Етапи та засоби бухгалтерського обліку в програмі

Для цілей автоматизації бухобліку діяльність підприємства зручно подавати у вигляді послідовності окремих господарських операцій. І завдання бухгалтера на початковому етапі полягає в тому, щоб з усієї сукупності характеристик конкретної господарської операції виділити необхідні параметри і ввести їх в програму. Для цього може бути використано діалогові форми “Операция” або “Документ”.

“Операция” – це електронний бланк для запису всієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію. Кореспондуючі рахунки та інші параметри в проводках бухгалтер уводити безпосередньо з клавіатури або шляхом вибору з списків. Програма тільки здійснює контроль коректності інформації, що її вводять.

“Документ” – це комплексний засіб введення облікової інформації, що підтримує звичайну технологічну процедуру виписки первинного документа, але не на паперовому бланку, а в його електронному аналозі – діалоговій формі документа. Внесена в діалогову форму інформація використовується програмою для формування і друку первинної (паперової) форми документа та автоматичного формування бухгалтерських проводок.

Кожну господарську операцію може бути охарактеризовано стандартним набором параметрів. Значення деяких параметрів (наприклад, найменування організації-контрагента, найменування товару, найменування об'єкта основних засобів, П.І.П. співробітника тощо) можуть повторюватись у різних господарських операціях. У програмі передбачено можливість організації списків таких повторюваних значень у вигляді Справочников. Кожне поле в діалоговій формі “Документ” або “Операция” має певний тип значення. Якщо цей тип – число, рядок або дата, те таке поле заповнюється безпосередньо з клавіатури. А якщо цей тип – елемент довідника, те при зверненні до такого поля автоматично з'являтиметься список елементів відповідного довідника, з якого бухгалтеру необхідно вибрати потрібне значення. Крім того елементи більшості довідників характеризуються не тільки найменуванням, а й низкою інших параметрів. Вони можуть автоматично використовуватися програмою під час формування проводок та друкованих форм документів.

Відповідно до Закону України від 16.07.99 р. № 996-ХІ “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (із змінами та доповненнями) бухгалтерський облік – це процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

Рис. 12 Етапи та засоби бухгалтерського обліку в програмі

Виявлення та вимірювання облікової інформації як перший етап процесу ведення бухгалтерського обліку в програмі зводиться до заповнення діалогових форм типу “Документ” або “Операция”.

Наступний етап – реєстрація господарських операцій – організується шляхом формування реєстраційних записів в електронних журналах. Ця процедура здійснюється програмою автоматично після заповнення і збереження діалогових форм документів та операцій.

Існує два типи журналів: загальні і спеціалізовані. До загальних журналів належать Журнал операций та Полний журнал. У цих журналах реєструються буквально всі операції, що їх вводять у програму. У спеціалізованих журналах реєструють тільки документи, що відображають окремі ділянки обліку. Наприклад, у журналі “Приходные накладные” реєструють лише прибуткові накладні, а в журналі “Банк” – платіжні доручення і банківські виписки. Отже, один і той самий документ може бути зареєстровано одночасно як у повному журналі, так і в спеціалізованому.

Усі записи в журналах розташовуються в хронологічному порядку і містять найбільш загальні характеристики операції, що реєструють: найменування та номер документа (операції), дата і година, сума, короткий зміст, П.І.П. бухгалтера, який записав цю операцію. Крім того, у спеціалізованих журналах можна виводити докладнішу інформацію про зареєстровані документи.

Журнали дозволяють:

Ø переглядати реєстри документів та операцій за певну дату або діапазон дат;

Ø робити загальний аналіз введених господарських операцій як за всіма, так і за окремими ділянками обліку;

Ø переглядати, редагувати і роздруковувати зареєстровані документи;

Ø переглядати й аналізувати проводки, сформовані цими документами.

Програма уможливлює здійснення пошуку потрібного документа за значенням будь-якого параметра, що його відображають у журналі. Крім того, у загальних журналах існує можливість відбору документів за найменуванням контрагента або за видом документа.

Етап накопичення облікової інформації реалізується програмою через механізм бухгалтерських проводок. Після заповнення та реєстрації діалогових форм типу “Операция” та “Документ” програма автоматично змінює залишки на бухгалтерських рахунках відповідно до тих проводок, які сформовані цими формами.

Програма зберігає на бухгалтерських рахунках накопичену інформацію не тільки станом на дату останньої введеної операції, а й зберігає проміжні підсумки у вигляді початкового і кінцевого сальдо, а також оборотів за кожен місяць усього періоду обліку за окремими рахунками, включаючи аналітичні об'єкти. Крім того усі введені проводки в хронологічному порядку реєструються в Журнале проводок. У разі потреби програма може автоматично звертатися до цього журналу й обробляти послідовності проводок за необхідний період. Накопичена за певний обліковий період інформація може бути подана бухгалтерові для оцінки й аналізу бухгалтерських підсумків на рівні рахунків, субрахунків, валют та об'єктів аналітики за допомогою певного набору стандартних звітів, таких як “Анализ счета”, “Оборотно-сальдовая ведомость”, “Шахматка”, “Журнал-ордер по субконто”, “Главная книга” тощо. Стандартні звіти може бути сформоване за будь-який діапазон дат і будь який момент години. Сформовані стандартні звіти доступні для перегляду й аналізу безпосередньо на екрані комп'ютера, а також можуть роздруковуватися.

Узагальнення облікової інформації з метою надання відомостей про результати діяльності підприємства різним зацікавленим особам здійснюється за допомогою формування регламентованих звітів. Це Баланс, Звіт про фінансові результати, Звіт про рух грошових коштів, Звіт у Пенсійний фонд, Декларація про ПДВ, Звіт у Фонд соціального страхування, Декларація про прибуток, Форма № 1-ДФ та інші (усього 35) податкові і статистичні звіти, що їх надають різним фондам. Усі звіти заповнюються автоматично на основі аналізу і додаткової обробки накопиченої облікової інформації. Крім того, існує можливість прямо зі звіту виходити на документи та операції, що приймають участь у формуванні будь-якої звітної суми і, у разі потреби, виправляти допущені на етапі введення помилки. Програма додатково підтримує режим “ручного” заповнення та редагування сум у звітах.

Дата добавления: 2014-12-16