Тема 10. 3 страница

Найчастіше немає необхідності у виконанні всіх приведених вище дій. Замість них можна скористатися різними видами автоматичного заповнення комірок. Найшвидший спосіб – за допомогою маркера автозаповнення, який має вигляд жирної крапки у правому нижньому куті виділеної комірки.Якщо діапазон містить два перших числа послідовності, то для побудови арифметичної прогресії, що апроксимує значення в цьому діапазоні, необхідно виділити даний діапазон і при натиснутій лівій кнопці протягнути мишею маркер автозаповнення. При цьому крок послідовності програма Excel буде визначати автоматично, як різницю між першим і другим значеннями, що введені в комірки діапазону.

Спосіб 3. За допомогою контекстного меню маркера автозаповнення.

За допомогою маркера автозаповнення можна одержати і ширші можливості автоматичного введення даних. Досягається це за допомогою контекстного меню маркера автозаповнення, що викликається під час протягування покажчиком миші маркера автозаповнення при натиснутій правій кнопці.

Програма Excel дозволяє автоматично створювати послідовності не лише числових, але і текстових значень на основі заданого раніше так званого списку автозаповнення.

Список автозаповнення – це список текстових значень, розташованих у визначеному порядку. Якщо при автозаповненні в першій комірці діапазону знаходиться значення, що належить одному зі списків, то інші комірки будуть послідовно заповнюватися значеннями зі списку.

Щоб вивести послідовність текстових значень в електронну таблицю, потрібно, використовуючи ліву кнопку миші, перетягнути маркер автозаповнення так, щоб виділити комірки, які повинні бути заповнені.

Щоб створити, змінити або вилучити список текстових значень автозаповнення необхідно виконати команду Сервис Þ Параметры. З’явиться вікно Параметры. Перейти на вкладку Списки та поповнити список новими текстовими послідовностями. Щоб змінити список текстових значень, необхідно виділити його у переліку Списки, відредагувати список у полі Элементы списка і натиснути кнопку Добавить. Щоб вилучити список текстових значень,потрібно виділити його у переліку Списки і натиснути кнопку Удалить.

У програмі Excel є кілька вбудованих текстових списків. Ці списки містять назви днів тижня і місяців року.

Під час введення даних у комірку встановлюється спосіб їхнього подання, тобто формат. Програма Excel автоматично розпізнає тип даних і встановлює формат за умовчуванням для необхідного типу. Однак вона це робить не завжди коректно, тому може виникнути потреба зміни формату представлення даних у комірці або діапазоні.

Щоб змінити формат представлення даних у комірці, необхідно: виділити комірку і виконати команду Формат Þ Ячейки. З’явиться діалогове вікно Формат ячеек (див. мал. 11.5); вибрати вкладку Число; у списку виділити потрібну категорію формату та підібрати до нього необхідні параметри:

· Числовой – якщо потрібно задати конкретні деталі відтворення чисел (число десяткових знаків, роздільник груп розрядів або спосіб відтворення чисел);

· Денежный або Финансовый формат – для відтворення грошових сум (різниця між цими форматами в тому, що формат Денежный дозволяє відтворювати від’ємні суми, наприклад, іншим кольором і без знака мінус і робити вирівнювання значень у комірці);

· Процентный – для відтворення чисел у відсотках;

· Экспоненсиальный – для відтворення числа (як правило, досить великого або, навпаки, досить маленького) у вигляді добутку двох складових – числа, що знаходиться в межах від 1 до 10, і ступеня числа 10 (позитивного або негативного);

Мал. 11.5. Діалогове вікно Формат ячеек

· Дробный – для відтворення чисел (часток) у вигляді звичайного дробу;

· Текстовый – для відтворення текстових даних точно так само як вводяться;

· Дополнительный – для збереження чисел спеціального призначення, наприклад, телефонних номерів або поштових індексів; натиснути кнопку < ОК >.

Комірки, які не використовувалися раніше або очищені, мають числовий формат Общий.

Редагуваннятекстових даних або формул відбувається або безпосередньо в комірці, або в рядку формул.

Щоб відредагувати вміст комірки в рядку формул, необхідно встановити у рядок формул курсор введення тексту та зробити необхідні зміни в комірці.

Щоб відредагувати вмісту комірки безпосередньо в ній, потрібно виділити її і натиснути клавішу < F2 >. Курсор введення тексту з’явиться в комірці.

У будь-який момент під час редагування можна відмовитися від внесених змін, натиснувши кнопку Отмена ліворуч від рядка формул або клавішу < Esc >.

Якщо потрібно цілком замінити вміст комірки, то необхідно виділити її та почати вводити нове значення. Старе значення буде змінене на нове. Щоб повернути старе значення, треба натиснути клавішу < Esc > не виходячи з режиму редагування. Вийти з режиму редагування можна за допомогою трьох клавіш на клавіатурі: < Enter >, < Tab > і < Esc >.

