Тема 2. Організація роботи архівів

Завдання для самостійної роботи

1. Охарактеризувати діяльність Державного комітету
архівів України.

2. Визначити основні функції архівних установ України.

3. Розкрити роль Кабінету Міністрів України у форму-
ванні Національного архівного фонду України.

4. Проаналізувати основні напрями діяльності Україн-
ського науково-дослідного інституту архівної справи та
документознавства.

5. Охарактеризувати діяльність архівних установ України
на сучасному етапі.

Література: 1, 14.

1. Державні архіви: статус, завдання і функції.

2. Структура державних архівів. Виробничі підрозділи
архіву та основні архівні технології.

3. Правова база діяльності державних архівів. Положення
про архів як спеціальний нормативний документ.

4. Планування, звітність та економічна діяльність
архівів.

Ключові слова: державний архів, положення про архів, пас-порт архіву, структура архіву, матеріально-технічна база, планування роботи.

Основу системи архівних установ України становлять дер-жавні архіви, що збирають, ідентифікують¹, описують, кла-сифікують і зберігають документи, здійснюють їх реставрацію та організовують користування ними.

Державний архів - це створена державою установа, при-значена для формування Національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення ви-користання архівної інформації. Фонди державного архіву складають інформаційну систему як організаційно упоряд-ковану сукупність архівних документів, довідкового апара-ту, баз і банків даних. Як інформаційна служба і суб'єкт інфор-маційних відносин державний архів бере участь у здійсненні

¹ Ідентифікація - визнання тотожності, ототожнення об'єктів, їх роз-пізнання.

інформаційної діяльності, основними видами якої є одер-жання, зберігання, використання та поширення архівної інформації.

Завданнями державних архівів є реалізація державної політи-ки в галузі архівної справи, координування діяльності держав-них органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування, ви-користання документної інформації та науково-методична робо-та в галузі архівознавства, документознавства й археографії.

Для забезпечення збереженості документів, цілісності упо-рядкованих документальних комплексів, доступності їх для користувачів державні архіви здійснюють комплектування, забезпечують фізичну, фізико-хімічну збереженість доку-ментів та умови для користування документами, створюють і вдосконалюють довідковий апарат, задовольняють інфор-маційні потреби юридичних і фізичних осіб, а також надають архівну інформацію в державних і суспільних інтересах.

Відповідно до призначення і мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах, визначених законо-давством, здійснюють певні повноваження держави з воло-діння, користування та розпорядження частиною Національ-ного архівного фонду, що належить державі і зберігається в архіві за його профілем і рангом. У державному архіві мо-жуть зберігатися також документи Національного архівного фонду, що не належать державі. При цьому архів, за доручен-ням їх власників, здійснює певні повноваження стосовно во-лодіння, користування і розпорядження цими документами.

Державні архіви зберігають документи Національного архів-ного фонду постійно. Частина місцевих державних архівних ус-танов, залежно від їх рангу, зберігає документи протягом термінів, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним переданням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Правовою базою діяльності державних архівів є Закони України: «Про Національний архівний фонд та архівні устано-ви», «Основи законодавства України про культуру», «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Про авторське пра-во та суміжні права», «Про бібліотеки і бібліотечну справу», «Про охорону та використання пам'яток історії та культури», а також постанови Верховної Ради України, укази Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжнародні правові акти, в яких бере участь Україна².

Головні питання, пов'язані з функціонуванням державних архівів, регулює Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»³. Він визначає поняття Національ-ного архівного фонду України як однієї із загальнонаціональ-них цінностей, фіксує його як об'єкт права, закладає єдині ос-нови системи архівних установ, регулює суспільні відносини, пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використан-ням Національного архівного фонду.

Діяльність державних архівів регулюється також підзакон-ними нормативно-правовими актами Державного комітету архівів, інших центральних органів виконавчої влади, місце-вих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування, ви-даними в межах їх компетенції і відповідно до законодавства. Основними нормативними документами з організації роботи архіву є положення про архів та його структурні підрозділи, штатний розклад, кошторис доходів і видатків, посадові інструкції працівників.

