Предполагаемые действия

Создание новой таблицы, используя уже существующие данные

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"acdecDecideMethodUseCreateTableSW":1:"Foo":"Invisible"}

В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы.

·Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащией все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

·Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

·Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

·Опредеоление всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Создание базы данных при помощи мастера баз данных

Создание таблицы путем ввода данных в таблицу

Быстрое создание таблицы в режиме конструктора

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"acdecCreatingEmptyTableStructuresSW":1:"Foo":"Invisible"}

Создание новой таблицы с использованием существующих данных

В Microsoft Access существует два способа для создания таблиц на основе уже существующих данных.

·Данные можно связать или импортировать из другой базы данных Microsoft Access или из множества форматов файлов других программ.

·Создать таблицу, основанную на данных текущей таблицы, можно при помощи запроса на создание таблицы. Например, запросы на создание таблиц можно использовать для архивации старых записей, копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени.

Создание таблицы при помощи импорта или связывания данных

Создание новой таблицы при помощи запросов на создание таблицы

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"acdecCreatingTablesFromPreExistingDataSW":1:"Foo":"Invisible"}

Создание таблицы при помощи мастера таблиц

1 Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2 На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

4 Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера таблиц.

Примечание. В случае необходимости по окончании работы с мастером таблиц изменить или расширить полученную таблицу можно в режиме конструктора.

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"achowCreateTableWizardSW":1:"Foo":"Invisible"}

Быстрое создание таблицы в режиме конструктора

1 Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2 На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

5 Определите ключевые поля до сохранения таблицы.

Примечание. Рекомендуется определять ключевые поля, хотя это вовсе не обязательно. Если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать. Для получения дополнительных сведений о ключевых полях нажмите кнопку.

6 Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Примечание. Для получения дополнительных сведений о средствах, используемых для наладки полей в таблицах, нажмите кнопку.

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"achowCreateTableDesignViewSW":1:"Foo":"Invisible"}

Создание таблиц путем ввода данных в таблицу

1 Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2 На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

3 Дважды щелкните элемент «Режим таблицы». На экране появится пустая таблица, состоящая из 20 столбцов и 30 строк. По умолчанию задаются следующие имена столбцов: «Поле1», «Поле2» и т. д.

4 Для переименования каждого столбца дважды щелкните название столбца, введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и нажмите клавишу ENTER.

5 Если таблица должна содержать более 20 столбцов, то можно добавить дополнительные. Для этого нажмите кнопку мыши справа от столбца, рядом с которым необходимо разместить новый, и в меню Вставка выберите команду Столбец. Переименование столбцов описано в шаге 4.

Вводите в каждый столбец данные определенного типа (в таблицах Microsoft Access каждый столбец называют полем). Например, вводите в один столбец фамилии, а в другой имена. При вводе чисел, значений дат и времени необходимо использовать согласованные форматы, чтобы Microsoft Access мог автоматически определить соответствующий тип данных и формат отображения столбца. Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы.

7 Закончив ввод данных вовсе нужные столбцы, нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу.

8 При сохранении таблицы выводится приглашение создать ключевое поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, введены, то это поле можно определить как ключевое.

Тип данных каждого поля (столбца) определяется типом введенных данных. Если в дальнейшем придется изменить определение поле, например, задать другой тип данных или определить условие на значение, эти действия можно выполнить в режиме конструктора.

Примечание. Кроме переименования и вставки столбцов в любое время, как до, так и после сохранения новой таблицы, допускается удаление столбцов или изменение их положения в таблице. Для получения дополнительных сведений об удалении столбцов нажмите кнопку. Для получения дополнительных сведений об изменении порядка столбцов в таблице нажмите кнопку.

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"achowCreateTableByEnteringDataInDatasheetSW":1:"Foo":"Invisible"}

Добавление полей в таблицу в режиме конструктора

2 Для добавления поля в таблицу выберите строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов.

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3 Выберите столбец Имя столбца и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4 В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию («Текстовый») или выбрать требуемый типа данных в раскрывающемся списке в ячейке столбца Тип данных.

Для получения дополнительных сведений о выборе типа данных нажмите кнопку.

5 В столбце Описание введите описание, помещаемое в это поле. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Ввод описания является необязательным.

6 При необходимости, задайте значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.

Примечание. Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"achowAddFieldTableInDesignViewSW":1:"Foo":"Invisible"}

Добавление поля (столбца) в таблицу в режиме таблицы

2 Выберите столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.

3 Установите указатель на заголовок столбца, дважды нажмите кнопку мыши и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных или определить условие на значение, эти действия следует выполнить в режиме конструктора.

Примечание. Для связанной таблицы команда Столбец недоступна. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, то для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"achowAddFieldTableInDatasheetViewSW":1:"Foo":"Invisible"}

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

·Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

·Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

·Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

·Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.

·Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах. Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.

·Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».

В приведенной ниже таблице указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.

Тип данных	Используется	Размер

Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. Для получения дополнительных сведений об определении тестового поля нажмите кнопку.	До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определите свойство Размер поля (FieldSize).
Поле MЕМО	Длинный текст или числа, например, пометки или описание. Для получения дополнительных сведений об определении полей MЕМО нажмите кнопку.	До 64 000 символов.
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля (FieldSize). Для получения дополнительных сведений об определении числовых полей нажмите кнопку.	1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации. Для получения дополнительных сведений об изменении числовых полей нажмите кнопку.
Дата/время	Даты и время. Для получения дополнительных сведений об определении полей дата/время нажмите кнопку.	8 байт.
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной. Для получения дополнительных сведений об определении денежных полей нажмите кнопку.	8 байт.
Счетчик	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для получения дополнительных сведений об определении полей счетчика нажмите кнопку.	4 байта. 16 байт только для репликации кодов.
Логический	Поля, содержащие только одно или два значения, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено». Для получения дополнительных сведений об определении логических полей нажмите кнопку.	1 бит.
Объекты OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. Для получения дополнительных сведений об определении полей объектов OLE нажмите кнопку.	До 1 гигабайта (ограничено объемом диска).
Гиперссылки	Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. Для получения дополнительных сведений об определении полей гиперссылки нажмите кнопку.	До 64 000 символов.
Мастер подстановок	Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. Для получения дополнительных сведений об определении поля мастера подстановок нажмите кнопку.	Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно 4 байта.

Примечание. Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают определенные ранее форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных определите свойство Формат. Также можно создать пользовательский формат отображения для всех данных, кроме объектов OLE. Для получения дополнительных сведений об определении пользовательских форматов отображения нажмите кнопку.

{ewc HLP95EN.DLL, DYNALINK, "Связь с Web или другими источниками":"acrefWhatDataTypeShouldUseMyFieldSW":1:"Foo":"Invisible"}