Процесс участия туристской фирмы в работе выставки

Участие туристской фирмы в работе выставок можно условно подразделить на ряд взаимосвязанных и взаимообусловленных этапов:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях.

2. Определение целей участия фирмы в выставочных мероприятиях.

3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.

4. Подготовительно-организационный период.

5. Работа в ходе функционирования выставки.

6. Анализ итогов участия фирмы в работе выставки.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях уже само по себе свидетельствует о достижении туристскойфирмой, определенного уровня в своей сфере деятельности. Этосвязано прежде всего с тем, что выставка является местом демонстрациипередового опыта. Она вряд ли поможет фирме, предлагающейустаревшие туристские продукты невысокого качества. В то же времяучастие в работе выставки требует вложения значительных средств,что может позволить себе далеко не каждое туристское предприятие.

Выставочная деятельность должна быть четко определена необходимостью достижения основных маркетинговых целей туристского предприятия. В качестве таковых могут быть:

•представление фирмы и ее продуктов;

•изучение рынков сбыта;

•поиск новых рынков;

•расширение числа клиентов;

•внедрение нового продукта на рынок;

•определение возможного спроса на новый продукт;

•поиск новых деловых партнеров;

•изучение предложения конкурентов;

•позиционирование своих продуктов относительно конкурентов;

•формирование благоприятного имиджа фирмы;

•непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения желаемого результата необходимо параллельно с определением целей установить и параметры каждой из них в отдельности, а именно:

•содержание (например, простое ознакомление или непосредственное заключение контракта);

•масштабы (желаемая степень ее реализации, к примеру, увеличение контактов с новыми посетителями на 25 % по сравнению с предыдущим участием);

•продолжительность действия (период, в течение которого цель должна быть достигнута).

Подобное уточнение каждой цели помогает конкретизировать средства ее достижения, а также облегчает контроль результатов участия туристской фирмы в выставке.

Для достижения указанных и других возможных целей определяющим является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма. Сделать же этот выбор непросто хотя бы потому, что ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий. Эффективному решению данного вопроса способствует тщательный анализ с точки зрения интересов и возможностей туристского предприятия следующих обстоятельств:

•времени и места проведения выставки;

•авторитета выставки;

•численного и качественного состава участников и посетителей;

•уровня деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке. При этом необходимо учитывать возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных;

•возможности предоставления выставочных площадей и услуг;

•условий участия в выставке;

•разработки чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучения соответствия затрат возможностям фирмы.

Анализ данных обстоятельств подводит к окончательному решению вопроса, участие в какой из выставок наиболее эффективно для достижения поставленных целей.

Предприятие может принимать участие в ярмарках и выставках и прочих подобных мероприятиях различными способами: внутри страны или за рубежом, в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, коллективный национальный стенд). От способа участия зависят методы подготовки, организации, бюджет расходов, а часто и конечный результат.

Опыт свидетельствует, что на зарубежных выставках и ярмарках наиболее эффективна работа на коллективных национальных стендах, которые максимально привлекают потенциальных партнеров и клиентов. Рациональнее работать с устроителями единых экспозиций, которые берут на себя переговоры с организаторами, получение информационных материалов предварительных каталогов и т.д.

На большинстве выставок минимальная площадь стенда составляет 9-12 м², а для полноценной работы бывает достаточно и 4-6 м², которые можно заказать только на коллективном стенде. При этом фирма-консолидатор берет на себя риск и затраты на организацию предоплаты выставочной площади, освобождая от этого фирмы-экспоненты. Немаловажно и то, что выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне выставки. Поэтому участники коллективного стенда не затрачивают дополнительных усилий на подготовительную работу.

Несмотря на серьезные преимущества коллективного участия в выставках, для конкретной туристской фирмы оно имеет ряд отрицательных аспектов, основными из которых являются:

•недостаточное проявление индивидуальности экспонента;

•ослабление чувства ответственности (неполная подготовка);

•расслабляющее воздействие на развитие инициатив по самостоятельному участию в будущем;

•недостаточное накопление организационного опыта по участию в выставочных мероприятиях.

Тем не менее, независимо от положительных и отрицательных моментов, не подлежит сомнению существенный вклад коллективных национальных стендов (при условии их профессиональной организации) в продвижение национального туристского продукта и в поднятие имиджа страны.

После того как сделан выбор в пользу конкретной выставки, начинается подготовительно-организационный период. В первую очередь туристская фирма подает соответствующую заявку, чем информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов:

•разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

•составление перечня выставляемых продуктов;

•отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);

•разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

•выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

•определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

•подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

•разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

•заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения указанных вопросов становится возможным разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15 — 30 % всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации. Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке выглядит примерно следующим образом (табл. 9.2).

Таблица 9.2

Дата добавления: 2014-11-29