Порядок складання, оформлення і опрацювання документів 2 страница

Органи, що вилучили документи, забезпечують можливість військовій частині за її письмовим зверненням зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства.

У разі повернення вказаними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою військові частини та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких вони були вилучені і в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У випадках пропажі або знищення облікових документів і звітів командир військової частини письмово повідомляє про це правоохоронні органи та своїм наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються (залежно від обставин) представники слідчих органів, охорони, державного пожежного нагляду тощо.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується командиром військової частини. Копія акта надсилається органу, у сфері управління якого перебуває військова частина, а також вищому органу постачання (забезпечення).

Перелік основних документів і регістрів, за якими ведеться облік наявності і руху військового майна на складах, у підрозділах, службах матеріального забезпечення та у фінансово-економічному органі, наведено у додатку 2.2.

2.2. Документальне оформлення приймання і надходження військового майна

Приймання військового майна військовою частиною може здійснюватися:

Ø від органів залізничного (водного, повітряного, автомобільного) транспорту (далі – органи транспорту);

Ø на військових складах (під “військовими складами” необхідно розуміти склади, бази і арсенали Збройних Сил України), складах (базах) постачальників, а також на підприємствах;

Ø безпосередньо у військовій частині (військового майна, що прибуває зі здавальником вантажовідправника, з військовослужбовцями з інших частин, після ремонту, а також закупленого в торговельних, збутових організаціях і виготовленого військовою частиною).

Приймання військового майна від органу транспорту здійснюється комісією військової частини в присутності представника органу транспорту. У склад комісії, що призначається наказом командира військової частини, обов’язково включаються начальник відповідної служби та представник фінансово-економічного органу і приймальник (особа, що відповідає за зберігання або експлуатацію). Приймальнику видається довіреність типова форма № М-2 (додаток 2.3.). Їх реєстрація здійснюється у пронумерованому та прошнурованому журналі обліку виданих довіреностей. Облік та видачу довіреностей здійснює фінансово-економічний орган військової частини.

Для приймання таємних зразків військового майна всі члени комісії повинні мати допуск за встановленою формою. На час приймання такого військового майна та його перевезення розпорядженням командира військової частини організується озброєна охорона.

Військове майно приймається від органу транспорту на підставі супровідних документів.

При виявленні несправностей вагонів (контейнерів, люків, трюмів судна) і порушення пломб, а також за наявності дефектів в упаковці (тарі) і ознак втрат чи пошкодження (псування) вантажу комісією військової частини за участю представника органу транспорту складається комерційний акт. Його оформляють також у таких випадках: при прибутті вантажу без документів або документів без вантажу; при виявлені недостач військового майна, які перевищують норми природних втрат; при невідповідності фактичної кількості та якості військового майна даним супровідних документів; при поданні вантажу до місця вивантаження по закінченні 24 годин після оформлення в товарній конторі документів на отримання військового майна тощо.

Порядок складання комерційних актів і подання претензій органам транспорту визначається статутами (кодексами) і положеннями, а також правилами перевезень вантажів, діючими на відповідних видах транспорту.

У випадках відмови органу транспорту від складання комерційного акту недостача або пошкодження (псування) вантажу повинні бути зафіксовані в акті комісії військової частини в день прийняття військового майна. Крім комісії акт підписує представник зацікавленої організації або транспортної міліції.

Порядок і терміни приймання військового майна військовою частиною від органу залізничного (водного, повітряного, автомобільного) транспорту визначаються „Основними умовами постачання продукції для військових організацій” та іншими положеннями, діючими в Україні.

Після закінчення приймання військового майна комісією військової частини складається акт про приймання матеріалів типова форма № З-1 (додаток 2.4.), акт прийому-передачі основних засобів типова форма № ОЗ-1 (бюджет) (додаток 2.5.) або акт прийому форма 4 (додаток 2.6.). Акт не складається на військове майно, що надійшло з супровідними документами, і при відсутності розбіжностей у кількості та якості вантажу.

