Методика контролю грошових коштів у касі та на рахунках у банках

Контроль каси насамперед передбачає встановлення наявного стану збереження готівки в касі. Тому першим етапом ревізії є раптова інвентаризація наявності гро­шових коштів та інших цінностей, які є в касі підприємства. Інвентаризація прово­диться за участю касира і головного бухгалтера. Якщо з поважних причин (хвороби) касир не є присутнім при ревізії, то призначається спеціальна комісія в складі керівника, головного бухгалтера, ревізора та представника громадськості.

Згідно з правилами проведення інвентаризації ревізор має отримати від касира останній звіт з документами за поточний день і розписку, де вказано, що гроші, які надійшли в касу, оприбутковані і відповідно відображені як в прибуткових, так і у видаткових касових ордерах, а всі наявні документи представлені ревізору. Даний звіт подається в бухгалтерію.

Наступним етапом перевірки є перерахунок готівки в касі, який проводиться касиром. Як правило, вся готівка в касі перераховується покупюрно. Під час ревізії в касі можуть знаходитися відомості на зарплату, строк виплати за якими не закінче­ний протягом 3 днів. У даному випадку ревізор перераховує фактично виплачені суми і в акті ревізії їх відмічає в IV розділі акта окремим рядком.

Після визначення сумигрошових коштів та наявності грошових документів у касі підприємства проводиться порівняння фактичних результатів із даними бухгалтерського обліку. Якщо є розбіжності між даними бухгалтерського обліку і фактичними даними, то ревізор зобов’язаний взяти пояснення від касира щодо кожного виявленого порушення.

У випадку виявлення фактів видачі готівки без належного оформлення первинних документів і за відсутності підписів (керівника, головного бухгалтера) такі дані вказуються в акті окремо із прикладеними поясненнями касира.

При перевірці фактичної наявності грошових документів, цінних паперів у кожному окремому випадку визначається достовірність кожного документа, правиль­ність його оформлення та сума. При цьому перевіряється кожний документ окремо із зазначенням в акті назви, номера серії та загальної суми.

Після інвентаризації ревізор починає ревізію касових операцій. Вона прово­диться суцільним методом перевірки видатковим та вибірковим методом перевірки прибуткових касових документів. При цьому перевіряється правильність їх оформ­лення (наявність підписів на отримання, заповнення реквізитів, підписів керівника і головного бухгалтера, номера документа і дати здійснення операції, номера кореспон­дентського рахунка тощо) й законності здійснення касової операції.

Необхідно пересвідчитись, чи всі касові прибуткові і видаткові ордери та інші документи заповнені чорнилом чітко, ясно, без виправлень (ніякі підчищення і виправ­лення в цих документах не допускаються).

Перевіряючи касову дисципліну, слід сконцентрувати увагу на можливих випадках використання грошей не за цільовим призначенням (наприклад, на господарські потреби) із сум, що отримані на виплату заробітної плати, використання касової виручки понад установлені норми, на своєчасність повернення до банку невикористаних коштів, а також їх повноту, здачу в банк сум за іншими надходженнями.

При складанні прибуткових та видаткових касових ордерів вказується підстава їх складання. Дані документи повинні бути погашені штампом або написом «Оплачено», «Одержано» із зазначенням дати і підписом касира. Відсутність штампів погашення створює умови для повторного їх використання. При перевірці прибуткових та видаткових касових ордерів потрібно також перевіряти додані до них документи.

Під час перевірки журналу реєстрації слід звернути увагу на роздільну нумерацію прибуткових і видаткових касових ордерів. Пропущення порядкових номерів може свідчити про факти порушень. Щоб їх виявити, потрібно перевірити, чи від­сутні касові ордери зберігаються на підприємстві в окремій папці для анульованих ордерів.

Результативною може бути перевірка правильності реєстрації грошових чеків. Після щомісячного підрахунку кількості виписаних чеків і їх суми слід звірити ці дані з відповідними даними за касовими звітами. У разі виявлення розбіжностей з’ясовуються їх причини.

Під час ревізії доцільно вияснити, чи не передав керівник свого права першого підпису іншій особі, виявити факти видачі грошей за ордерами чи платіжними відомостями, підписаними лише головним бухгалтером.