Так, у положенні про архів визначено статус, завдання, функції державних архівів, порядок їх створення і підпорядку-вання, а також права архіву⁴. Зокрема, державний архів області має право одержувати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і орга-нізацій інформацію про зберігання і впорядкування документів. У межах своїх повноважень державний архів може давати підприємствам, установам та організаціям обов'язкові для вико-нання вказівки стосовно роботи їх архівних підрозділів і ведення діловодства. Одним з важливих прав архіву є право порушувати у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду⁵. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до документів та створення особ-ливих умов використання інформації, що міститься в них.

Типові положення про місцеві державні архівні установи затверджує Кабінет Міністрів України, інших державних

² Перелік нормативно-правових актів з архівної справи — див.: Дод. 1.

³ Текст закону - див.: Хрестоматія з архівознавства.- К., 2003. -
С. 149-183.

⁴ Положення про центральні державні архіви - див.: Хрестоматія
з архівознавства. - К., 2003. - С. 75-115.

⁵ «Положення про порядок зупинення діяльності архівних установ, що
не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду
або порушують вимоги щодо їх державної реєстрації» - див.:
Хрестоматія з архівознавства. - К., 2003. - С. 230.

архівів - Державний комітет архівів чи відповідне відомство спільно з Державним комітетом архівів. Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на недержавних формах власності, затверджують їх засновники.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву за до-помогою організаційно-розпорядчих, економічних, соціаль-них і виховних методів. Директора центрального державного архіву призначає і звільняє Державний комітет архівів, дирек-торів державних архівів областей - голови облдержадмі-ністрацій, за погодженням з Державним комітетом архівів, га-лузевих державних архівів - керівники міністерств і відомств. Директор персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань, затверджуючи виробничі плани і штатний роз-пис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву.

Для погодженого вирішення питань, що належать до компе-тенції державного архіву, може створюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівників архіву. В державному архіві діють також науково-методичні ради й експертно-перевірні комісії.

Державні архіви є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків і гербову печатку. Вони ут-римуються за кошти Державного бюджету України. Чи-сельність працівників, фонд оплати праці та видатки на утри-мання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій.

Організаційно-виробнича структура державних архівів ви-значається основними напрямами і завданнями їх діяльності, умовами й особливостями їх роботи. У центральних державних архівах та архівах областей, наприклад, функціонують такі відділи: забезпечення збереженості та обліку фондів, довідко-вого апарату, використання архівної інформації. В межах відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сек-тори, групи) для конкретної спеціалізації праці: група науко-вого описування, група зберігання друкованих видань, сектор користування документами, сектор планування та організа-ційно-методичної роботи та ін.

В окремих архівах створюються відділи відповідно до спе-цифіки їх діяльності. Так, у Центральному державному архіві громадських об'єднань України діє відділ науково-технічного

опрацювання документів у міністерствах і відомствах, у цент-ральних державних історичних архівах Києва та Львова -відділи давніх актів, у Центральному державному архіві-музеї літератури і мистецтва України - видавничий відділ та відділ зберігання архівних, музейних і бібліотечних фондів. В архі-вах можуть створюватися і позаштатні господарсько-розрахун-кові підрозділи для впорядкування документів поточного діло-водства в організаціях-фондоутворювачах, що фінансуються ними. Завдання, функції, права й організацію діяльності підрозділів архіву визначає Положення про структурні підрозділи архіву, розроблене на основі Положення про архів.

Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису. Працівниками архівної уста-нови є: керівний склад - директор, його заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер; спеціалісти - головний, провідний, І та ІІ категорій, старший науковий співробітник, науковий і молодший науковий співробітники, старший охо-ронець фондів, охоронець фондів, реставратор І та ІІ категорій; службовці - старший майстер, старший касир, старший інспектор, завідувач канцелярії, оператор, техніки різних спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та ін.; обслуговую-чий персонал - кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та ін.

Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Переважна більшість централь-них і обласних державних архівів розташована у спеціальних спорудах, зведених протягом 1960-1980-х років як типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримки температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння. Частина обласних, більшість районних і міських державних архівів розміщені у пристосованих приміщеннях.

