Правила оформлення реквізитів

НУМЕРАЦІЯ СТОРІНОК

У документах, які оформляють на двох і більше аркушах паперу, другий та наступний за ним аркуші нумерують.

Якщо документ розміщують з одного боку аркуша, то номери проставляють посередині верхнього берега аркуша на відстані не менше 10мм від верхнього краю арабськими цифрами без слова “сторінка” і пунктирних знаків (неправильно -5-, 10., 12 с.).

Рис. 1. Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка.

Рис. 2. Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка.

Якщо текст друкують з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначають у правому верхньому, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Службові документи виготовляють і розмножують на папері визначеного формату та розміру. Споживчі формати паперу затвер­джено ДЕСТ 9327-60.

Усі формати поділяються на три ряди А, В, С. Ряд А – основний, В та С додаткові. Основний ряд призначений для виготовлення друкарського папе­ру, додатковий – для виробів з паперу: конвертів, папок, швидкозшивачів, обкладинок, карток тощо. Кожен ряд, у свою чергу, поділя­ється на класи, які визначають розмір формату паперу. У ряду А, наприклад, 13 класів. Кожен окремий формат позначається літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо), а розмір його визначається в міліметрах. Вихідний формат дорівнює одному квадратному метру. Кожний наступний формат отримують шляхом поділу попереднього наполовину. Останній формат А13 майже дорівнює розміру пошто­вої марки. Для оформлення документів на бланку найчастіше викорис­товують формат А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

1.5.1. Документи на бланках. Бланк – це аркуш паперу з відтворени­ми на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 1 вересня 2003 року, встановлено такі види бланків: а) бланк для службових листів; б) загальний для інших видів документів системи ОРД (без зазначення у бланку назви документа); в) бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа. Для конкретних видів документів допускається виготовлення бланків, якщо їх видають понад 200 на рік. Найпоширенішими є бланки довідок, актів, наказів, протоколів тощо. Бланки,як правило, виготовляють друкарським способом, але за меншої кількості послуговуються штемпелем. Як було зазначено, до реквізитів бланка належать: державний герб, емблема організації чи підприємства, їх код, назва міністерства чи відомства, назва закладу, організації чи підприємства, індекс підприємства зв’язку, поштова або телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, номер рахунка в банку (для листів), графічні відмітки для дати та індексу, місце знаходження або видання тощо.

Бланки друкують на білому папері високої якості фарбами насичених тонів, що дає змогу тиражувати документи за допомогою розмножувальної техніки. Реквізити друкують українською мовою. Установи, що листуються з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: українською (ліворуч) та іноземною (праворуч).

Обмежувальні помітки для полів та інших реквізитів наносять у вигляді кутиків.

1.5.2. Назва виду документа. Її розміщують зліва (якщо бланк має кутове розміщення реквізитів) або посередині і друкують великими літерами (ПРОТОКОЛ, НАКАЗ, ДОВІДКА, ДОПОВІДНА ЗАПИСКА тощо). Назва має відповідати переліку форм, що їх використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. Є в усіх документах, окрім листів.

1.5.3. Документ датують днем його створення або затвердження. Найраціональнішим способом оформлення дати є цифровий – групи арабських цифр (вісім) на позначення дня, місяця, року, розділених крапками (05.04.2009) або на певній віддалі без крапок (22 12 2009). При цьому якщо числа однозначні, то перед ними слід ставити нулі.

Словесно-цифровий спосіб оформлення дати (наприклад: 19 березня 2009 р., в середині тексту 20 лютого 2009 року) використовують в основному в документах, які містять повідомлення фінансового характеру, актах, протоколах, наказах, автобіографії та резюме.

Стандарт дозволяє також спочатку вказувати рік, потім місяць і день місяця: 2009.01.29.

Дату проставляють:

1. У лівому верхньому кутку разом з індексом, якщо документ виготовляють на бланку.

2. Нижче від тексту поряд з підписом (дата – ліворуч, підпис – праворуч), якщо документ складається не на бланку.

1.5.4. Індекс складається з таких частин: індекс структурного підрозділу, індекс тематичного комплексу (справа) та порядкового номера вихідного документа. Наприклад: до реєстраційного індексу 6-10/216 входить:

6 – індекс структурного підрозділу; 10 – індекс (номер справи (тематичного комплексу); 216 – порядковий номер вихідного документа.

1.5.5. Реквізит“ посилання на індекс і дату вхідного документа ” повинен мати дату та індекс, вказані в документі організацією, що склала або видала документ, на який дається відповідь.

1.5.6. Гриф обмеження доступу до документа розміщується в заголовковій частині вище від реквізиту "адресат" або "гриф затвердження". На документах, які мають несекретні повідомлення обмежено­го розповсюдження, ставиться гриф "Для службового користування".

