Методика проектування вхідних інформаційних повідомлень

Сполучення первинних і машинних документів

Форми побудови зон первинних документів

Встановлені атрибути конкретного повідомлення розміщують у зонах, що мають, як правило, логічну послідовність.

Наприклад: у формулярі-зразку (ГОСТ 6.13.2–75 «Система первичной учетной документации») атрибути розміщують у трьох частинах, які містять шість зон (рис. 8.2): титульну частину (зони 1 – 4); змістову частину (зона 5), оформлюючу частину (зона 6).

Рис. 8.2. Розподіл зон первинного документа

Зона 1 – назва підприємства, структурного підрозділу чи назва організації і її поштова адреса.

Зона 2 – індекс форми документа і гриф його затвердження.

Зона 3 – атрибут – гриф затвердження документа і код за державним класифікатором управлінської документації.

Зона 4 – назва документа і дата його складання. Інші атрибути для зон 1 – 4 визначаються призначенням документа.

Зона 5 – змістова частина документа (ГОСТ 6.10.1–75 – текстова; ГОСТ 6.38–72 «Унифицированные системы документов»); назви рядків, граф і їх призначення.

Зона 6 – підписи відповідальних осіб; дата підпису документа; печатка.

Зони повідомлень можуть мати такі форми побудови: лінійну, анкетну, табличну.

Лінійна форма передбачає виділення кожному атрибутові двох клітинок: для назви атрибута, яка друкується друкарським способом, для запису його значення.

№ документа	Код складу	Код деталі	Кількість
			100,00

Анкетна форма передбачає розміщення атрибутів у вертикальній послідовності:

№ документа
Код складу
Код деталі
Кількість	100,00

Таблична форма передбачає побудову документа у вигляді таблиці з графами по вертикалі і рядками по горизонталі.

Код деталі	Код замовлення	Розцінка	Кількість
		100,00 200,00 400,00	200,00 50,00 20,00

Існує три види сполучень документів, що зчитуються людиною й машиною:

перфокарти-документи;

гібридні документи, інформація зчитується автоматами;

документи, які заповнюються периферійними засобами. При заповненні документа інформація записується одночасно на документ і на машинний носій. При цьому можуть використовуватися перфожетони, спеціальна клавіатура, електронні ключі. Заповнення на екрані дісплея.

В основному є два способи автоматичного зчитування інформації: оптичний і магнітний. Дані в документ записуються спеціальними шрифтами, машинописними знаками, графічними позначками, штриховими знаками. Документ поділяється на дві частини: 1) інформація, яка не зчитується; 2) інформація, яка зчитується машиною.

Методика проектування може мати свої особливості залежно від того, розроблюють уніфіковані типові документи чи оригінальні документи, які будуть використовуватись на одному об’єкті.

Для уніфікації документації на основі обстеження документообігу, складу і змісту документів, які застосовуються, виконують такі роботи.

1. Складання і затвердження технічного завдання і методики уні-фікації документів.

2. Розробка проектів уніфікованої системи документації різних рівнів.

3. Дослідна перевірка чи дослідна експлуатація проекту системи (проектів форм документів).

4. Розробка остаточної редакції, погодження, затвердження уніфіко-ваної системи інформації (уніфікованих форм документів).

Порядок розробки, погодження, затвердження, впровадження стандартів, які входять до уніфікованої системи документації, а також внесення в них змін регламентуються ГОСТ 1.0–68, ГОСТ 1.2–68, ГОСТ 1.3–68, ГОСТ 1.11–75, ГОСТ 1.20–69, ГОСТ 1.21–68, а їх побудова, зміст і викладення — ГОСТ 1.5–68.

Сама методика проектування документів складається з чотирьох етапів з урахуванням усіх раніше розглянутих вимог.

1. Встановлення змісту кожного документа (склад атрибутів). Передбачає визначення складу атрибутів, які використовуються по кожній проблемній сфери, залежно від проблемної сфери, рівня управління, на якому використовуються документи, а також змісту результатної інфор­мації.

Із загального складу атрибутів обирають атрибути конкретної форми первинного повідомлення. При цьому особливу увагу приділяють постійним атрибутам і тим, які переносяться на машинний носій.

2. Розміщення атрибутів на полі документа за обраною формою побудови. Поле документа розбивається на зони, призначені для розміщення певних груп атрибутів, що мають, як правило, логічну залежність. Застосовують сполучення різних форм побудови: лінійну і табличну, лінійну та анкетну. Нарешті, дістаємо ескіз форми документа.

3. Проектування макета машинного носія. Цей етап наявний, якщо потрібно ув’язати між собою зміст машинного носія і первинного інформаційного повідомлення.

4. Виготовлення документа, тобто розрахунок бланка документа, уточнення в користувача і затвердження у відповідальних осіб. Потім виготовлення зразка документа відповідно до вимог стандартів для передачі в друкарню.

Раціональне проектування повідомлень передбачає скорочення кіль­кості атрибутів, їх розміщення в логічній послідовності, зручність для обробки і в користуванні, а також зменшення кількості як самих документів, так і їх кількості.

Є три етапи проходження документації: до обробки, в процесі обробки і після обробки. Для кожного з цих етапів потрібно розробити технологію його формування, передавання, обробки і зберігання, аби знати, хто що робить і за що відповідає на кожному з етапів.

Форма МРП № 19-10

Дата добавления: 2014-12-16