Акт типова форма № З-1 складається при прийманні на облік установи військового майна, за яким існують кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальників. Акт складається приймальною комісією в трьох примірниках у присутності начальника складу та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього, або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов’язковим, – представника незацікавленої організації.

Факт приймання та оприбуткування військового майна підтверджується підписом матеріально відповідальної особи, що прийняла їх на відповідальне збереження.

Після приймання військового майна акти з додаванням документів (рахунків-фактур, накладних тощо) передаються до фінансово-економічного органу та служби матеріального забезпечення. Перші два примірники акта використовуються для обліку прийнятого військового майна, а третій – для направлення претензії постачальнику.

При складанні акта заповнюються всі реквізити, крім коду функціональної класифікації видатків та балансового рахунку, що кредитується. Зазначені шифри проставляються фінансово-економічним органом військової частини.

Акт типова форма № ОЗ-1 (бюджет) застосовується для оформлення прийняття-передачі основних засобів і складається на кожний окремий об’єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об’єкт, що був в експлуатації, робиться запис на суму зносу. Для прийняття об’єктів основних засобів наказом командира військової частини створюється комісія, яка складає акт у трьох примірниках: два – для військової частини, яка здає, третій – для частини, яка приймає. Акт затверджується командиром військової частини. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується даного об’єкта, передається до фінансово-економічного органу та служби матеріального забезпечення. Складання загального акта на оформлення прийняття декількох об’єктів основних засобів дозволяється лише при обліку господарського інвентаря, інструмента, обладнання та інших однотипних об’єктів, які мають однакову вартість.

Акт прийому форма 4 складається на прибуле від постачальників і військових складів на адресу військової частини:

озброєння, техніку, ракети та боєприпаси;

ракетне паливо і пальне в залізничних цистернах, танкерах, баржах;

висотне спорядження і льотно-технічне обмундирування;

матеріальні засоби без супровідних документів;

матеріальні засоби, кількість і якість яких різняться з даними в супровідних документах;

матеріальні засоби після переробки (доопрацювання) на підприємствах промисловості.

Акт складається комісією військової частини або при участі (у необхідних випадках) представника постачальника чи місцевого органу влади і затверджується командиром військової частини. Складати один акт прийому на військове майно, яке прибуло на підставі різних документів, забороняється.

В акті указується фактична наявність прийнятого військового майна і його якісний (технічний) стан на підставі результатів огляду, перерахування (заміру, зважування), проведених досліджень, лабораторних аналізів та найменування, номер і дата документа, що засвідчує відповідність майна умовам договору.

При вибірковій перевірці військового майна, крім того, вказуються її підстава (стандарт, технічні умови, договір і т. д.) та порядок відбору майна для перевірки.

При виявленні недостачі військового майна (крім недостач в межах допустимих норм) акт прийому складається окремо на кожний вагон (цистерну, літак, контейнер), в якому виявлена ця недостача.

У випадку недостачі (надлишків), неякісного (несвоєчасного) постачання військового майна або простою транспорту в акті додатково вказуються:

час доставки майна на склад вантажоодержувача (якщо акт складається на складі) і умови його зберігання до приймання;

за чиєю вагою (залізниці, пароплавства, вантажовідправника, і т. д.) відправлений вантаж;

час видачі вантажу органам транспорту;

час розпечатування вагону (трюму судна, контейнера, тари або іншого транспортного засобу, який був опломбований).

При прийманні озброєння, бойової та іншої техніки, ракет, боєприпасів, ракетного палива, пального, продовольства, висотного спорядження і льотно-технічного обмундирування акт складається обов’язково в усіх випадках.

Отримання військового майна (крім ракетного палива, пального і продовольства) на військовому складі або складі (базі) постачальника, а також на підприємствах здійснюється особою, повноваження якої підтверджується довіреністю форма № М-2.