1.5.7. Адреса. Адреса проставляють на багатьох документах: листах, доповідних записках, довідках, повідомленнях та ін. Ос­новні правила адресування такі: документи адресуються закладу, його структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Наз­ва закладу та його структурної частини вказується в називному від­мінку. Можна адресувати документи конкретній посадовій особі. То­ді назва організації чи її структурного підрозділу подається у на­зивному відмінку, а посада і прізвище – у давальному.

Наприклад:

Міністерство зв'язку України

Начальникові відділу збуту

Петренку П.А.

Якщо документ адресують керівникові організації, то назва ор­ганізації повинна входити до складу назви посади адресата, наприклад:

Директорові школи № 111

Прокопишаку А.С.

До складу реквізиту "адресат" може входити і поштова адре­са, яка оформляється відповідно до "Поштових правил Міністерства зв’язку України". Необхідно вказати індекс, країну, область, міс­то, номер поштового відділення, вулицю, номер будинку.

Наприклад:

Начальникові промислового

об’єднання „Азот”

Коваленку О.Б.

пл. Л. Толстого, 3,

м. Київ-8, 03008

Адресу не зазначають на документах, які відсилають уря­довим органам або установам підвідомчої системи.

На документі не повинно бути більш ніж чотири адреси, якщо ж їх більше, то складають список розсилання і на кожному примірнику документа вказують лише одну адресу. Слово "Копія" перед другою, третьою та четвертою адресою не друкують.

У порядку адресування поштових відправлень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адресу одержувача (адресата) зазначають у правому нижньому куті конверта в такій послідовності:

1) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організацій – найменування підприємства, організації, установи);

2) вулиця, номер будинку, квартири;

3) населений пункт; номер відділення зв’язку;

4) район і область (у разі потреби).

Наприклад:

І.П. Йосипенкові

вул. Січових стрільців, 20, кв. 47,

м. Івано-Франківськ-16

04016

Адресу відправника (адресанта) пишуть у лівому верхньому куті конверта, наприклад:

П.С.Василів

вул. Володимира Великого, 18, кв. 40,

Львів-59,

79059

На поштових відправленнях, адресованих „До запитання”, на абонентну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, прізвище, ім’я та по батькові зазначають повністю.

Дешко Христині Мар’янівні

с. Ставчани,

Пустомитівський р-н,

Львівська обл., 81036

Скорочення дозволяються лише в словах типу місто (м.), селище міського типу (смт.), село (с.), область (обл.), район (р-н), проспект (просп.), квартира (кв.), будинок (буд.) тощо.

1.5.8. Гриф затвердження повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади особи, яка затверджує документ (включаючи назву організації, якщо вона не входить до складу реквізитів бланка), особистого підпису, його розшифрування та дати, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Виробничого ремонтно-

експлуатаційного об'єднання

(особистий підпис)

24.04.2009 І.С.Возняк

Якщо документ затверджується постановою (ухвалою), рішенням або наказом, гриф затвердження оформляють так:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора коледжу

від 15.10.2009

1.5.9. Заголовок до тексту складається до документа формату А4 (210×297) незалежно від його призначення.

Заголовок повинен бути максимально коротким, недвозначним і несуперечливим. Він має точно відповідати змістові документа або його частини. Складач документа формулює заголовок за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання “Про що?”, наприклад, “Про зміну...”, “Про відділення...”, “Про відміну...”.

“Про затвердження переліку будівельних робіт

у таборі відпочинку “Маяк”

Заголовок не проставляють на телеграмах, телефонограмах, повідомленнях і на документах, текст яких друкують на папері формату А5 (148/210 мм). Заголовок розміщують у лівому верхньому кутку бланка і друкують через один інтервал, його можна виділити графічно. В одному рядку заголовка повинно бути не більше 28 знаків. Якщо заголовок займає понад п'ять рядків, то його продовжують до правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

1.5.10. Текст документа має чітко та переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи. Текстом називаємо сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Його оформляють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або у вигляді поєднання цих форм.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначають причину написання документа; в основній частині викладають суть питання, наводять докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали; у закінченні вказують мету, заради якої складено документ.

Текст документа, що складається із самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні компоненти, – складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування елементів.

Текст можна поділяти на складові частини (рубрики), розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. У ділових паперах співіснує дві системи рубрикації – традиційна і нова.

Традиційна базується на використанні знаків різних типів – римських і арабських цифр, великих і малих літер, поєднуваних з абзацними відступами:

А Б В Г Д... – розділи

I II III IV V... – підрозділи

1) 2) 3) 4) 5)... – пункти

1. 2. 3. 4. 5.... – пункти

а) б) в) г)... – підпункти

Нову систему рубрикації широко використовують у науковій, науково-технічній літературі, а також у діловодстві (ДЕСТ 1.5-68).

