Понятие, виды и формы учетных регистров

УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В предыдущей главе было показано, что документа­ция хозяйственных операций является первым этапом учетных работ. Однако в документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции, поэтому до­кументация еще не дает систематической группировки и обобщения этих операций, которая, как известно, осу­ществляется на счетах.

До сих пор для изучения в записях хозяйственных опе­раций по счетам пользовались учебными Т-образными схемами счетов. На практике для этих целей применяют­ся так называемые учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой разграфлен­ные листы бумаги, используемые для регистрации хо­зяйственных средств и операций, происходящих с ними.

Записи в учетных регистрах производятся на основа­нии предварительно оформленных и обработанных пер­вичных документов и являются важным участком учет­ной работы, так как от их правильности и своевременно­сти зависят своевременность самого учета, качество и сро­ки представления бухгалтерской отчетности.

В практике ведения бухгалтерского учета применя­ются различные формы учетных регистров, но все их можно сгруппировать по следующим признакам:

• внешнему виду;

• характеру бухгалтерских записей;

• степени обобщения и объему учетных записей;

• форме построения.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бух­галтерские книги, карточки, свободные листы, электрон­ные носители информации.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюро­ванные, разграфленные и пронумерованные листы бума­ги, предназначенные для записи хозяйственных опера­ций. Графление страниц и содержание реквизитов в каж­дой книге различны в зависимости от характера записей и назначения регистров. Книга, как правило, открывает­ся на год. На первой странице ее даются названия счетов и субсчетов, записи по которым будут вестись в течение года. В некоторых книгах, имеющих особо важное назна­чение, все листы прошнуровываются и скрепляются пе­чатью и надписью «В этой книге столько-то занумерова­но и прошнуровано страниц», с подписью ответственных лиц.

Книги нашли широкое применение в качестве основно­го учетного регистра еще в XIII в. В течение длительного времени книги были единственным видом учетных ре­гистров.

Их ведение имеет существенные недостатки, и преж­де всего трудность разделения труда учетных работников, так как запись в книге одновременно может производить только один работник. Использование бухгалтерских книг полностью исключает возможность автоматизации учета. Наряду с этим необходимо отметить, что книги бла­годаря наличию переплета имеют и положительные ка­чества. В частности, переплет и неразрывное скрепление листов книги являются надежным средством охраны лис­тов с учетными записями от потери и разного рода зло­употреблений с ними.

Бухгалтерские книги поэтому применяются в насто­ящее время для аналитического учета отдельных объек­тов, а также синтетического учета (Главная книга) и уче­та кассовых операций (кассовые книги).

Карточки - это отдельные разграфленные листы срав­нительно плотной бумаги, на которой типографским спо­собом напечатаны нужные реквизиты. Они бывают опре-

деленных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке.

Картотека имеет ряд приспособлений, облегчающих пользование ею. В частности, картотека может разделять­ся на необходимые разделы и группы картонными разде­лителями, к которым прикрепляются пластинки разных цветов, называемые индикаторами. Это делается для бо­лее быстрого нахождения карточек. При открытии кар­точек их регистрируют в специальном реестре, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возмож­ность обеспечить контроль за их сохранностью, а в слу­чае потери карточки - восстановить.

Карточки целесообразно применять на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например, в учете материалов, го­товой продукции, товаров. В картотеке карточки разме­щаются по группам. Так, карточки по материалам разме­щаются по видам материалов, а внутри их - по сортам, размерам и другим признакам. Карточки учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и креди­торами строятся, как правило, по алфавиту.

Широкий переход от бухгалтерских книг к карточкам свидетельствовал об усовершенствовании техники запи­сей в бухгалтерском учете. Применение карточек позво­ляет осуществлять разделение труда работников бухгал­терии, повышать их производительность, широко ис­пользовать автоматизацию учетных записей.

Свободные листы, в отличие от карточек, несколько больше по размерам, содержат большее количество рек­визитов, в них накапливаются в календарной последова­тельности учетные данные. Их принято называть журна­лами. Хранятся они в специальных папках, или регист­раторах, с закрепляющим устройством, позволяющим легко вкладывать или изымать отдельные листы.

