Штатний розклад

План

Лекція 3. Кадрове діловодство

Тема 2. Документаційне забезпечення управління кадрами

1.Склад і загальні правила оформлення кадрової документації.

2.Основні документи по кадрах.

3. Роботи по табельному обліку.

4.Формування і оформлення особових справ.

1.

Документаційне забезпечення управління – це діяльність апарату управління, яке охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі управління. від правильної організації і найбільш повної автоматизації обробки документів залежить підвищення ефективності всього процесу управління кадрами.

Кадрове діловодство складається з:

· розпорядчих документів з особового складу;

· облікових документів по кадрах.

До розпорядчих документів відносяться накази (розпорядження) керівника підприємства про:

· прийом, переведення і звільнення робітників;

· надання відпусток;

· заохочення і стягнення;

· внесення змін до трудової книжки.

Більш докладно про оформлення наказів викладається в наступних темах посібника. З основних причин видання наказів Міністерство статистики наказом від 09.10.95 р. №253 затвердило типові форми:

· №П-1 – Наказ про прийом на роботу;

· №П-5 – Наказ про переведення на іншу роботу;

· №П-6 – Наказ про надання відпустки;

· №П-8 – Наказ про припинення трудового договору.

Застосовування вищевказаних форм наказів є бажаним і зручним, але не обов'язковим. В основному на підприємствах накази оформлюються на окремих аркушах паперу формату А-4 і підшиваються у спеціальні папки або в рукописному вигляді – до спеціальних книг наказів по кадрах, оформлені у встановленому порядку, прошнуровані і завірені підписом керівника підприємства і печаткою.

Накази по кадрах можуть видаватись як індивідуальні, тобто відносно одного працівника, так і групові, в тому випадку, коли на підприємств протягом дня видається велика кількість наказів. Усі оригінали наказів з особового складу накопичуються і зберігаються у відділі кадрів або у особи, яка уповноважена наказом керівника підприємства вести кадрове діловодство. Всі видані накази реєструються у спеціальній книзі наказів в хронологічному порядку. Як накази, так і книга їх реєстрації є документами постійного зберігання і по закінчення 40-річного терміну повинні передаватися на зберігання до держархіву.

Накази готуються на підставі розпорядження керівника підприємства, доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, підписаного контракту, інших документів, передбачених законодавством. Тексти наказів з особового складу, за виключенням окремих випадків, не мають констатуючої частини і дієслова “НАКАЗУЮ”, так як це прийнято в наказах з основної діяльності. Кадрові накази починаються з розпорядчої дії: призначити, надати відпустку, звільнити тощо. Розпорядча частина наказу починається з того, що вказують прізвище, ім'я та по батькові працівника, його посаду, назву структурного підрозділу, з якої дати пункт наказу вступає в силу. Кожний пункт наказу повинен бути сформульований у суворій відповідності до КЗпПУ. Після тексту розпорядчої частини робиться посилання на письмову підставу даної розпорядчої дії і на статтю КЗпПУ, яка відповідає причині звільнення.

Проект наказу при необхідності узгоджується з відповідними посадовими особами. Завізований наказ подається на підпис керівнику.

Відділ кадрів веде облік особового складу підприємства, облік робочого часу, а також облік відпусток, трудових книжок, резерву на висунення, облік стягнень, заохочень тощо. У зв'язку з цим у відділі кадрів створюються і зберігаються такі облікові документи:

· особова картка по формі №П-2 – ведеться на всіх працівників підприємства. Особові картки формуються відповідно до штатного розкладу за структурними підрозділами. Всі записі в ній завіряються підписом працівника;

· особова справа – ведеться на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних осіб підприємства;

· штатно-посадова книга ведеться на підставі штатного розкладу підприємства;

· алфавітна книга ведеться на всіх робітників підприємства;

· алфавітні картки ведуться на великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою (форма №П-3);

· книга обліку бланків трудових книжок по формі №П-9;

· книга обліку руху трудових книжок по формі №П-10;

· графік відпусток;

· особовий листок з обліку кадрів;

· книга (журнал) обліку відпусток.