При отриманні ракетного палива і пального на військовому складі та від трубопровідної частини, а продовольства – на військовому складі та складі (базі) постачальника довіреність форма № М-2 приймальнику не видається, отримання оформляється чековою вимогою форма 6 (рис. 2.4.).

Порядок і терміни приймання військового майна на складах (базах) постачальників, а також на підприємствах визначаються “Основними умовами постачання продукції для військових організацій”, іншими положеннями, діючими в Україні та договорами постачання, а на військових складах – відповідними положеннями.

На прийняте військове майно приймальник військової частини одержує від складу (бази) постачальника (підприємства) другий примірник виконаного наряду чи накладної (вимоги) форма № З-3, а на озброєння і техніку, що обліковується за номерами та технічним станом, крім того, – технічну документацію. При передачі (відвантаженні) військового майна з воєнних баз та складів, або інших військових частин за розпорядженням вищих постачальних органів, військовій частині – отримувачу цих засобів, крім того, надсилається повідомлення форма 280.

При перевезенні військового майна, яке прийняте або відправлене за одним документом (нарядом, актом приймання) на декількох автомобілях (літаках, вертольотах, суднах, рейдових плавзасобах), приймальник (відправник) вантажу військової частини виписує і вручає кожному водію (командиру екіпажу, капітану судна, шкіперу) супровідний лист форма 62. Якщо вантаж перевозиться однією транспортною одиницею, то супровідний лист не виписується. Особи, які одержали військове майно для перевезення, несуть відповідальність за їх цілість і доставку за призначенням.

Приймання військового майна, яке доставлене до військової частини в супроводі здавальника вантажовідправника або приймальника вантажоодержувача, здійснюється матеріально відповідальною особою на підставі первинних документів за фактичною кількістю та якістю вантажів.

У випадках виявлення невідповідності кількості та якості військового майна, що приймається, даним нарядів або інших супровідних документів наказом командира військової частини призначається комісія, яка складає акт прийому форма 4 або типова форма № З-1. В його складанні бере обов’язкову участь здавальник вантажовідправника (приймальник вантажоодержувача). При відмові здавальника вантажовідправника від участі в укладанні і підписанні акта в ньому робиться відповідний запис з вказівкою військового звання, прізвища, імені та по батькові здавальника вантажовідправника та мотивів його відмови.

На прийняте від здавальника вантажовідправника ракетне паливо (пальне) або продовольство виписується в службі матеріального забезпечення військової частини чекова вимога форма 6, яка передається вантажовідправнику під розписку в корінці. Талон чекової вимоги не заповнюється, а погашається з відміткою в ньому номера і дати виписки наряду (накладної), який додається до чекової вимоги і є підставою для взяття на облік військового майна.

Приймання військового майна від інших військових частин здійснюється за вказівками та нарядами вищих органів управління відповідних служб. Військове майно приймається тільки з заповненими та оформленими формулярами (паспортами), а озброєння і техніка, що обліковуються за номерами та технічним станом, крім того, – і за актами форма 12 ( додаток 2.7.).

Акт технічного стану форма 12 призначений для оформлення встановлених комісією технічного стану, необхідності в ремонті та списанні озброєння і техніки, що обліковується за номерами і технічним станом. Акт складається комісією військової частини:

при передачі озброєння і техніки у військовій частині – в одному примірнику та затверджується командиром частини;

при передачі озброєння (техніки) з однієї військової частини в іншу, здачі в ремонтну частину (підприємство, базу) об'єднання (центру) – у трьох примірниках та затверджується командиром військової частини. Перший примірник акта подається вищому органу управління відповідної служби, другий – направляється разом з озброєнням (технікою), третій – залишається у військовій частині;

при переведенні озброєння (техніки) в нижчу категорію раніше встановленого терміну, подовженні ресурсу і терміну експлуатації – в двох примірниках. Обидва примірники подаються вищому органу управління відповідної служби. Після затвердження старшим начальником перший примірник акта повертається у військову частину;

при списанні озброєння (техніки), знятого з оснащення військ (сил), а також такого, що стало непридатним при випробовуваннях або після закінчення встановленого терміну експлуатації – в двох примірниках. Обидва примірники акта направляються в установленому порядку на затвердження начальнику, якому надане таке право. Після затвердження перший примірник повертається до військової частини;

при списанні втраченого озброєння (техніки) або такого, що передчасно стало непридатним у результаті бойових дій, – у двох примірниках та затверджується командиром військової частини.