Учетные регистры представляют собой специальные регистры, полученные в результате автоматической об­работки информации. Содержащиеся в них сведения группируются по определенным признакам с подразде-

лением на итоги разных степеней: частные, промежу­точные, общие и сводные. Учетные регистры содержат все необходимые сведения для учета и управления.

Использование в учете той или иной формы регистров - книг, карточек, свободных листов - определяется их осо­бенностями и учетной политикой предприятия.

По характеру бухгалтерских записей регистры делят­ся на следующие группы: хронологические, системати­ческие, комбинированные.

Хронологическими являются регистры, используемые для последовательной регистрации в них хозяйственных операций. Примером хронологических учетных регист­ров является специальный регистрационный журнал, который ведется при мемориально-ордерной форме уче­та. В журнале регистрируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: ука­зываются порядковый номер записи, ее дата, сумма. Хро­нологическая запись обеспечивает контроль за сохран­ностью документов, за правильностью записей в них. Так, общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам.

В систематических регистрах хозяйственные опера­ции регистрируются по корреспондирующим счетам. Примером этих регистров являются Главная книга, кни­ги и карточки аналитического учета.

В практике хозяйствования наибольшее применение нашли комбинированные регистры. Они объединяют в себе хронологическую и систематическую записи. В ком­бинированных регистрах записи более наглядны и обо­зримы, сокращаются затраты труда по учетной регистра­ции, уменьшается возможность ошибок, так как хроноло­гические и систематические записи производятся в один рабочий прием в совмещенном учетном регистре. К ком­бинированным учетным регистрам относятся журналы- ордера, ведомости к ним, в которых совмещаются хроно­логические и систематические записи.

По степени обобщения и объему учетных записей учет­ные регистры подразделяются на регистры синтетические, аналитические, комбинированные различным назначе­нием в учете синтетических и аналитических данных.

Регистры синтетического учета используются для от­ражения показателей синтетического учета. Примером такого регистра является Главная книга. Запись в синте­тические регистры может производиться ежедневно или ежемесячно.

Регистры аналитического учета используются для от­ражения показателей аналитического учета. Для постро­ения аналитических регистров по целому ряду счетов на разных предприятиях используются одни и те же типо­вые формы карточек, которые подразделяются: на кар­точки количественного учета, количественно-суммового учета, контокоррентные и многографные.

Карточки количественного учета используются для от­ражения операций только в количественных измерите­лях. Такие карточки используются для учета товарно-ма­териальных ценностей на складе.

Карточки количественно-суммового учета использу­ются для отражения операций как в натуральных, так и в денежных измерителях. В них предусмотрены графы для записи сумм и количества.

Контокоррентные карточки используются для веде­ния учета только в денежных измерителях.

Многографные используются для ведения учета в де­нежных измерителях по счетам, в которых требуется де­тализация записей по отдельным слагаемым.

По форме построения учетные регистры подразделя­ются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Отличительной особенностью односторонних регист­ров является то, что графа прихода (дебет) и графа расхо­да (кредит) размещены на одной стороне. К таким регис­трам относятся различные карточки для учета матери­альных ценностей. Учет ведется на одном листе в денеж­ных, натуральных или одновременно в обоих измерите­лях. Односторонние регистры применяются в синтетичес­ком и аналитическом учете. Они имеют следующий вид:

Дата	№	Текст операций	Приход (дебет)	Расход (кредит)	Сальдо	Подпись

Двусторонние регистры имеют форму счета, т.е. де­бетовая часть находится на левой стороне развернутого листа, а кредитовая - на правой. Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций. Двусторонний регистр имеет сле­дующую форму:

Дебет Кредит

Дата	№	Текст операции	Сумма	Дата	№	Текст операции	Сумма

В многографных формах регистров в дебетовой или кредитовой стороне (чаще дебетовой) данные регистриру­ются в развернутом виде в разрезе корреспондирующих счетов.

Линейные регистры характеризуются тем, что в них однородную информацию можно записывать по одной строке, и по этой же строке можно записывать дополни­тельные данные. Так, если по строке показывать начис­ленную заработную плату, то по этой же строке можно записывать и все удержания.

Шахматные регистры построены по шахматному прин­ципу, при котором каждая записанная сумма характери­зует два признака, например: дебетуемый и кредитуе­мый счет или вид приобретенного материала и источник его приобретения.

Схема 13

Классификация учетных регистров

Дата добавления: 2014-11-29