Крім того, у відділі кадрів для правильного оформлення трудових книжок повинно бути:

· печатка відділу кадрів (для завірення записів в трудових книжках);

· штамп з вказанням назви підприємства;

· штамп “Вкладиш виданий”.

2.

Для правильної організації роботи служб управління персоналом на будь-якому підприємстві повинні бути документи (або їх копії), що регламентують порядок роботи підприємства (з ними обов'язково знайомлять працівників при прийомі їх на роботу), а саме:

· колективний договір;

· штатний розклад;

· структура і штатна чисельність;

· положення по відділ;

· посадові інструкції;

· правила внутрішнього трудового розпорядку.

Колективний договір. Порядок його укладання регулюється Законом України від 01.07.93р. №3356-Х11 “Про колективні договори і угоди”. Колективний договір є необхідним документом з метою захисту соціально-економічних прав і інтересів працівників, так і власників підприємств, незалежно від їх форм власності. Згідно ст.2 Закону і ст.11 КЗпПУ колективний договір укладається на всіх підприємствах, які використовують найману працю, незалежно від кількості найманих працівників. Згідно постанові КМУ від 05.04.94 р. №225 колективні договори підлягають реєстрації в районних державних адміністраціях.

Правила внутрішнього трудового розпорядку – внутрішній документ підприємства, який передбачає організацію роботи підприємства, пооб'єктний режим роботи, взаємні обов'язки адміністрації та робітників, порядок направлення працівників у відрядження, порядок надання відпусток та інше. Необхідність цього документа передбачена ст.21 КЗпПУ. Типові правила внутрішнього трудового розпорядку були затверджені постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. №213. Правила внутрішнього трудового розпорядку повинні бути затверджені директором підприємства, завізовані юридичною службою підприємства і узгоджені з трудовим колективом.

Структура і штатна чисельність розробляється у відповідності до статуту підприємства. В ній фіксуються всі структурні підрозділи, посади і кількість штатних одиниць по кожній посаді. Даний документ складається на бланку підприємства, узгоджується з головним бухгалтером і затверджується директором.

Штатний розклад. У відповідності до статуту підприємства, цілей і предмета його діяльності, матеріального забезпечення, на підприємстві встановлюється його структура і штатна чисельність, що оформлюється спеціальним документом, на підставі якого складається штатний розклад, який передбачає посадовий і чисельний склад підприємства. Штатний розклад слід складати не поіменно, а за структурними підрозділами в порядку підпорядкованості, враховуючи підпорядкованість всередині підрозділу. Код професії вказується відповідно до Класифікатора професій ГК 003-95 (див. таблицю).

ЗАТВЕРДЖУЮ:

Директор

______________

(дата)

М.П.

(назва підприємства)

на _______ рік

№	Назва структурного підрозділу	Назва посади	Код професії	Кількість штатних одиниць	Місячний оклад
	Всього

Посадові інструкції розробляються за дорученням керівника підприємства відділом кадрів або керівниками структурних підрозділів; узгоджуються з юридичної службою, затверджуються керівником підприємства і доводяться до робітників під підпис (вказується дата ознайомлення). Посадові інструкції – це основний організаційно-правовий документ, який визначає задачі, функції, основні обов'язки і відповідальність співпрацівника при здійсненні ним службової діяльності. До посадових інструкцій вносять зміни на підставі наказу директора при:

· реорганізації підприємства;

· зміни назви підприємства або його підрозділу;

· зміни назви посади.

Положення про відділ розробляється для кожного структурного підрозділу підприємства на підставі наказу директора керівником структурного підрозділу, ним же підписується, узгоджується з юристом і затверджується директором. В положенні визначаються статус, задачі, функції, права та обов'язки підрозділу.

3.

