Перед тем как вы начнете знакомиться с пособием, хотелось бы сказать несколько слов о его структуре

Первые три раздела «Правильное планирование», «Грамотное оформление» и «Успешное выступление» представляют авторский взгляд на подготовку и проведение презентации с использованием мультимедийных средств. Здесь мы основывались на лучших разработках ведущих маркетологов и собственном опыте бизнес-презентаций.

Поскольку «презентация – это выступление, сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, чтобы донести до аудитории информацию и/или убедить ее совершить определенные действия, нужные организатору презентации», мы поделили каждый лист пособия на две части. Верхняя часть имитирует слайд презентации PowerPoint, а нижняя комментарии выступающего (текст докладчика). Такая форма изложения позволит вам лучше почувствовать специфику презентации и быстрее овладеть навыками ее подготовки и проведения.

В завершении этих трех разделов вы найдете вопросы и задания для самопроверки и тренировки. Это поможет понять, насколько хорошо вы усвоили теоретические основы создания презентации и готовы применять полученные советы на практике.

Мы стремились, чтобы работа с пособием была не только интересна и увлекательна, но и полезна. Раздел «Особенности презентации проекта, продукта, компании» содержит практикумы, ориентированные на реальные запросы предпринимателя. Интерактивные задания помогут создать презентацию, необходимую именно вам.

Раздел «Дополнительные материалы» содержит фирменные «приемчики» презентации от ведущих фигур современных маркетинговых коммуникаций: Сета Година, Оливии Митчелл, Стива Джобса.

В заключении пособия вы найдете рекомендуемую литературу и интернет источники по теме, а также сведения об авторе.

Желаем увлекательной работы с пособием и успешных презентаций!

Какую бы презентацию вы не создавали – для переговоров с инвесторами или ключевыми клиентами, для знаковых совещаний с партнерами или сотрудниками, для выступлений на конференциях или выставках, и даже для рассылке по e-mail – в любом случае вам необходимо правильно спланировать, грамотно оформить и успешно представить свою презентацию. Именно целостный подход, включающий проработку структуры и содержания докладов, наполнения и дизайна слайдов, подготовку самого выступления, позволяет создавать презентации, дающие результат.

Секрет: К успеху ведет только оптимальное сочетание всех трех элементов.

Даже опытный оратор не сможет убедить слушателей без четко выстроенного плана рассказа и глубокого понимания его содержания.

Неудачный дизайн или перегруженные текстом слайды могут смазать умное и яркое выступление. Но и отличная презентация при неумелой работе с ней не даст должного эффекта.

Лаконичный и понятный текст доклада и продуманные слайды могут выстрелить, только если выступающий «зажег» аудиторию.

Раздел I. Правильное планирование

Как и любое сообщение в бизнесе презентацию следует предварительно хорошо обдумать. Воспользуйтесь маркетинговыми технологиями и создайте коммуникационную платформу своей презентации. Для этого ответьте на три ключевых вопроса:

1. Кому вы адресуете свою презентацию?

2. Что вы хотите сообщить? К чему вы хотите побудить слушателей?

3. Как вы транслируете свое сообщение, через какие каналы коммуникации?

На первом этапе сосредоточьтесь на содержании презентации и попытайтесь выстроить ее логику. Четкое понимание структуры презентации гарантирует успех при ее подготовке и проведении.

Секрет: Структурирование материалов презентации проведите с помощью технологии «ментальная карта». Это поможет четко обозначить основные разделы презентации, ее смысловые блоки, а также связи между ними, при этом использование визуальных образов поможет на втором этапе при оформлении презентации.

Ментальная карта (mindmap, майнд-мэп, интеллект-карта) — удобная и эффективная техника визуализации мышления и альтернативной записи.

Автор метода ментальных карт – Тони Бьюзан. Т.Бьюзан предлагает делать записи в виде живых, биоморфных, похожих на лианы, рисунков – вместо скучных конспектов со списками, таблицами и схемами. Главная тема помещается в центре, от нее ответвляются ветки с ключевыми словами. Чем более ярким и необычным получится рисунок, тем он лучше запомнится.

