II. Оглавления, указатели и названия

Порядок работы

1. Создание основного файла.

· Создать документ PRIGL.DOC:

[1], [2],

[3]

[4]

ПРИГЛАШЕНИЕ

{Уважаемый} [5]

Приглашаем Вас на ежегодное собрание членов научного общества, которое состоится 1 сентября 2003г. в Москве. Будем рады видеть Вас. {Если Вам необходим номер в гостинице, сообщите об этом.}

Президент научного общества”

Свиридов Г.А.

{03.08.2003}

·С помощью команды меню Сервис ► Слияниесоздать Основной документ.

2. Создание структуры источника данных.

Создайте источник данных с полями

· индекс;

· город;

· адрес;

· фамилия, инициалы (в дательном падеже;)

· имя, отчество:

· пол.

Сохраните в собственном каталоге под именем IST.DOC. Введите информацию о приглашенных в соответствующие поля. Откройте источник данных. Ознакомьтесь с панелью инструментов для работы с источником данных.

3. Вставка полей слияния.

С помощью кнопки Добавить поле слияния панели инструментов Слияние вставьте поля слияния в текст приглашения в те места, где находятся данные об участнике.

4. Вставка условий в текст приглашения.

При тиражировании текста приглашения потребуется обращаться к приглашаемому в зависимости от его пола: Уважаемый или Уважаемая. Также в зависимости от того, где проживает участник собрания, в текст необходимо вставить вопрос о гостинице. Для выполнения этих условий вставьте в соответствующие места текста поле if с помощью кнопки Добавить поле Word панели инструментов Слияние.

5. Предварительный просмотр результатов слияния.

С помощью кнопки Просмотр результата слияния просмотрите результат, при котором поля слияния в тексте основного документа заменятся информацией из указанного поля источника данных.

6. Добавление полей данных.

Перейдите в окно источника данных. С помощью кнопки Управление полями на панели инструментов Слияние добавьте поле Должность. Заполните данными новое поле.

7. Далее добавьте поле слияния Должность в основной документ в нужную позицию.

Word содержит специальные средства, которые позволяют автоматически или полуавтоматически собрать оглавление, указатель или иной список для большого документа и автоматически обновлять их при изменении документа.

Оглавлением называется список некоторых абзацев данного документа, перечисленных в том порядке, в котором они встречаются в документе. Обычно для каждого элемента оглавления указывается фактический номер страницы, на которой он находится.

Указателем (или индексом) называется список слов и выражений, встречающихся в данном документе и имеющих особое значение в нем. Например, указатель специальных терминов (такой указатель обычно называется предметным указателем), указатель собственных имен, указатель географических названий и другие указатели в зависимости от специфики большого документа. Как правило, элементы указателя перечислены в алфавитном порядке. Обычно для каждого элемента указателя приводятся фактические номера страниц, на которых он встречается.

Элементы в оглавления и указатели попадают либо автоматически, в соответствии с каким то формальным критерием, например, имеющие определенный стиль или определенное словосочетание, либо по указанию пользователя, который должен отметить включаемый элемент с помощью специального кода поля.

Самым простым и часто используемым случаем является автоматическая сборка оглавления из абзацев, имеющих встроенные стили "Заголовок 1" — "Заголовок 9".

В редакторе MS Word предусмотрено большое количество заранее разработанных стандартных стилей. Среди них Обычный, используемый для ввода основного текста, Заголовок 1, Заголовок 2,..., Заголовок 9 — девять различных стилей заголовков разных частей документов

Вставка ► Ссылка ► Оглавление и указатели...

В диалоговом окне Оглавление и указатели (Index and Tables) присутствуют также две кнопки: Параметры (Options) и Изменить (Modify). Первая из них позволяет определить, какие стили наряду или вместо встроенных стилей заголовков следует использовать для сборки оглавления. Вторая кнопка дает возможность изменить форматирование стилей элементов оглавления. Именно нажатие кнопки Параметры (Options) позволяет собирать различные списки, построенные по тому же принципу, что и обычное оглавление, например, списки иллюстраций.

Дата добавления: 2014-12-16