Перевірка повноти і своєчасності оприбуткування готівки по касі проводиться:

- зіставлянням прибуткових касових ордерів на отримання готівки з банку із записами в касовій книзі, у тому числі й по валютних коштах, облік яких має вестися окремо, а також із відповідними записами у виписках із банку. Перевірка проводиться за сумами та датами отримання грошей;

- зіставлянням сум і дат на оприбуткування виручки в прибуткових касових ордерах із датами і сумами, проставленими у документах на реалізацію продукції готівкою, основних засобів та інших матеріальних цінностей (за даними складу, цеху) в кореспонденції з рахунком 70 «Дохід від реалізації»;

- зіставлянням сум і дат у прибуткових касових документах і касовій книзі з первинними документами на сплату комунальних послуг та документами про надходження від об’єктів соціальної сфери підприємств побутового обслуговування і громадського харчування, підсобних господарств, що знаходяться на балансі підприємства у кореспонденції із відповідним субрахунком рахунку 23 «Виробництво»;

- зіставлянням сум і дат у прибуткових касових документах з первинними документами про надані послуги чи відпущені матеріальні цінності стороннім організаціям при проведенні вибіркових зустрічних перевірок на об’єктах, яким надано такі послуги. При цьому контролюється достовірність і повнота оприбуткування повернених підзвітних сум по касі з даними відомості 3.2 «Розрахунки з іншими дебіторами» по кредиту рахунків 372 і по дебету 301 рахунків по руху підзвітних сум стосовно працівників та зіставлянням ідентичності їх підписів.

Згідно з порядком ведення касових операцій щодо використання готівкових коштів встановлені такі обмеження:

1)підприємство зобов’язане використовувати готівку, отриману в банку згідно з цілями, вказаними в чеку. У випадку порушення нараховується штраф на суму використаної не за цільовим призначенням готівки;

2) сума платежу одного підприємства іншому не повинна перевищувати 10 тис. грн протягом робочого дня. При цьому кількість підприємств, з якими проводяться розрахунки, не обмежується. При порушенні сума виплаченої готівки понад 10 тис. грн додається до залишку готівки в касі одноразово в день здійснення даної операції і порівнюється із встановленим лімітом з моменту здійснення порушення і до моменту його виявлення контролюючими органами;

3) підприємство, яке має заборгованість перед бюджетом, зобов’язане проводити оплату праці виключно готівкою, отриманою з рахунку в банку. В іншому випадку застосовуються санкції. При цьому виплати, не пов’язані з оплатою праці, дозволяються;

4) видача готівки під звіт проводиться за умови повного звітування підзвітної особи за попередній аванс.

Перевірка дотримання ліміту готівки каси — обов’язкове питання ревізії. Воно регламентується Указом Президента України «Про застосування санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995р. № 436. Згідно з Указом передбачено штрафи:

- за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах – у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;

- за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки – у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

- за витрачання готівки з виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов’язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних обставин – соціальних виплат громадянам на поховання, допомоги при народженні дитини, самошнім та багатодітним матерям, на лікування в разі хвороби, компенсацій особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи), за наявності податкової заборгованості – в розмірі здійснених виплат;

- за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів – у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум;

- за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, – у розмірі сплачених коштів;

- за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням – у розмірі витраченої готівки.

Перевірка готівкових видатків здійснюється зіставлянням записів у касовій книзі й касовому звіті з доданими видатковими касовими документами (видаткові касові ордери, платіжні відомості по виплаті заробітної плати, допомог, лікарняних, відпускних, відомості на виплату підзвітних сум, депонованої заробітної плати).

При перевірці видачі підзвітних сум потрібно перевірити відомості 3.2, де ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. При цьому перевірка здійснюється стосовно кожної особи, яка отримувала кошти під звіт. Перевірці підлягають наявні авансові звіти про використання готівки на потреби виробництва, господарські потреби, придбання матеріальних цінностей, закупівлю сільськогосподарської продукції тощо, а також додані первинні документи (накладні, чеки, розрахунки, квитанції, акти закупівлі, квитанції на закупівлю сільськогосподарської продукції від населення тощо).

Перевіряючи видані суми готівки під звіт, пов’язані зі службовим відрядженням, проводять розрахунок правильності їх визначення. Слід пам’ятати, що після повернення особа, яка була у відрядженні, протягом 3 робочих днів після повернення має подати в бухгалтерію звіт про витрачання готівки, а невитрачену готівку повернути в касу.

Законність видачі грошей з каси на виплату заробітної плати та на інші випла­ти по платіжних відомостях перевіряється зіставлянням сум і дат у касовій книзі, касовому звіті, видаткових касових ордерах із доданими відомостями на виплату зарплати, лікарняних з особистими рахунками з нарахування зарплати або з розраху­нково-платіжними відомостями, лікарняними листами, журналом обліку депонованих сум та іншими документами.

Перевірка відповідності сум в облікових регістрах включає:

- звіряння сум, що відображені у відомості та журналі по дебету рахунку 301 «Каса в національній валюті», із даними журналу по кредиту рахунку 311 «Поточні рахунки в національній валюті» та відповідних реєстрів з іншими поточними рахунками у банках, у тому числі валютних;

- звіряння підсумкових сум відомості, журналу по рахунку 301 «Каса» із даними Головної книги;

- звіряння відповідності сальдових залишків по рахунках 301 «Каса в національній валюті» із даними Головної книги та відповідними рядками балансу.

