Телеграма. Телефонограма

План

1. Загальні правила оформлення тексту документів.

2. Рубрикація.

3. Використання числівників у текстах ділових документів.

4. Використання займенників у текстах ділових документів.

5. Телеграма. Телефонограма.

1. Загальні правила оформлення тексту документів.

Текст – головний елемент документа. Через це підготовка текстової частини – одна з найважливіших операцій в документуванні і діловодстві.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т.ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й ін. матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – проінформувати адресата про якийсь факт, обставину, тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку – спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ в таких документах відсутній.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації та документи з низьким рівнем стандартизації.

Спочатку розглянемо найзагальніші принципи, яких слід дотримуватися при підготовці тексту документа.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів у наш час втілюється у розробці і застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів – процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів – процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Правила написання тексту документів

При підготовці тексту документів рекомендовано дотримуватись таких правил:

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Уживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв’язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії, вживаються такі синтаксичні конструкції:

- У порядку надання технічної допомоги...

- У порядку науково-технічного співробітництва...

- У порядку обміну досвідом...

- У порядку винятку...

- З метою подальшої кооперації...

- Відповідно до Вашого прохання...

Такі стійкі словосполучення і стійкі стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не втрачати час на пошуки формулювань.

Наведемо кілька прикладів стійких моделей, які склалися, для висловлення стандартних аспектів змісту. Укладачеві документа буде неважко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:

Модель синтаксичної конструкції Варіанти її реалізації

Доводимо до Вашого відома, що... постійно діючий семінар

на тему”_____________”

відбудеться з___ по____

__________2000 року.

Повідомляємо, що... підприємство припинило

виробництво автосамоскидів

колишньої конструкції.

Доводимо до Вашого відома, що ми досі не отримали від Вас

протоколи випробувань виробів

нової конструкції

Нагадуємо Вам, що...

Підтверджуємо

Підтверджуємо із вдячністю

3. Уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об’єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок іде поперед підмета) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

4. Для точності і ясності висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати означуваним словам, вставні слова краще ставити на початку речення).

Поряд із цим необхідно пам’ятати, що в діловому мовленні часто вживаються складнопідрядні речення. Поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу її аргументацію в рамках єдиної конструкції, складнопідрядні речення надають більшої переконливості проханню й пом’якшують враження від відмови.

У службових документах складнопідрядні речення вживаються, як правило, для висловлення причиново-наслідкових зв’язків. При побудові цих речень слід пам’ятати, що найуживанішими є складні речення із сполучниками що, який, якщо, за умови, унаслідок того що, щоб, де, як.

Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного речення, то воно, як правило, іде слідом за ним.

Якщо підрядне речення відноситься до групи присудка у головному реченні або до всього головного речення, тоді розрізняють два випадки: воно іде перед головним, коли акцентуються обставини виконання дій, і після головного, коли пояснює основну ідею складного речення. Наприклад: “З огляду на те, що проект рішення було попередньо узгоджено, нарада тривала менше, ніж годину”. Або: “Нарада тривала менше ніж годину з огляду на те, що... ”

5. З метою скорочення тексту можна уживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: “Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянувши представлений до затвердження проект...”

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не вживати емоційних виразів та суб’єктивного ставлення до викладеного явища.

В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб’єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа – нейтральний.

Слід пам’ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і чеерз це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:

Підприємство прохає...

Дирекція клопочеться...

Колегія ухвалила...

Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.

8. У розпорядчих документах треба вживати мовні конструкції наказового характеру – наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).

Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.

2. Рубрикація.

Рубрикація. Так називають членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї части­ни від іншої, а також використання заголовній, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь склад­ності рубрикації залежить від змісту документа (його обсягу, тематики й призначення).

Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Аб­зац — це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом «абзац» позначає­ться також частина тексту між двома такими відступа­ми.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною ви­діленою думкою. Часом абзац може складатися з од­ного речення, якщо цьому реченню надається особливо­го значення, а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках абзац повинен бути внутрішньо замкненою смисловою цілістю, бо інакше процес читання й опра­цювання документа значно утруднюється.

Членування тексту на абзаци часто поєднується з нумерацією — числовим (а також буквеним) позначенням послідовності розташування складових частин тексту. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елемен­тів.

У ділових паперах співіснує дві системи нумерації — традиційна й нова. Традиційна базується на використан­ні знаків різних типів — римських і арабських цифр, ве­ликих і малих літер, поєднуваних з абзацними відсту­пами. Друга базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності.

У традиційній системі нумерація може допов­нювати абзацне членування тексту (при перерахуванні тез. пунктів, правил). Вона може застосовуватися й усе­редині абзаців. Вибір того чи іншого конкретного ва­ріанта нумерації залежить від змісту тексту, його обся­гу, складу. У простіших випадках використовуються тіль­ки однотипні знаки —звичайно арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто ви­магають застосування комбінованих способів абзацного членування й нумерації.

