Організація виконання (реалізація) управлінського рішення

Поняття "організація", що дуже важливе не тільки в контексті даної теми, але й в науці управління взагалі, застосовується в двох основних значеннях: організація як стан керованого об’єкта (системи) і організація як функція управління, або, що одне і те саме, елемент (стадія, етап) управлінського циклу.

У першому значенні організація – це упорядкований стан керованої системи, її структура. Саме це мають на увазі, коли кажуть, наприклад, про державні або громадські організації. В цьому смислі організаціями є і держава, і державні органи будь-якого призначення і рівня, в тому числі й органи внутрішніх справ. Момент стабільності, притаманний організації в такому розумінні, дозволяє за допомогою організаційних схем дослідити структуру державних органів та здійснити пошук найбільш перспективних шляхів її удосконалення.

На відміну від цього, організація, що розуміється як функція управління, передбачає вже не стабільність, а динамічність. У цьому смислі організація – це діяльність. Організація як діяльність, у свою чергу, має два аспекти: це, по-перше, діяльність щодо побудови та вдосконалення структури будь-якої соціальної системи, і, по-друге, діяльність щодо втілення в життя управлінських рішень. Другий аспект може бути охарактеризований як складова частина процессу управління (управлінського циклу).

Крім того, поняття "організація" застосовується як рівнозначне поняттю "управління". Це обумовлено не тільки тим, що організація виконання управлінського рішення є центральним робочим елементом управлінського циклу, але й тим, що організаційні моменти буквально пронизують усю діяльність щодо управління. Навіть висунення управлінських гіпотез підчас необхідно організовувати, не кажучи вже про збирання інформації, контроль та облік. Тому прийнято вважати, що само управління потребує організації. Але при цьому слід розрізняти ці поняття, маючи на увазі, що перше, тобто управління, ширше за друге і включає його до свого складу.

За комплексом підготовки та прийняття управлінського рішення йде організація його виконання. Це основний робочий етап процесу управління. Він, як правило, один з найбільш трудомістких. Саме на даному етапі здійснюються управлінської операції, що повинні завершитись досягненням поставлених цілей.

Організація виконання управлінського рішення включає стадії:

1. З’ясування управлінського рішення (організатором його виконання). Це дуже важлива стадія, оскільки навіть цілком обґрунтоване і реалістичне рішення не може бути реалізоване або виконане повністю внаслідок того, що не було правильно зрозуміло виконавцем.

Вивчення рішення починається, як правило, із з’ясування основної ідеї, яку бажає довести до виконавців суб’єкт управління (керівник). Для того, щоб з’ясувати зміст рішення простого ознайомлення недостатньо, потрібне організаційне, кваліфіковане його вивчення.

Як правило, у ході з’ясування виникають питання, на які відповіді повинен дати лише керівник. Інколи виникає потреба у виконавців додатково отримувати відповідну літературу, використати допомогу компетентних осіб (експертів, науковців тощо).

2. Розв’язання питання про наявність або створення необхідних організаційних передумов. Це може включати цілий ряд організаційних заходів, що забезпечували б виконання рішення. Одним з таких передумов може бути створення робочої групи, визначення відповідального за виконанням тощо.

3. Деталізація управлінського рішення. Під час виконання управлінського рішення, особливо складного, часто виникає потреба у деталізації, яка полягає у розділенні завдання на кілька складових частин та встановлення зв’язків між ними. Практично це полягає у тому, що кожний структурний підрозділ отримує певну частину завдання, доводить його до конкретного виконавця із зазначенням строків виконання. Складність деталізації, окрім іншого, полягає і у тому, щоб уникнути дублювання та виявити питання, що не знайшли свого чіткого відображення у загальному рішенні.

4. Добір і розстановка виконавців на основі їх посадової обізнаності і компетентності. Розв’язуючи це завдання, керівник розглядає і враховує комплекс організаційних, кадрових, педагогічних та психологічних факторів. Тут проявляється вміння керівника працювати з підлеглими.

5. Доведення рішення до безпосередніх виконавців, їх інструктаж та навчання. Це завдання за певних умов може частково здійснюватись і на I стадії. Інструктаж проводиться у певний, чітко визначений керівником час, щоб не змішувати поточні справи. Здійснюється безпосереднім керівником, який володіє специфікою виконання службових завдань та індивідуальними особливостями підлеглих. Інструктаж доцільно доповнити навчанням виконавців, особливо у частині знань нормативних матеріалів, з метою отримання додаткових умінь та навичок. Залежно від ситуації, інструктаж супроводжується виясненням, наскільки виконавці оволоділи особливостями завдання та з’ясували суть управлінського рішення.

6. Забезпечення діяльності виконавців (правове, організаційне, кадрове, психологічне, матеріальне, технічне, фінансове). На цій стадії створюються умови виконавцям для ефективної діяльності.

Правове забезпечення полягає у наданні виконавцям необхідних прав (виданням розпоряджень, наказів тощо), які б надали можливість виконати завдання.