Для оптимального функціонування архівних установ постійного зберігання документів, крім архівосховищ і техно-логічного обладнання, потрібні такі служби та приміщення: читальний зал, науково-довідкова бібліотека, лабораторія фо-то- і мікрокопіювання, методичний кабінет, реставраційно-палітурна майстерня (дільниця), ремонтно-технічна майстер-ня, приміщення для довідкового апарату, робочі кімнати для співробітників, виставковий зал, допоміжні приміщення (для приймання їжі, гардероб тощо).

Оскільки діяльність архівіста має переважно творчий, інте-лектуальний характер, найдоцільнішою є кабінетна форма

організації праці. При цьому важливо раціонально використо-вувати робочу площу, налагодити зручне транспортування до-кументів, інші виробничі комунікації тощо. Робочі кімнати мають бути оснащені відповідними меблями, комп'ютерами, засобами зв'язку, репрографічною технікою, освітленням, канцелярським приладдям, забезпечені відповідною довідко-вою, інструктивно-методичною літературою.

Від характеру роботи (керівна, наукова, допоміжна, техніч-на) залежить кількість співробітників у робочих кімнатах -переважно від однієї до трьох-чотирьох осіб. Основні вимоги до обладнання виробничих приміщень такі: середня площа на од-ного співробітника - до 5 м²; потужність настільних ламп -60-75 Вт, температура повітря - 18-22 °С; вологість повітря -60-40%; рівень інтенсивності звуку - не більше 40-50 дб.

В архівних установах необхідно суворо дотримуватися пра-вил безпеки під час роботи з ліфтами, піднімальними ме-ханізмами, електроприладами, комп'ютерами, хімікаліями (хімічними продуктами) та реагентами при мікрофільмуванні, реставрації документів, проведенні дезінфекції тощо.

Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодже-ною з органами МВС України інструкцією про охоронний ре-жим архіву⁶.

Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосхови-ще - спеціальне приміщення для зберігання документів, що, як правило, має необхідне технологічне обладнання й устаткуван-ня: системи автоматичного підтримування температурно-во-логісного режиму, протипожежної й охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, карто-нажі (картонні коробки), транспортні візки, розсувні драбини, ліфтові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо.

В архівосховищі, залежно від обсягу роботи, працює певна кількість працівників. Наприклад, архівосховище І групи (як правило, має понад 300 тис. справ) обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів і двоє охоронців фондів. Працівники архівосховища здійснюють весь комплекс робіт із забезпечення збереженості документів: дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезінфекцію та дезінсекцію, видавання та повернення справ до картонажів, проведення перевірок наявності документів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо. Архівосховища є об'єктами режимного порядку і доступ до них

⁶ «Порядок доступу до приміщень і на територію державних архівних установ» - див.: Дод. 2.

визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до сховищ особам, не визначеним наказом, категорично забороняється, як і вхід у верхньому одязі, із сумками тощо.

Підтримання оптимального санітарного та температурно-вологісного режимів є запорукою забезпечення довговічності документів.

До основних підрозділів архіву належить також читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, розробленими кожним архівом на основі затвердженого Дер-жавним комітетом архівів «Порядку користування документа-ми Національного архівного фонду в державних архівах». Пра-вила визначають основні функціональні напрями діяльності цих підрозділів для задоволення потреб громадян у ретроспек-тивній документній інформації. До роботи в читальному залі допускають осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитися з документами за тією чи іншою темати-кою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або йо-го заступник. Такий дозвіл діє протягом року. Приступаючи до роботи в читальному залі, громадяни ознайомлюються з прави-лами, заповнюють спеціальну анкету⁷, інформація якої вно-ситься до бази даних про склад користувачів та науково-тема-тичну спрямованість їх інтересів.

Замовлення документів здійснюється після перегляду дослід-ником описів, картотек і каталогів довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться до бланку замовлень і переда-ються завідувачеві читальним залом для виконання. Зазвичай, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розпи-сується в їх отриманні. Справи, з якими працюють громадяни, зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного місяця, а потім повертаються до архівосховищ. Під час видаван-ня і приймання співробітники архіву переглядають справи для виявлення повноти аркушів, можливих їх ушкоджень тощо.

Працюючи з документами, дослідник може робити витяги з них, а після закінчення роботи в аркуші користування доку-ментами він зазначає дату, своє прізвище, тему роботи, номери аркушів, з яких зроблено витяги, а також ставить розбірливий підпис.