Робочий час – це встановлений законом або на його підставі угодоюсторін сторін час, протягом якого працівники відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку повинні виконувати свої трудові обов'язки. Облік використання робочого часу, а також контроль за станом трудової дисципліни здійснюється за допомогою табельного обліку. Табель є необхідним як для обліку використання робочого часу, так иі для контролю за дотриманням ними режиму роботи, розрахунків з ними по зарплаті і одержання інформації про відпрацьований час. При прийомі на роботу працівнику присвоюється табельний номер, а в трудовій книжці робиться запис про його зарахування на підставі наказу керівника. Табель складається в одному примірнику особою, яка уповноважена на його ведення. Табель відкривається 1-го числа кожного місяця і передаєтсья до бухгалтерії двічі на місяць:

- для корегування суми виплат за першу половину місяця (авансу);

- для розрахунку зарплати за місяць.

Табельні номери встановлюються на підприємстві в цілому по порядково-серійній системі, причому кожному структурному підрозділу відводиться своя серія номерів.

Оперативний облік явок робітників та їх перебування на роботі ведеться в цілому по підприємству або по кожному структурному підрозділу в табелі за формою №П-11 або №П-12.

До табелю заносять прізвища всі працівників незалежно від форми оплати праці. Табельний облік може вестись двома способами:

· методом суцільної реєстрації;

· методом відхилень.

Вибір методу табельного обліку обумовлюється тільки зручністю для підприємства.

Остаточно оформлений табель передається до бухгалтерії, де використовується для нарахування зарплати працівникам.

Для обліку робочого часу використовуються також форми:

· №П-14 “Табель обліку робочого часу” (для робітників з твердим місячним окладом);

· №П-15 “Список осіб, які працювали в понадурочний час”;

· №П-16 “Листок №__ обліку простоїв”.

4.

Особова справа (досьє) являє собою сукупність документів, які містять відомості про робітника. Оскільки законодавством не регламентований порядок роботи з особовими справами, підприємства по-різному вирішують питання їх формування. Особові справи можуть заводитися на всіх працівників підприємства або тільки на керівників і спеціалістів. Особові справи оформлюються після видання наказу при прийом на роботу. Склад документів, що розміщуються в особовій справі, залежить від того, на якій посаді працює робітник, яка специфіка його трудової діяльності тощо.

Практика показує, що найбільш раціональним є такий порядок розміщення документів в особовій справі:

· внутрішній опис документів;

· анкета або особовий листок з обліку кадрів;

· автобіографія;

· заява про прийом на роботу або трудовий контракт;

· копія наказу про прийом на роботу;

· додаток до особового листка з обліку кадрів.

Крім цих документів в особову справу включаються й інші документи, що надаються при прийомі на роботу певними категоріями працівників (список наукових праць, витяг із протоколу зборів учасників ТОВ). В подальшому в хронологічній послідовності до особової справи підшиваються: документи, що підтверджують зміни анкетно-біографічних даних робітника; характеристики, відгуки, атестаційні листи, копії наказів про переведення на іншу роботу, відомості про заохочення, дисциплінарні стягнення; копії документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування.

Робітники кадрових служб зобов'язані слідкувати за станом особових справ і своєчасно вносити зміни в облікові дані працівника, які відображуються в додатку до особового листка з обліку кадрів.

Всі документи по мірі надходження підшивається в папку встановленого зразка. На її обкладинці вказується порядковий номер, який відповідає номеру в штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно штатному розкладу.

Особові справи працівників підприємства видаються у тимчасове користування певним посадовим особам. Коло осіб, які допускаються до користування особовими справами, визначається керівником підприємства.

Для висилання особових справ до інших організацій необхідний дозвіл керівника підприємства. Видача особових справ записується до спеціального журналу або контрольній картці. В цих документах вказують: номер особової справи, прізвище, ім'я та по батькові працівника, дату видачі, кому видано, розписка в одержанні, номер службового телефону особи, яка одержала справу, дату повернення справи в кадрову службу. Для висланих справ вказується: дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.

Особові справ зберігаються у відділі кадрів, у інспектора по кадрах або у особи, відповідальної за ведення кадрового діловодства, в сейфі або спеціальній шафі, як документи суворої звітності, окремо від трудових книжок.

Відповідальність з а зберігання особових справ покладається на керівника відділу кадрів, а в невеликих організаціях, де немає самостійної кадрової служби, - на керівника підприємства.

Особові справи звільнених працівників повинні передаватися на архівне зберігання.

Дата добавления: 2014-12-16