папка будет наполняться файлами и папками.

Упражнение 3:

Наведите порядок в своей папке. Для этого:

1. Создайте в ней новую папку "Хобби".
2. Переместите файл "цветок.bmp" в эту папку.
3. Убедитесь, что файл там и находится, то есть зайдите в папку "Хобби".
4. Затем вернитесь в свою папку, то есть выйдите вверх на один уровень.

Теперь в вашей папке находятся только две папки "Письма" и "Хобби", так как вы "разложили" файлы по папкам, и поэтому в Строке состояния вы видите запись "0 байтов".

Упражнение 4:

Узнайте размер вашей папки (см. лекцию 3 п. "Как узнать размер папки"). Он наверняка превысил 1 МБ, потому что файл с рисунком занимает много места.

Упражнение 5:

1. Создайте в вашей папке новый файл – лист Microsoft Excel (и снова с помощью правила Правой кнопки мыши!), назовите его "расходы.xls" (будете заносить в этот документ ежедневные расходы). Что вы наберете в ячейках электронной таблицы "расходы.xls" – пока не имеет никакого значения.
2. Создайте новую папку "Финансы" и переместите файл "расходы.xls" в эту папку.

Теперь ваша папка содержит три папки: "Письма", "Хобби" и "Финансы", т.е. вы навели идеальный порядок в своей папке.

В свою очередь внутри каждой из этих папок вы тоже можете создавать другие папки. Например, в папке "Письма" можно "разложить" документы-письма по папкам "Родители", "Одноклассники", "Однокурсники" и т.п.

Не держите в одной папке более 20 документов-файлов! Как показывает опыт, через некоторое время вы сами не сможете вспомнить, что же находится в этих документах. А если разложить документы по папкам и "подписать" каждую папку, то найти интересующий вас документ будет значительно легче (см. также лекцию 20"Как найти папку или документ").

Дата добавления: 2014-12-16