Технология ментальных карт на сегодняшний день является одной из самых инновационных и эффективных методик работы с информацией. Преимущества ментальной карты перед текстовым конспектированием неоспоримы: это и лёгкость выполнения, и психологический комфорт, и более высокий уровень запоминания и усвоения новых знаний. Но самое главное отличие ментальных карт состоит в том, что эта методика позволяет задействовать работу обоих полушарий головного мозга и тем самым синхронизировать их деятельность. Именно развитие мышления, перевод работы мозга на кардинально более высокий уровень делает использование ментальных карт актуальным и необходимым.

Задачи использования ментальных карт:

1) Конспектирование – ментальная карта при грамотном использовании может стать гораздо более удобным и наглядным конспектом, нежели традиционный текстовый. Облегчить фиксацию информации – главная задача карты.

2) Генерация идей – подразумевает непосредственное творчество ученика прямо в процессе создания карты.

3) Классификация – подготовка информации к выполнению определённой задачи (запоминание, выступление, доклад, презентация и т.д.).

Основные принципы ментальной карты:

1. Вместо записи всего подряд выделяются наиболее характерные, яркие, запоминаемые, «говорящие» слова.

2. Вместо традиционной линейной записи информации используется радиантное (radiant – излучающий свет). Это означает, что главную идею (тему) помещают в центр листа. Благодаря чему внимание сфокусировано именно на главном.

3. Ключевые слова помещаются на ветвях, расходящихся от центральной темы. Очень важно подкреплять ключевые слова рисунками или символами.

ПОДРОБНЕЕ О МЕНТАЛЬНЫХ КАРТАХ МОЖНО ПРОЧИТАТЬ ЗДЕСЬ:

http://kolesnik.ru/2005/mindmapping/

Планирование презентации стоит начать с выработки представлений об аудитории, которой ваша презентация адресована. Ориентируйтесь на интересы своих слушателей и их потребности, попытайтесь встроить учитывать их в достижении собственных целей. Такое согласование изначально определит содержательные акценты в презентации и форму изложения материала.

Не бойтесь протестировать свои идеи на представителях целевой аудитории. Внимательно проанализируйте полученный отклик, чтобы скорректировать содержание, структуру и форму будущей презентации.

Не забывайте принцип: «Вбрасывание идей ––> Обсуждение ––> Корректировка».

Секрет: Одно и то же слово, понятие, бизнес-термин (даже, казалось бы, общепринятый) могут наполняться докладчиком и слушателем разными (а иногда – противоположными!) смыслами. Постарайтесь говорить со своей аудиторией на одном языке, для этого проведите согласование основных терминов и понятий. Форма такого согласования может быть разной: прямой диалог (элемент интерактива), словарик, представленный на слайде или в раздаточном материале.

Рекомендуем придерживаться универсальной структуры любой презентации, которую можно визуализировать в форме открытой ладони:

1. «Большой палец / Вступление» – вводная часть.

2. «Указательный палец / Постановка проблемы» – ориентирует слушателей и подготавливает их к восприятию основного содержания.

3. «Средний палец / Основная часть» – содержит главные идеи вашего выступления.

4. «Безымянный палец / Резюме» – подводит итог сказанному.

5. «Мизинец / Завершение» – заканчивает презентацию.

Напомним, что в середину «нашей ладошки» следует поместить ваших слушателей – к ним мы все время должны возвращаться, заполняя каждый раздел «палец». Именно это позволит превратить «ладонь в кулак» и нанести точный удар – достигнуть цели презентации.

Секрет: при планировании структуры презентации старайтесь удержать все пять разделов. Однако их размер и наполненность могут меняться в зависимости от ваших целей и особенности аудитории.

Начало презентации можно построить по стандартной схеме.

Во-первых, подобрать адекватное приветствие, обращение к слушателям (уважаемые коллеги, дорогие друзья, добрый день, товарищи и др.).

