Довідка

АКТ

Акти бувають законодавчі й адміністративні. Законодавчі містять рішення, втілені у форму законів, указів, постанов; адмініст­ративні складають для підтвердження фактів, пов’язаних із діяль­ністю установ, організацій і підприємств.

Акт складають стосовно різних подій: зміна керівництва підприємства, аварія, інвентаризація, прийом матеріальних цінностей та ін. Їх укладають комісії, які затверджуються або наказами керівництва, або розпорядчими документами вищих організацій (акт ревізій і обстеження діяльності).

Текст акта обов’язковоповинен мати дві частини: вступну і констатуючу. У вступній частині вказують підстави для складання ак­та (після слова підстава дається назва розпорядчого документа), перераховують посади, ініціали та прізвища осіб, що склали цей документ (після слова складений), а також посади, ініціали, прізви­ща тих людей, які були свідками складання акта (після слів присутні).

У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, сутність і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляють про кількість примірників і місце їх зберігання. Наприклад:

Складений у трьох примірниках:

1-й примірник – Головпостачу

2-й примірник – Облпостачу

3-й примірник – До справи

Зміст тексту часто розбивають на пункти. У вступній частині, ко­ли перелічують осіб, які склали акт або були присутні під час йо­го складання, обов’язково вказуютьсяїх посади, ініціали й прізви­ща. Спочатку друкують прізвище голови комісії, а потім прізвища інших членів комісії (за абеткою). Підписують акт усі осо­би, які брали участь у його складанні (тут посади вже не вказують).

Акт прийому-передачі,акти обстеження чи ревізій набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією. Акт обстеження повинен містититакі відомості:

1. Де, коли, ким, про що складено.

2.За який період велася робота.

3. Конкретні об’єкти перевірки.

4. Детальний опис стану кожного об’єкта роботи.

5. Посади, прізвища, ініціали осіб, які проявили халатність або злочинне ставлення до роботи.

6. Посади й прізвища осіб, які працюють сумлінно.

7. Загальні висновки й пропозиції.

Примітка. Може бути повздовжній і кутовий спосіб розміщення реквізитів. Наприклад: слово “Акт №...” пишуть у лівому верхньому кутку, під ним дата, нижче – місце складання акта. Заголовок у короткій формі повинен відображати зміст актованої події (“Перевірка якості продукції, що випускається”...).

Взірець акта:

АКТ

16.10.2009

м. Львів

Перевіркафінансовоїдисциплінив житлово-будівельномукоопера­тиві ''Протон - 2”.

Підстава: рішення загальних зборів пайовиків

ЖБК “Протон-2”, протокол № 4

від 5 вересня 2009 р.

Складений комісією:

Голова голова ревізійної комісії ЖБК

“Протон-2” С.Т.Козак

Члени комісії: пайовики ЖБК

А.О.Андрущенко,

Ю.Б.Семенець

Присутні: голова правління ЖБК “Протон-2”

С.С.Ющенко,

бухгалтер ЖБК Л.В.Кушнір

16.10.2009 комісія проаналізувала стан фінансової дисципліни в ЖБК «Протон-2» за період з 01.01.2009. Перевірці підлягала така документація:... Базуючись на аналізі зазначених до­кументів, комісія відзначає, що...

Комісія пропонує...

Акт складений у 3 примірниках:

1-й примірник – у будівельне управління (підпис)

2-й примірник – директорові кооперативу (підпис)

3-йпримірник – до справи

Голова комісії: (підпис)

Члени комісії: (підписи)

Довідка – це документ, який описує або фіксує певні факти чи події. Довідки можуть бути службові та особисті. Службові довід­ки складають на запит або на вимогу вищої організаціїчи службової особи. Довідку, що її скеровано службовій особі всередині установи, підписує укладач, а ту, яка скерована до вищої організації – керівник установи. Службова довідкамістить у собі такі реквізити: назва виду документа, адресат, дата, місце укладання. заголовок до тексту, текст, підпис.

Особисті довідки дають інформацію про певну особу і мають та­кі реквізити: назва виду документа, індекс, дата, текст, підпис, печатка, а також реквізити установи, яка видає довідку.

Усі довідки оформляють або на чистих аркушах паперу, або на бланках. Для особистих довідок найчастіше використовують трафаретні бланки, де від руки заповнюють лише окремі частини реквізитів. Може використовуватися кутовий або поздовжній спосіб розміщення реквізитів.

Взірець:

Реквізитиустанови

відділкадрів

ДОВІДКА

17.03.2009 №75

м. Львів

_______________________працює__________________________

(прізвище, ім’я, по батькові) (назва посади із зазначенням підрозділу)

Посадовий оклад ______________________грн. на місяць.

(цифрами прописом)

Видано для подання до ____________________________

(назва організації)

Начальник відділу Розшифрування підпису

Примітка. Доцільно починати текст довідки з прізвища, імені та по батькові ( у називному відмінку) особи, про яку подають інформацію. Не рекомендовано вживати такі звороти: цим повідомляємо, дійсно проживає, дійсно працює.

У тексті особистої довідки завждизазначаютьназву установи, до якої слід подати цей документ.

Дата добавления: 2014-11-29