Організаційне забезпечення охоплює планування виконання рішення, визначення проміжних етапів його реалізації, а також форми і обсяги поточного контролю. Вирішуються питання, пов’язані з режимом роботи, розподілам часу та зусиль виконавців. Разом з тим їх ініціатива не повинна бути скованою і заорганізованою. Тут рекомендується застосовувати два методи: “ведення” або “стеження”, що залежать від рівня самостійності та компетентності виконавців.

Кадрове забезпечення. Кожен орган ДПСУ має певний кадровий склад, обмежений штатним розписом. Це обмежує можливість вибору спеціалістів, необхідних для виконання рішень. Керівник вищого рівня може надати кадрову допомогу маневру чи прикомандируванням до робочої групи фахівців, які є у його розпорядженні.

Психологічне забезпечення – це прямий обов’язок керівників всіх рівнів, задіяних на виконанні рішення. Роз’яснюється виконавцям політичний і соціальний зміст управлінського рішення, проводиться робота з формування дисциплінованості та відповідальності за доручену справу.

Для прищеплювання навичок дій у незвичних умовах, стресових та екстремальних ситуаціях, здійснюються цілеспрямовані заходи з психологічної підготовки працівників тощо.

Матеріальне, технічне, фінансове забезпечення – є об’єктивною передумовою виконання органами внутрішніх справ своїх завдань і кожного управлінського розпорядження. Питання розв’язуються кожним керівником щодо підлеглих, безпосередньо йому підпорядкованих і в межах компетенції та ресурсних можливостей. Це вимагає від керівника знання матеріальних, технічних і фінансових засобів очолюваної ним управлінської структури.

7. Організація взаємодії між виконавцями та координація їх зусиль. Набирає важливого значення, коли у виконанні рішення беруть участь декілька підрозділів або виконавців. Окремі частини завдання можуть виконуватись паралельно або послідовно, можливе часткове використання результатів на певних етапах, досягнутих іншими підрозділами. Взаємодія насамперед досягається чітким визначенням прав і обов’язків діючих сторін, розмежовуванням відповідальності, термінів та форм виконання завдань. Важливе значення мають особисті контакти між керівниками взаємодіючих сторін.

Взаємодія може набирати наступних форм:

- взаємний обмін інформацією;

- спільне проведення нарад, інструктажів, занять;

- підготовка та видання спільних рішень;

- практична діяльність з подання взаємодопомоги;

- спільне здійснення контролю та загальне підбивання підсумків роботи.

8. Контроль за діяльністю виконавців та облік результатів роботи. На цій стадії отримується оперативна інформація про режим функціонування систем управління, про ефективність зусиль та дозволяє намітити заходи для коригування ходу виконання завдань.

9. Коригування управлінського рішення та регулювання системи управління. Це стадія внесення уточнень та змін в управлінські рішення, що були прийняті раніше. Потреба у цьому може обумовлена різними факторами: суб’єкти соціального управління не завжди мають повну інформацію про всі фактори, які впливають на функціонування певної системи. Тому управлінське рішення може мати припущення або твердження, що не підтверджуються практикою. Практика свідчить, що навіть цілком обґрунтоване в момент прийняття рішення з плином часу вимагає уточнень, доповнень тощо (зміна обстановки, законодавства, політичної, економічної ситуації).

Регулювання системи управління полягає у так званому поточному розпорядництві, під час якого суб’єкт управління оперативно втручається у діяльність підлеглих йому систем та окремих виконавців з метою зміни потоків управлінської інформації. Відмінність терміну регулювання та корегування доволі умовна.

10. Підбивання підсумків виконання рішення. (Діагноз нового стану системи та керованого об’єкта). Організаційна робота завершується після виконання завдання. Ефективність діяльності виконавців визначається шляхом оцінки:

суб’єктом управління вищого рівня - ступеня досягнення цілей загального управлінського рішення;

керівником органу-виконавця - якості і термінів здійснення розпоряджень, відданих ним у плані конкретизації загального рішення;

особою, що керувала безпосередніми виконавцями – оперативності та професійної майстерності виконання завдань конкретними працівниками;

Якщо внаслідок цього встановлено, що мета досягнута, завдання виконане та система перейшла у новий стан, суб’єкт управління повинен знову здійснити оцінку її можливостей, виявити та сформувати проблеми, які слід розв’язати. Тобто один управлінський цикл завершується і без паузи переходить в інший. Цей процес відбувається безперервно. Слід мати на увазі, що в системі ДПА України одночасно здійснюється безліч управлінських циклів. Вони, як правило, різноспрямовані, проте, деякі з них можуть мати спільні елементи.

Всі стадії управління, як процесу, звичайно розмежовуються умовно з навчальною метою, і кількість їх за потребою або бажанням можна збільшувати або зменшувати за рахунок розподілу стадії на більш дрібні або об’єднання у більш великі.

Теорія управління вважає управлінську роботу центральною ланкою у практичній діяльності. Яким би чудовим не було управлінське рішення, воно неминуче залишиться лише в образі намірів, якщо не доповнювати його цілеспрямованою діяльністю, спрямованою на досягнення мети.

Дата добавления: 2014-11-29