Порушеннями правильності оформлення касових документів вважаються:

- відсутність підписів керівника, головного бухгалтера;

- відсутність доручення чи неправильне оформлення доручення при виплаті третій особі (на видатковому касовому ордері вказується номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей);

- невідповідність суми касового видаткового ордера сумі, що дозволена керівником за заявою, незрозумілість підпису, відсутність знаку погашення документів;

- наявність при касовому ордері фіктивних документів. Такі документи необхідно негайно вилучити, залишивши їх копії чи розписку про вилучення.

Важливою ділянкою ревізії касових операцій є перевірка правильності їх відо­браження на рахунках бухгалтерського обліку. Такий контроль проводиться при розгляді первинних касових документів та звітів касира.

Ревізору необхідно звернути особливу увагу на ці моменти, тому що внаслідок допущених тут «помилок» проводяться записи на рахунки, що дають можливість списувати суми, які розкрадаються. Ревізор повинен зіставити суми, що позначені по дебету рахунку «Каса», із записами по кредиту кореспондуючих рахунків у відповідних журналах, а по операціях, що відображені по кредиту цього рахунка, – з кореспондуючими рахунками по дебету у відповідних відомостях. Записи журналів та відомостей звіряються із записами в Головній книзі.

Для збереження грошових коштів і здійснення розрахунків установи банку відкривають всім підприємствам незалежно від форм власності поточні, депозитні рахунки у національній та іноземній валюті, субрахунки для філій, представництв, а також поточні бюджетні рахунки у національній валюті України згідно з Інструкцією про відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою Постановою правління НБУ № 492 від 12.11.2003 (зі змінами і доповненнями).

Ревізія операцій на рахунках у банку починається з перевірки наявності всіх виписок банку за поточним рахунком і відповідності зазначених у них показників даним бухгалтерського обліку. При цьому виписки перевіряються у хронологічній послідовності для того, щоб вияснити, чи правильно перенесено залишок з попере­дньої виписки до наступної.

Не менш важливо пересвідчитись у правильності відображення в обліку сум оборотів за дебетом і кредитом поточного рахунка. За умови, якщо бухгалтерські проведення за банківськими операціями складено правильно, розбіжностей між зали­шками коштів і сумами оборотів за даними бухгалтерського обліку не може бути.

Якщо є розбіжності, то ревізор уважно їх розглядає, щоб переконатися в тому, чи були зловживання при цьому з боку працівників бухгалтерії.

Одне з найважливіших і обов’язкових завдань ревізії операцій на рахунках в установі банку – перевірка достовірності виписок, які банк видає підприємству, наяв­ності штампів і підписів працівників установ банку на документах, що додаються.

Ревізор перевіряє наявність усіх додатків до виписок, що засвідчують здійс­нення тієї чи іншої операції (платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, кви­танції і т.д.).

Враховуючи те, що усі банківські установи в Україні перейшли на комп’ютерну систему обліку і банківські виписки видаються клієнтам на кожний день здійснення операцій, необхідно звірити вхідні і вихідні залишки не лише за випискою, а й за датами здійснення попередніх операцій. Це дає змогу виявити знищені банківські виписки за конкретний день, за якими проводяться дві операції – надходження коштів і перерахування різним організаціям у рахунок оплати товарів (робіт, послуг), які за даними бухгалтерського обліку не оприбутковуються і не знаходяться в залишках при проведенні інвентаризації.

Ревізор повинен звірити номери корінців грошових чеків з банківськими виписками, пам’ятаючи про те, що три останні цифри номера чека заносяться до виписки, а вже потім перевірити одержання і повноту оприбуткування грошових коштів за касовою книгою. Якщо у банківській виписці відсутній номер корінця чека, а сам чек у чековій книжці відображено як зіпсований, то це свідчить про можливі зловживання. У такому разінеобхідно провести зустрічну перевірку в установі банку з даної операції.

Якщо виникають розбіжності між аналітичним і синтетичним обліком по операціях з поточним рахунком, то необхідно, до звірки із Головною книгою, переконатись у правильності складання журналу по поточному рахунку. При цьому перевіряється кореспонденція рахунків та визначення сум оборотів.

Після порівняння виписок банку з доданими до них первинними документами, встановлення правильності підрахунків сум оборотів, початкового і кінцевого сальдо ревізору необхідно перевірити сутність господарських операцій, а саме законність надходження або списання грошових коштів з рахунку підприємства. З цією метою, крім взаємного звіряння (порівняння сум за відповідними документами), необхідно пересвідчитися у реальності здійснення господарської операції.

Дата добавления: 2014-11-29