За наявності в озброєнні та військовій техніці, що підлягає списанню, дорогоцінних металів та каміння, до акта додається перелік вузлів, агрегатів, до складу яких вони входять, із зазначенням їх кількості та виду.

Некомплектне та несправне озброєння, техніка і майно приймається тільки за спеціальним письмовим розпорядженням начальника органу управління відповідної служби.

Приймання озброєння та майна корабля після його будівництва (ремонту) здійснюється комісіями за участю посадових осіб відповідних військових представництв та флагманських спеціалістів і оформляється актами форма 11 з кожного виду військового майна. Акти складаються в двох примірниках із перерахуванням у них всього озброєння (майна), яке є на кораблі в наявності і яке зазначено в заводських документах. Перший примірник акта подається до органу управління служби військового морського району, а другий – залишається на кораблі.

Актом списання (зняття залишків) форма 11 (додаток 2.19.) оформлюється зняття залишків матеріальних засобів при проведенні інвентаризації (перевірки) та при прийманні майна.

Військове майно, що надійшло на корабель у морі із суднами допоміжного флоту з відповідних складів, приймається командирами бойових частин (старшими баталерами, баталерами) за нарядами органів управління відповідних служб, а при доставці суднами комплексного постачання – за нарядами цих суден. Підтвердження про одержання військового майна корабель надсилає складу – вантажовідправнику, органу управління служби за місцем постійної приписки і органу управління, в підпорядкуванні якого знаходиться склад (база)-вантажовідправник.

На прийняті озброєння, техніку, ракети та боєприпаси військова частина надсилає до вищих органів управління відповідних служб і вантажовідправникам акти форма 4. Про приймання іншого військового майна висилається підтвердження форма 67, а за невідповідності фактичної кількості та якості військового майна даним супровідних документів – акти форма 4. Після прийняття і оприбуткування отриманого військового майна фінансово-економічним органом надсилається вантажовідправнику (арсеналу, базі, складу) повідомлення форма 280. Зазначені документи слід відправити не пізніше трьох днів після прийняття військового майна.

Військове майно, що прийняте військовою частиною, оприбутковується у фінансово-економічному органі та відповідній службі матеріального забезпечення не пізніше наступного дня на підставі оформлених актів форма 4, актів про приймання матеріалів форма № З-1, актів приймання-передачі основних засобів форма № ОЗ-1 (бюджет), наряду форма 200 тощо.

Командир підрозділу (начальник складу, старший баталер) приймає озброєння, техніку та інше військове майно для експлуатації (на зберігання) під розписку в акті прийому (наряді, накладній, акті технічного стану, акті закладення (поновлення) військового майна). Прийняте військове майно в цей же день записується в книгу (картки) обліку за фактичною кількістю, якістю та вартістю.

Одночасно на складі військової частини заводяться стелажні (штабельні) ярлики форма 64 (додаток 3.9.) з зазначенням гарантійних строків зберігання і чергових оглядів (випробувань) військового майна.

Начальник складу військової частини приймає військове майно від підрозділів за накладними форма 2 (додаток 2.8.) або відомостями форма 8 (додаток 2.10.), які виписуються у відповідній службі військової частини та реєструється у фінансово-економічному органі.

Начальник складу з’єднання приймає військове майно від військових частин за накладними на підставі розпоряджень начальників відповідних служб з’єднання.

Військове майно, крім продовольства, що надійшло до військової частини з військовослужбовцями, які прибули з інших частин, приймається і оприбутковується за атестатами форма 21 (додаток 2.8.). Атестати перевіряються у відповідних службах і приймаються в підрозділи для звірення їх даних з фактичною наявністю та якістю військового майна в прибулих військовослужбовців.

