Работа с табличным процессором Microsoft Exсel

Общие сведения о табличном процессоре Excel

Табличными процессорами называют пакеты программ, предназначенные для со­здания электронных таблиц и манипулирования их данными. Наиболее известный и используемый – табличный процессор Microsoft Excel.

При создании таблиц Excel предоставляет пользователю множество возможностей, одни из которых:

• В ячейках таблиц могут быть использованы сложные формулы, содержащие в сво­ем составе встроенные функции различного назначения (математические, финан­совые, статистические, инженерные и т. д.). По формулам вычисляются результи­рующие значения, зависящие от содержимого других ячеек таблицы.

• Организовывать связи нескольких таблиц: значения ячеек одной таблицы могут фор­мироваться на основе данных из других таблиц, причем изменение данных в исход­ных таблицах автоматически влияет на конечные результаты в итоговой таблице.

• Создавать так называемые сводные таблицы — интерактивные таблицы, обеспечи­вающие удобный анализ больших массивов данных.

• Применять к таблицам, оформленным в виде списков (баз данных), операции сор­тировки, вычисления промежуточных итогов и фильтрации данных.

• Использовать сценарии — поименованные массивы исходных данных, по которым формируются конечные итоговые значения в одной и той же таблице. Имея не­сколько таких массивов данных, можно быстро получить несколько вариантов ко­нечных результатов.

• Защищать данные от изменения посторонними лицами. Защитить можно одну или несколько ячеек, всю таблицу или рабочую книгу. Могут быть использованы воз­можные комбинации уровней защиты.

• Применять механизм авто заполнения, при котором в несколько ячеек таблицы мо­жет быть быстро введено одно и тоже значение или несколько разных значений, за­ранее подготовленных и сохраненных в виде рядов данных. Каждый член ряда вво­дится в одну ячейку таблицы, Последовательный ввод данных в ячейки может осуществляться, начиная с любого члена ряда в прямом или обратном направлении.

Табличный процессор Excel поддерживает также общие функциональные возмож­ности текстовых процессоров, такие как использование макросов, построение диаграмм, авто замена и проверка орфографии, использование стилей, шаблонов, авто форматирование данных, обмен данными с другими приложениями, наличие развитой справочной системы, печать с настройкой параметров и другие сервисные возможности.

Табличный процессор Excel целесообразно использовать для создания таблиц в слу­чаях, когда предполагаются сложные расчеты, сортировка, фильтрация, статистический анализ массивов, построение на их основе диаграмм.

Одними из ключевых понятий в Exсel являются понятия: «рабочая книга», «лист», «ячейка». Рабочая книга является основным документом Excel. Она хранится в файле с произволь­ным именем и расширением xls. При создании или открытии рабочей книги ее содержимое представлено в отдельном окне. Каждая книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов.

Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Лист состоит из 256 столбцов и 16384 строк. В зависимости от формы представления данных в Excel различают листы следующих типов:

· листы таблиц, в которых создаются и обрабатываются таблицы;

· листы диаграмм, предназначенные для размещения диаграмм;

· листы макросов, в которых хранятся макрокоманды автоматизации процесса обработ­ки таблиц.

По умолчанию рабочую книгу составляют 16 листов с именами ЛИСТ 1 — ЛИСТ 16. Excel позволяет увеличивать и уменьшать количество листов в книге и выполнять их переименование. Как правило, на одном листе создается одна таблица.

Ячейка является структурной наименьшей единицей для размещения данных внут­ри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных Excel автома­тически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. По своему содержимому ячейки делятся на исходные (влияющие) и зависимые. В последних записаны формулы, которые имеют ссылки на другие ячейки таблицы. Следовательно, значения зависимых ячеек определяются содержимым дру­гих (влияющих) ячеек таблицы. Ячейка, выбранная с помощью указателя, называется активной или текущей ячейкой. Чтобы изменить высоту или ширину одной ячейки в таблице, нужно изменить высоту строки или ширину столбца, соответственно.

Адрес ячейки предназначен для определения местонахождения ячейки в таблице. Существует два способа записи адресов ячеек:

1. Указанием буквы столбца и номера строки таблицы, перед которыми может запи­сываться знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например С5, J$1, $К$3 и т. д. Этот способ используется в Excel но умолчанию и называется стилем «А1».

2. Указанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и С, соответ­ственно. Номера строк и столбцов могут заключаться в квадратные скобки, которые указывают на относительную адресацию. Например, R5C3 — адрес ячейки, стоящей па пересечении 5-й строки с 3-м столбцом (равнозначно адресу С5 при первом спо­собе записи), R[1]C4, R3C[7], R[5]C[11] и т. д. Такой способ записи адресов называ­ется стилем «R1C1» и выбирается настройкой параметров функционирования Excel.

Формула — это математическая запись вычислений, производимых над данными таб­лицы. Формула начинается со знака равенства или математического оператора и запи­сывается в ячейку таблицы. Результатом выполнения формулы является вычисленное значение. Это значение автоматически записывается в ячейку, в которой находится фор­мула. Пример записи формулы: = А$1+100+ВЗ.

Стиль представляет собой набор параметров форматирования, применяемых к выде­ленным ячейкам при указании имени стиля.

Список — это специальным образом оформленная таблица, с которой можно рабо­тать как с базой данных. В такой таблице каждый столбец представляет собой поле, а каждая строка — запись файла базы данных.

Автозамена и автозаполнение содержимого ячеек

Автозамена содержимого ячеек предназначена для исправления орфографических ошибок непосредственно при вводе, а также для ускорения ввода часто используемых фрагментов текста. Например, если пользователь вместо слова «Время» часто по не­внимательности вводит «Вермя», то использование автозамены приводит к автомати­ческому исправлению ошибки. Можно задать также, чтобы Excel интерпретировал пос­ледовательность символов (например, «л/с»), как целое предложение (например, «лич­ный состав 256 учебной группы») и всякий раз при вводе указанной последовательности символов выполнял соответствующую замену

В отличие от автозамены, автозаполнение имеет целью быстрое заполнение несколь­ких ячеек одинаковым начальным значением или несколькими разными значениями из заранее созданных (существующих) рядов данных.

Ряды данных, используемые при автозаполпении ячеек, делят на встроенные и пользовательские. Пользовательские ряды, в отличие от встроенных, можно удалять или изменять после их создания. Такие ряды могут содержать не более 2000 символов. От­дельный элемент ряда не может превышать 80 символов.

Цель лабораторной работы: приобрести навыки работы в Microsoft Exсel.

Составить таблицу из одного столбца и 10 строчек, заполненной методом автозаполнения (арифметическая прогрессия) с шагом +2, начальное значение – 10. Вычислить вторую таблицу по формуле (а_i+15)*26, где а – значение строчки i-той строчки первой таблицы сооветственно. Озаглавить первую таблицу «исходные значения», вторую – «рассчитанные значения», присвоить им полужирный стиль. Создать автозамену сочетания «ст-я» на слово «стадия».

Дата добавления: 2014-11-29