При використанні знаків різних типів система циф­рового й буквеного позначення повинна будуватися за спадаючою ознакою:

А Б В Г Д...

І II III IV V...

1 2 3 4 5...

1)2) 3) 4) 5)...

а) б) в) г) д)...

Оскільки великі літери вживаються рідко, значні за обсягом частини документа нумеруються римськими ци­фрами; підрозділи — арабськими і т. д.

Більші за абзац рубрики можуть набувати і словес­них найменувань: параграф (§), розділ, частина та ін., які теж нумеруються.

При рубрикації тексту й нумеруванні рубрик необ­хідно орієнтуватися на такі правила: 1) рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідні елементи перерахування; 2) однорідні засоби нумерації (слова, цифри, букви) можуть застосовуватися лише до однотипних частин; 3) комбіновані способи нумерації вимагають суворого дотримання правил пунктуації.

Як уже зазначалося, в традиційній системі рубрика­ції важливим засобом є використання заголовків і під­заголовків. При виборі й оцінці заголовків слід врахо­вувати такі вимоги:

1. Заголовок повинен точно відповідати змістові до­кумента або його частини.

2. Заголовок повинен бути логічно повноцінним-недвозначним і несуперечливим.

3. Заголовок повинен бути по можливості якнайко­ротшим.

Нова система нумерації широко застосо­вується у науково-технічній літературі і в діловодстві (диб. ГОСТ 6.38-72). Це чисто цифрова система нуме­рації. Вона базується на таких правилах:

1. Кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям частини, розділ, пункт» підпункт, одержує свій номер; номери позначаються лише арабськими цифра­ми; після кожної цифри -ставиться крапка.

2. Номер кожної складової частини включає всі но­мери відповідних складових частин вищих ступенів по­ділу. Так, розділи нумеруються: 1.2.3. (перший, другий, третій розділи); підрозділи: 1.1. 1.2. 1.3. (перший під­розділ першого розділу, другий підрозділ першого роз­ділу, третій підрозділ першого розділу); пункти: 1.1.2. 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розді­лу, другий пункт першого підрозділу третього розділу).

Таким чином, номери найбільших за обсягом частин тексту (перший, вищий ступінь поділу) складаються з однієї цифри (1.). На другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2); на третьому ступені поділу — з трьох (1.3.2) і т. д.

Застосування цієї системи нумерації дає змогу не вживати словесних найменувань (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і заголовків до частин документа.

Допускається суцільна нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.

3. Використання числівників у текстах ділових документів.

Числівник. (Записи цифрової інформації). У ділових паперах доводиться мати справу зі знач­ною кількістю числових назв. Нагадуємо основні прави­ла запису їх.

1. Простий кількісний числівник, який називає одно­значне число (без вказівки на одиниці виміру) в запису відтворюється словом, а не цифрою (дефектних виро­бів... повинно бути не більше двох). Так само пи­шуться однозначні числівники, якими познач-аються ча­сові межі (випробування повинні тривати три-п'ять місяців). Якщо однозначне число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифра­ми (7 центнерів сіна).

2. Складні і складені числівники звичайно запису­ють цифрами, крім тих випадків, коли ними починає­ться речення {порівняйте: Було забраковано 28 виро­бів з цієї партії (Двадцять вісім виробів з цієї партії було забраковано). Цілі числа, які виражаються кількома знаками, прийнято записувати, розбиваючи їхна класи з допомогою пропусків. Місце пропусків залежить від системи обчислення (при десятковій — кожен четвертий знак: 100000 т, 253 530 крб.).

3. Запис порядкових числівників відрізняється від запису кількісних. Якщо запис ведеться арабськими цифрами, то порядковий числівник вводиться в текст 8 відмінковим закінченням (по 3-му класу точності, радіоприймачі 1-го класу). При перерахуванні кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставить­ся лише один раз: вироби 1, 2 і 3-го сортів.

4. Деякі порядкові числівники для розрізнення позна­чаються в документах з допомогою римських цифр, дроте вже без відмінкових значень (так, наприклад, подекуди записують порядкові номери місяців, квар­талів та ін.).

5. Складні слова, перша частина яких — цифрове позначення, можуть писатися в документації комбіно­вано: 100-процентний, 50-кілометровий, 4-міліметравий (дозволяється другу частину таких назв скорочувати, якщо це одиниця виміру: 50-км, 5-мм).

6. Окремі види інформації передаються у вигляді змішаного запису, який складається з цифр і слів (можна 473 000, а можна 473 тис.; можна 1 000 000, а можна 10⁵). Словесно-цифровий запис не лише дає мож­ливість скорочувати написання великих і малих чисел, а й значно полегшує сприймання.

7. На відміну від загальнонародної розмовної мови, де приблизна кількість виражається багатьма однослівними, описовими й фразеологічними одиницями, у ді­ловому стилі приблизна кількість відтворюється дуже обмеженим числом зворотів (понад, до, зверх, більше, менше). Натомість широко вживані в діловому стилі дробові числівники в розмовній мові майже не вживаю­ться.

