Общие сведения об отчетах

Общие сведения об отчетах

Общие сведения об отчетах

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.

Настройка таблицы

Конструктор позволяет добавлять и удалять поля, а также устанавливать их свойства. Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, в окне базы данных перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Конструктор. Если таблица уже открыта, то можно переключаться между режимами конструктора и таблицы.  

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце Имя поля.

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец Тип данных, нажмите в поле кнопку со стрелкой и выберите тип данных из списка.  

Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Например, поле «КодТовара» из таблицы «Товары» используется для объединения сведений о товарах и заказах из разных таблиц для их вывода на печать.
	Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.

Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, при задании свойству Формат (Format) значения Денежный для поля с числовым или денежным типом данных автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ рубля (1 234р.). Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.

+

Общие сведения о таблицах

Общие сведения о таблицах

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

Общие сведения о таблицах

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Код поставщика, название организации и т. д. вводятся один раз для каждого поставщика товаров в таблицу «Поставщики». Таблица «Товары» также имеет поле «КодПоставщика», чтобы при вводе нового товара указать код фирмы поставщика. Значение поля «КодПоставщика» из таблиц «Товары» и «Поставщики» используется для редактирования, просмотра и печати данных одновременно из двух таблиц.

Каждое поле в таблице «Товары» содержит данные определенного рода о каждом товаре, например, название товара.

Каждая запись в таблице «Товары» содержит все сведения об одном товаре, такие как название, код поставщика, количество товара на складе и т.д.

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце Имя поля.

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец Тип данных, нажмите в поле кнопку со стрелкой и выберите тип данных из списка.  

Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Например, поле «КодТовара» из таблицы «Товары» используется для объединения сведений о товарах и заказах из разных таблиц для их вывода на печать.
	Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.

Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, при задании свойству Формат (Format) значения Денежный для поля с числовым или денежным типом данных автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ рубля (1 234р.). Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.

K Работа с таблицей в режиме таблицы

Для изменения режима просмотра запроса используется кнопка Вид на панели инструментов. Она доступна во всех режимах просмотра запроса.  

			Для копирования или перемещения выбранного текста, полей, записей или всего объекта используются кнопки Вырезать, Копировать и Вставить, расположенные на панели инструментов.
			Для проверки орфографии в выделенных текстовых полях или полях МЕМО используется кнопка Орфография на панели инструментов.
			Для печати служит кнопка Печать на панели инструментов, а для просмотра объекта перед печатью используется кнопка Предварительный просмотр.

Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов.
		Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов. Сортировка осуществляется слева направо.
Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Существует три метода фильтрации.
		Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов.
		Для вывода требуемых значений в одно или несколько полей формы нажмите кнопку Изменить фильтр.
		Чтобы задать более подробное условие для фильтрации или сортировки записей, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.
		Для применения обычного или расширенного фильтра нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
В форме существует возможность поиска и замены значений.
		Нажмите кнопку Найти на панели инструментов для поиска определенного значения в поле, поочередно перемещаясь по всем записям, в которых оно присутствует. Выберите команду Заменить в меню Правка для замены найденного значения.

	Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка.
	Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов.

·Чтобы переместить столбец, выделите его (щелкните мышью заголовок столбца). Затем перетащите столбец с помощью мыши на нужное место. ·Чтобы скрыть столбец, выделите его и выберите команду Скрыть столбцы в меню Формат. ·Для фиксации столбца на экране в левой части таблицы таким образом, чтобы при прокрутке таблицы вправо он оставался видимым в левой части экрана, выделите его и выберите команду Закрепить столбцы в меню Формат. ·Нетрудно изменить размеры столбцов и строк.  

При добавлении или удалении столбцов фактически происходит добавление или удаление полей в таблице. ·Чтобы вставить новый столбец слева от текущего, выберите команду Столбец в меню Вставка. ·Чтобы присвоить имя новому столбцу, дважды щелкните мышью его заголовок и введите нужное имя. ·Чтобы удалить столбец, выделите его и выберите команду Удалить столбец в меню Правка. ·Для переименования столбца дважды щелкните мышью его заголовок и введите новое имя. Однако, необходимо помнить, что после изменения названия столбца нужно изменить все ссылки на текущее имя поля в каждом объекте базы данных (форме, отчете или запросе), в котором оно используется.

Дата добавления: 2014-11-29