Публікуючи архівні документи, дослідник зобов'язаний по-давати в установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші (наприклад: ЦДАВО України, ф. 14, оп. 1, спр. 125, арк. 18-21). Він несе відповідальність за достовірне

Форму заяви-анкети користувача - див.: Дод. 3.

відтворення відомостей, що містяться в документах. За пору-шення чинних правил громадяни можуть бути позбавлені права користування архівними документами.

3 діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довідкової групи (столу довідок) як складової функціональної сфери використання архівної інформації. Як правило, ця робо-та полягає в задоволенні соціально-правових потреб громадян, тематичний спектр яких досить широкий - про місце і дату на-родження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родовід, репресії, реабілітацію, участь у бойових діях, партизанському русі тощо.

У більшості архівів цей вид робіт виконує спеціальний структурний підрозділ - відділ надання інформації, група (стіл) довідок. Його співробітники готують на кожен запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку усталеної чи довільної форми, однак з такими обов'язковими реквізитами: штамп і печатка архівної установи, підписи керівника та вико-навця, дата, точна адреса громадян чи юридичних осіб, чітка відповідь по суті запиту з посиланням на архівні документи. При негативній відповіді надається рекомендація для подаль-шого звернення громадян у цій справі, вказуються адреси відповідних архівних чи інших установ. Нормативами перед-бачено місячний термін для виконання запитів громадян.

Тематичні запити виконують наукові співробітники або провідні архівісти, для виконання складних запитів можуть створюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запи-ту визначає керівник архіву.

Важливою умовою активізації роботи архівів є впровадження комп'ютерної техніки. Найширше її використовують у сфері вдосконалення довідкового апарату, зокрема для створення баз даних й автоматизованого пошуку архівної інформації. Наприк-лад, в Державному комітеті архівів України триває робота над створенням автоматизованої інформаційно-пошукової системи «Національний архівний фонд». У Центральному державному архіві громадських об'єднань впроваджено інформаційно-довідкову систему з архівно-слідчих справ репресованих. У державних архівах більшості областей створено бази даних за документами фільтраційних справ на осіб, вивезених до Німеччи-ни в 1941-1943 рр. Впровадження цих програм дозволило автома-тизувати досить трудомісткі процеси, відмовившись від тра-диційних архівних технологій.

В архівах створюються багатопрофільні відкриті комп'ю-терні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові ав-томатизовані функції - автоматизовані робочі місця (АРМ)

для співробітників та в читальному залі для користувачів. Вони полегшують пошук потрібних даних у великих масивах інфор-мації. Державний комітет архівів і деякі архіви мають web-сай-ти в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти.

Робота одного з основних виробничих підрозділів архівної установи - реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) -полягає в реставрації, ремонті та оправі документів для підтримання їх належного фізичного стану. У майстерні пови-нен бути певний набір обладнання (залежно від кількості працівників), зокрема: стіл реставраційний з підставкою, ша-фа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітур-ний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо.

До основного набору інструментів реставратора належать: скальпелі медичні, шпателі, ножиці прямі, пінцети, голки, шила, термометри хімічні, щіточки, лінійки тощо. Певним ви-могам має відповідати й посуд, який використовується у вироб-ничому процесі. Крім того, у реставраційних роботах застосову-ють спеціальні види паперу: мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний, писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та ін. До найуживаніших ма-теріалів для палітурних робіт належать: картон палітурний, електроізоляційний, пресшпан, лідерин, бумвівіл, папір фор-зацний, марля спеціальна, коленкор палітурний, нитки лляні тощо. Майстерня забезпечується також певними видами клеїв. Головною вимогою до робочого місця реставратора є неприпус-тимість потрапляння на робочий стіл прямих сонячних про-менів. Реставраційні інструменти та матеріали раціонально і зручно розташовують навколо робочого місця реставратора. Особливу увагу звертають при цьому на дотримання правил безпеки при виконанні робіт.

Реставрації підлягають насамперед документи, що мають механічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або ура-ження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціаль-ному журналі, після завершення реставрації вносять запис про повернення документів до архівосховища.