8. Наявність чи відсутність іменника при числовій назві залежить від тексту документа (від його конкретного змісту).

4. Використання займенників у текстах ділових документів.

Займенник.. Переважна більшість документів пишеться від імені установи, підприємства, організації (тобто від першої особи множини). Проте займенник ми в цій ситуації, як правило, пропускається; ділові листи, наприклад, часто починаються дієсловом у першій особі множини (Просимо... Надсилаємо... Повідомляємо...). Паралельною до щойно розглянутої є форма третьої особи однини (Дирекція просить... Завод повідомляє...). Хоча реальний діяч тут «я», проте виклад, як правило, ведеться від третьої особи. Мовець майже (або й зовсім) усунений від участі у мовленні, ніяк себе не про­являє, що й надає викладові бажаного нейтрального або офіційного характеру.

Займенник Вам (у конструкціях типу Надсилаємо Вам для ознайомлення...) теж опускається, що й створює загальне враження строгої об'єктивності ви­кладу, типової для ділового стилю.

Проте бувають ситуації, в яких наявність чи відсут­ність займенника Вам, Вас, Вами змінює спрямування й тональність висловлення. Так, звороти типу пропоную з'явитись, прошу уточнити, вимагаю притягти до... ви­ражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж ці самі звороти з особовим займенником Вам, Вас, Вами; порівняйте: пропоную Вам з'явитися, пропоную, прошу Вас уточнити. Введення особового займенника пом'якшує категоричність вимоги.

Вживання займенника першої особи однини я також обминається; розпорядження й накази розпочинаються дієсловом у першій особі однини (Пропоную... Наказую). Ця займенникова форма можлива лише в особистих паперах і в деяких видах документів (ав­тобіографія, доручення).

Як відомо, форма однини особового займенника я не вживається не лише в діловому стилі, а й у науковому і, частково, публіцистичному (лише в публіцистиці з виразним автобіографічним відтінком вона вживається широко). У цих стилях переважає т. зв. автор­ське ми, за яким автор начебто приховує свою осо­бу, залучаючи читача до участі в міркуваннях.

У діловому стилі авторське ми застосовується в тих випадках, коли є потреба пом'якшити категоричність тону (ми приходимо до таких висновків).

Займенник свій часто буває зайвим у діловому до­кументі, він дублює вже наявне в тексті слово (свої завдання трест виконав, то в... не справився зі своїми службовими обов'язками та ін.).

СЛУЖБОВА ТЕЛЕГРАМА — узагальнена назва різнома­нітних за змістом документів, переданих, як правило, теле­графом.

Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити вчасного по­відомлення інформації адресатові.

Залежно від призначення службові телеграми бувають внутрішні і зовнішні.

Внутрішні службові телеграми поділяються на вищі дер­жавні, державні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуго­вуються вищі державні та державні телеграми, потім — з помітками "Звіт" і т. ін.

До категорії термінових належать телеграми, оплачувані за терміновим тарифом, службові з помітками: Термінова;

Метео, а також Термінова телефонна розмова. Всі інші вва­жаються звичайними.

Вимоги до оформлення:

1. Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Розпочинається дієсловом у множині чи в однині.

2. Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й — до відділення зв'язку; 2-й — до справи (копія).

3. Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, - (мінус), + (плюс), 0, % (процент), цифри пишуться словами).

4. Гранична стислість мови телеграм виявляється в тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметників майже немає, прислівники вживаються рідко. Заперечення “не” не вилучають. Телеграми можуть бути написані шифром або кодом. Розділові знаки у вигляді скорочень крпк, км вживають лише тоді, коли вони впливають на зміну змісту.

5. У тому разі, коли телеграми надсилають службові осо­би, котрі перебувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, й та­кож серію, номер, місце і дату, якщо йому видано паспорт.

6. Телеграми пишуться на друкарських машинках, на комп'ютерах великими літерами з двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.

7. Між окремими словами роблять пропуск на два інтер­вали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.

8. Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфно­го бланка або чистого аркуша паперу.

9. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

10. Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспон­денцію, то вихідний номер другої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді — у кінці тексту, перед підписом.

Реквізити службової телеграми:

1) назва виду документа (телеграма);

2) відмітка про категорію та вид телеграми;

3) адреса;

4) текст;

5) номер посилання (якщо телеграма надсилається у від­повідь);

6) вихідний номер;

7) підпис;

8) адреса відправника;

9) дата відправлення.

Зразок

ТЕЛЕГРАМА

Термінова

Київ Видавництво Либідь Бойко

Харківський університет поштою

ПРОСИМО ПРИЙНЯТИ ЗАМОВЛЕННЯ ПІДРУЧНИКИ УКРАЇНСЬКОЇ МОВИ ВИКОНАННЯ СПОВІСТІТЬ РЕКТОРАТ ЗЛЕНКУ

_____________________________________________________________________

161042 Харків Стуса 2

Ректорат університету

Зленку В. О.

Дата

Печатка

Дата добавления: 2014-11-29