Вона базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Номер кожної складової частини охоплює всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Номер розділу складається з одного числа: 1, 2, 3 і т.д. Номер підрозділу складається з номера розділу та номера підрозділу, відок­ремлених крапками: 1. 1.; 1. 2. тощо. Номер пункту – з номера розділу, номера підрозділу та номера пункту, відокремлених крапкою: 1.1.1.; 1.1.2. тощо. За дрібнішого поділу зберігається такий самий принцип нумерації, наприклад: '

1. Розділ.

1.1. Підрозділ (перший підрозділ першого розділу).

1.1.2.Пункт (другий пункт першого підрозділу першого розділу).

1.1.2.2. Підпункт(другий підпункт другого пункту першого підрозділу першого розділу).

Абзаци всередині пунктів і підпунктів не нумерують. Сприйняття тексту залежить від грамотності рубрикації, яка підтримується відповідною системою розділових знаків. Основні пунктуаційні прави­ла перелічувальних конструкцій такі:

1. Після рубрик переліку, якщо вони нескладні за будовою, ставимо кому, якщо ж ускладнені однорідними членами, зворотами та іншим, ставимо крапку з комою.

2. У кінці рубрик переліку, коли вони досить поширені і кожна з них є закінченим реченням, ставлять крапку. Якщо окремі рубрики тек­сту закінчуються двокрапкою, то перше слово після двокрапки пишуть з великої літери. Наприклад:

До заяви додаю:

1. Атестат №16, виданий...

2. Автобіографію.

3. Довідку про стан здоров'я.

4. Дві фотокартки.

Після цифрових позначень може ставитися крапка, тоді речення починається з великої літери. Якщо цифрові або буквені позначки подаються з дужками, то перше слово переліку починається з малої літери.

3. Нумерація рубрики може бути не лише буквеною і цифровою, а й словесною (по-перше, по-друге, по-третє. Розділ перший. Частина перша). Словесна нумерація передбачає здебільшого завершене ре­чення, крапку в його кінці, кому після вставних слів по-перше, по-друге тощо.

1.5.11. Відмітки про наявність додатків. Якщо документ має додатки, на які є вказівки в тексті, то відмітку про їх наявність оформляють так:

Додаток: на 3 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, які не названі в тексті, то їх наз­ви необхідно перелічити із вказівкою на кількість аркушів у кожно­му додатку та кількість їх примірників, наприклад:

Додаток: 1. Додаток про організацію галузевої лабораторії на

2 арк. в 1 прим.

2. Проект спільного наказу на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа долучають ще один документ, який має дода­ток, то відмітку про його наявність оформляють так:

Додаток: лист Головного архіву України від 22.01.93 № 4/3036 та додаток до нього, всього 7 арк.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. У випадку, коли таких додатків є кілька, їх позначають так: “Додаток А”, “Додаток Б” і т.д. Слово “Додаток” друкують від нульового положення – табулятора, а текст додатка – через один інтервал. Для позначення додатків літери Г, Ґ, Є, І, Ї, Й, О, Ч, Ь не використовують.

1.5.12. Реквізит підпис складаєтьсяз назви посади особи, яка під­писала документ, особистого підпису та його розшифрування, наприк­лад:

Начальник відділу

курсового навчання К.А. Осипенко

При оформленні документа не на бланку назва організації в цьому реквізиті входить до складу назви посади. Якщо документ оформляється на бланку, назву організації в реквізиті “підпис” не вказують. У документах, підписаних кількома посадовими особами,їх підписи розміщують один під одним у послідовності, яка відповідає посадам, наприклад:

Директор коледжу А.П.Петрів

Головний бухгалтер І.В.Василенко

Коли документ підписує декілька офіційних осіб одного рангу, їх підписи розташовують у кілька колонок на одному рівні, наприклад:

Начальник відділу Начальник відділу ЦДА

комплектації України з обробки та

відомчих архівів ЦДА України використання документів

(підпис) М.С.Іванченко (підпис) Л.І. Петраш

У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а розташування обов'язків у складі комісії, наприклад:

Голова комісії Л.В.Трохименко

Члени комісії (прізвища за абеткою) З.М. Десна

М.М. Сенів

У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання і наукові ступені. Порядок розміщення їх: спочатку посада, потім персональні, почесні та інші звання. Наприклад:

Завідувач кафедри,

доктор філософських наук

професор (особистий підпис) П. В. Конончук

1.5.13. Гриф погодження складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посадової особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування та дати, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Дата добавления: 2014-11-29