Планування, тобто визначення видів і обсягів робіт працівни-ків на певний період відповідно до мети і призначення архіву, є складовою управлінських функцій. Воно має дві форми: пер-спективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Державний комітет архівів, центральні державні архіви, державні архіви областей) і розрахована на

тривалий термін; друга - архівним установам і архівним підрозділам, що, як правило, складають річні плани. В держав-ному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності (розвитку архівної справи), науково-дослідної та методичної роботи, науково-видавничої роботи; план упровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі до-сягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів і програм, з урахуванням наявних і прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів. Враховуються також рекомендації та доручення органів вищого рівня. Зважа-ючи на обсяг робіт, бюджет часу та кількість штатних працівників, структурні підрозділи вносять відповідні пропо-зиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План основної діяльності має дві частини - текстову і табличну.

Плановими показниками є види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), нормативи, обсяг робіт, визначе-ний на квартал, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відповідають головним напрямам діяльності архіву. Структура плану може змінюватися відповідно до вимог часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується «Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України», що затверджу-ються наказом начальника Державного комітету архівів. На-приклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства - 450 справ - один людино-день; особового походжен-ня - 200 справ або 3,5 тис. арк. - один людино-день; страхового фонду - 6 тис. кадрів - один людино-день. Виконання запитів: за документами - 3 довідки - один людино-день; за довідковою картотекою - 9 довідок - один людино-день. Підготовка: статті, огляду, наукової доповіді - 1 др. арк. - тридцять людино-днів; методичного посібника, інструкції - 1 др. арк. - 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє вдосконаленню організації та координації праці, підвищенню її продуктивності, уні-фікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт. На роботи, не передбачені типовими галузевими нормами або якщо умови їх виконання суттєво відрізняються від стан-дартних, в архіві можуть розроблятися додаткові норми.

Архівні установи зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог органів вищого рівня, їх плани мо-жуть бути річними, піврічними або квартальними. Їх харак-терною особливістю є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів і служб діловод-ства установ, підприємств і організацій, приймання документів

на тимчасове зберігання та їх передання на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань і викорис-танням робочого часу в архівах застосовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керів-ник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної уста-нови - щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Основною зведеною звітно-обліковою формою є Паспорт архівної установи⁸, де в чотирьох розділах міститься така ін-формація: кількість споруд, об'єм та площа архівосховищ, довжина стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень; документів з папе-ровою основою (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодоку-ментів; стан довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації, введеної до комп'ютерів тощо); кадровий склад (всього працівників, у тому числі керівників, спеціалістів, службовців та інших).

Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Державного комітету архівів до 1 лютого.

Інша зведена звітна форма - звіт про виконання плану роз-витку архівної справи, що складається за основними напря-мами діяльності архіву, а саме: забезпечення збереженості та державний облік документів, створення й удосконалення довідкового апарату, формування Національного архівного фонду та експертиза цінності документів, використання інфор-мації документів, зміцнення матеріально-технічної бази. До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Звіт подають до 5 січня.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів зві-тують за спеціальною формою про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що перебувають на відомчому зберіганні. Зокрема, подають відомості про кількість установ -джерел комплектування, наявні приміщення, кількість пра-цюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають дані до державних архівів областей до 10 грудня⁸.

⁸ Уривок форми паспорта архівної установи - див.: Дод. 4.

⁹ Форму звіту про стан і обсяг документів Національного архівного
фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ
і організацій та приватних архівних зібраннях - див.: Дод. 5.

Архіви звітують і про чисельність, склад і рух працівників, які обіймають посади керівників і спеціалістів, а також про чисельність окремих категорій працівників. Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність.

Економічна діяльність архівних установ пов'язана зі сферою архівних послуг. Найпоширенішими формами такої діяль-ності є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеними є замовлення генеалогічного характеру. Формою позабюджетних надходжень є також кошти від діяльності господарсько-розра-хункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого рівня. Ціни за виконані роботи залежать насам-перед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та ін.), амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електро-енергію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення праців-ників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані із соціальними функціями архівів як центрів збері-гання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів визначають їх структуру, кадровий, матеріально-технічний і фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нор-мативними актами, відображається у планах роботи та відпо-відних звітах.

Дата добавления: 2014-12-17