Після прибуття у військову частину підрозділу (команди) з одним атестатом, який виписаний на весь підрозділ (команду), перевірка фактичної наявності та якості військового майна, що надійшло, здійснюється комісією, призначеною командиром військової частини.

Військове майно, яке надійшло у військову частину, після перевірки його фактичної наявності, якісного стану і відповідності даним атестатів, оприбутковується у книгах обліку форма 26 (таблиця 3.2.) в підрозділах, в які направлені військовослужбовці. Атестати форма 21 з відмітками командирів підрозділів про прийняття військового майна, яке закріплене за військовослужбовцями, повертаються у відповідні служби.

У випадку невідповідності фактичної наявності та якісного стану військового майна, яке надійшло, даним атестата складається акт форма 11. Акт є підставою для оприбуткування військового майна в підрозділі за його фактичною наявністю та якістю. Акт разом з атестатом передається до відповідної служби військової частини, де військове майно оприбутковується повністю у відповідності з даними атестата.

Виявлена недостача військового майна на підставі наказу командира військової частини і затвердженого ним акту в фінансово-економічному органі записується у книгу обліку нестач форма № 45, а у відповідній службі матеріального забезпечення – у книгу обліку втрат матеріальних засобів. Після цього військове майно, якого не вистачає, списується з обліку.

Для встановлення причин недостач і винних у цьому осіб командир військової частини призначає адміністративне розслідування, після закінчення якого у встановлені строки приймає рішення у відповідності з,,Положенням про матеріальну відповідальність військовослужбовців за шкоду, заподіяну державі" (у редакції наказу Міністра оборони України від 14.08.1995 № 201).

Після прибуття військовослужбовця (підрозділу, команди) до військової частини без атестата на будь-який вид військового майна, майно, що в нього знаходиться, оприбутковується за фактичною наявністю та якістю на підставі акта форма 11. Акт підписується командиром підрозділу, в який направлено військовослужбовця (команду), і начальником відповідної служби військової частини.

Одночасно до військової частини, звідки прибув військовослужбовець (підрозділ, команда), направляється запит щодо атестата. Після одержання атестата проводиться звіряння його даних із кількістю та якістю фактично прийнятого майна і при виявленні розбіжностей командиром військової частини призначається адміністративне розслідування.

У службі військової частини на підставі атестата форма 21 або акта форма 11 на кожного військовослужбовця відкривається картка обліку форма 45 (додаток 3.10.).

Ці картки на військовослужбовців строкової служби передаються для подальшого ведення в підрозділи під розписку старшини в книзі форма 25, а на генералів, адміралів, офіцерів, прапорщиків, мічманів, військовослужбовців, які проходять службу за контрактом, і військовослужбовців-жінок вони ведуться в службах військової частини.

Приймання особистих речей від військовозобов’язаних, які призвані на навчальні збори, проводиться комісією, що призначена наказом командира військової частини, у складі начальника речової служби, представника фінансово-економічного органу і командира підрозділу, в який зараховано військовозобов'язаних. Комісія оцінює прийняті речі відповідно до діючих цін з урахуванням зносу. Власникам речей видаються квитанції форма 59. Видача речей їх власникам після закінчення зборів проводиться під розписку в корінцях квитанцій.

Придатні прилади, вузли, агрегати, запасні частини, деталі і ремонтні матеріали, які одержані після розбирання (розділення, розпорювання) списаних озброєння, техніки та майна, приймаються і оприбутковуються за актами форма 13.

Матеріальні засоби, що виготовлені в ремонтному підрозділі військової частини (ремонтної частини з’єднання), приймаються складами за накладними форма 2, які виписуються у відповідних службах військової частини.

Закуплені військовими частинами матеріальні засоби приймаються і оприбутковуються за накладними форма 2, які виписуються у відповідних службах на підставі сплачених рахунків (товарних чеків).

Дата добавления: 2014-11-29