Во-вторых, следует указать более широкий контекст, в который вписана презентация (в рамках нашего обсуждения…, присоединяясь к дискуссии о…, позвольте представить вам…, предлагаю вашему вниманию…).

В-третьих, четко обозначьте формат и тему вашего выступления (годовой отчет, презентация нового продукта, знакомство с компанией и др.).

В-четвертых, представьтесь аудитории, сообщив имя, фамилию, и ту роль, которую вы играете в данной ситуации. При необходимости знакомство с аудиторией можно провести в самом начале после приветственных слов.

Секрет: выучите наизусть несколько стандартных вступлений для разных ситуаций. Такие «штампы», «домашние заготовки», которые вы сможете произнести «на автомате», помогут справиться со страхом публичного выступления и преодолеть неизбежное волнение.

Задача второго раздела – подготовить аудиторию к восприятию основного содержания.

Мы рекомендуем остановиться на трех моментах.

1. Сориентировать слушателей: где находится ваше выступление в море информации по заявленной теме? Также можно сообщить о внутренней структуре презентации.

2. Затем следует отчертить содержательный круг презентации: какие основные идеи вы хотите донести? Поясните свою тему, сделайте акцент на тех проблемах и вопросах, которые вы поднимаете.

3. Укажите на формат презентации: в какой форме вы преподнесете важную информацию? Это подготовит слушателей не только к восприятию смыслов, но и адаптирует к форме подачи информации.

В основной части, прежде всего, выделите главные идеи, положения, которые вы хотите представить аудитории. Тезисно сформулируйте их, проверьте на соответствия вашим целям и интересам аудитории.

Не перегружайте презентацию «смыслом». Составьте список своих тезисов, ранжируйте их по важности, близкие по смыслу объединяйте в укрупненные группы. После этого проведите отбор основных идей.

Секрет: Оптимальное количество тезисов – 3, в некоторых случаях их можно сократить до 1-2 или увеличить до 5. Не бойтесь отказаться от лишнего, пределы восприятия ваших слушателей ограничены.

Для изложения информации в основной части можно использовать модульную систему построения текста вашего доклада.

Она включает работу с тремя модульными элементами (блоками):

1. Идея, лаконично сформулированная в тезисе.

2. Раскрытие содержания этой идеи – пояснение тезиса, комментарий и др.

3. Пример.

Модули можно собирать в любой последовательности, не ограничивая себя в количестве используемых элементов.

Например, начните с тезиса, поясните его, приведите пример.

Или откройте презентацию описанием конкретной ситуации, задайте идею для ее оценки, проведите анализ ситуации, в конце повторите тезис, но уже в форме вывода.

Или столкните два противоположных тезиса, для каждого приведите аргументы, доводы и примеры.

Количество таких комбинаций не ограничено и многообразно.

Четвертый раздел должен подвести черту под выступлением, сформулируйте основные выводы по своей презентации.

Они должны быть очень лаконичными и не содержать новых смыслов. Ваша задача напомнить аудитории свои основные идеи, а не сообщить ей новую информацию.

Секрет: в выводах сделайте акцент либо на выгодах, получаемых вашими слушателями, либо побуждайте их к желательным действиям.

Последняя часть должна выступить в роли красивого финала. Здесь следует обозначить, что презентация закончена, еще раз представиться. В случае необходимости организовать обсуждение, ответы на вопросы, дискуссию и др.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ И ОТРАБОТКИ НАВЫКОВ

по разделу «Правильное планирование»

Вопросы для самоконтроля

1. Перечислите основные этапы подготовки презентации. В чем состоит задача этапа планирования?

2. Назовите ключевые факторы успешной презентации? Почему при планировании презентации важно применить клиентоориентированный подход (учитывать потребности и интересы слушателей)?

3. Как структурировать содержание презентации?

4. Как использовать модульную систему изложения смысловых единиц?

Дата добавления: 2014-11-29