У тому випадку, коли потрібно округлити числа, не завжди досить обмежитися тільки встановленням відповідного формату. Іноді виникає проблема встановлення „похибки округлення”. Наприклад, якщо потрібно округлити два числа 100.4 і 200.3 до цілих, то можна зробити це, виконавши команду Формат Þ Ячейки, встановивши на вкладці Число формат Числовой і задавши число десяткових розрядів рівних нулю. Але, якщо ці два числа будуть потім додаватися і результат буде округлений зазначеним способом, то замість очікуваного значення 300 ви побачите значення 301. Для того щоб вирішити дану проблему, потрібно підібрати параметри робочого аркуша, виконавши команду Сервис Þ Параметры і встановивши на вкладці Вычисления прапорець Точность как на екране або необхідну похибку обчислення в полі Относительная погрешность (за умовчуванням встановлено 0,001).

Зовнішнє оформлення електронної таблиці сприяє помітному підвищенню наочності даних, які подаються в таблиці. Засоби сучасних комп’ютерів надають можливість створити кольорову таблицю, в якій користувач зможе відразу побачити, де розташовані ті чи інші дані. Сприйняття даних, які міститься в таблиці, значно покращиться, якщо деякі комірки чи діапазони будуть кольоровими.

Кольорове оформлення комірок здійснюється за допомогою вкладки Вид діалогового вікна Формат ячейки. Діалогове вікно Формат ячейки можна також викликати за допомогою контексного меню комірок.

Використовуючи в таблиці різні рамки і лінії, у таблиці можна виділити відповідні групи даних. Тип рамки підбирається на палітрі, яка відкривається після натиснення на стрілку біля кнопки Границы панелі інструментів Форматирование. Додаткові типи рамок можна підібрати на вкладці Границы діалогового вікна Формат ячейки.

Для оформленнятаблиць часто використовується засіб Автоформат, що є набором фіксованих форматів для форматування прямокутних діапазонів і викликається командою Формат Þ Автоформат. Фактично Автоформат – це наданий програмою Excel засіб швидкого оформлення таблиць стандартного вигляду: з рядком заголовка, рядками даних, рядком підсумкових сум і стовпцем підсумків по рядках.

Програма Excel дозволяє оформляти електронні таблиці на робочих аркушах за допомогою графічних об’єктів. При цьому існує кілька способів додавання елементів графіки на робочі аркуші, а саме:

§ створення малюнків безпосередньо засобами програми Excel;

§ впровадження об’єктів за допомогою буфера обміну даних на робочі аркуші з інших додатків;

§ впровадження готових графічних зображення в різних форматах.

У програмі Excel існує вбудований векторний графічний редактор, доступний користувачеві за допомогою панелі інструментів Рисование.

Можливості цього редактора досить широкі, незважаючи на його дуже простий зовнішній вигляд. Графічні об’єкти можна додавати в будь-яке місце робочого аркуша програми Excel. На малюнку 11.6 подані графічні об’єкти, що знаходяться в меню Автофигуры.

Для того щоб намалювати будь-який графічний об’єкт (лінію, стрілку, прямокутник, овал), необхідно вибрати покажчиком миші об’єкт на панелі Рисование. Після чого покажчикмиші прийме форму хрестика і його потрібно встановити в тому місті робочого аркуша, де треба розмістити об’єкт, і натиснути на ліву кнопку миші. Утримуючи кнопку миші, переміщати її то тих пір, поки розмір об’єкта не прийме потрібного вигляду. На робочому аркуші з’явиться графічний об’єкт, параметри якого задані за умовчуванням.

Для того щоб встановити інші параметри, необхідно виділити графічний об’єкт та вибрати на панелі Рисование необхідні параметри.

За допомогою меню Действия панелі Рисование можна згруповувати або розгруповувати об’єкти, визначити відносне положення декількох накладених один на одного об’єктів, вирівняти відносне положення об’єктів, перевернути об’єкт або отримати його дзеркальне відбиття, вирівняти з’єднання між об’єктами, змінити автофігуру та інші.

Мал. 11.6. Графічні об’єкти панелі Рисование, що знаходяться в меню Автофируры

Для того щоб згрупувати декілька об’єктів в один, необхідно спочатку виділити об’єкти покажчиком миші, який прийме вигляд стрілки, після натиснення на кнопку Выбор обьектов, а потім виконати команду Действия Þ Группировать. Розгрупувати об’єкт можна скориставшись командою Действия Þ Разгрупировать.

У програмі Excel є можливість вставки графічних об’єктів з інших додатків оболонки Windows із використанням буферу обміну даних. Крім того, можна розмістити на робочому аркуші і графічні дані, що збережені в окремому файлі.

Для вставки графічного об’єкта з довільного файла на робочий аркуш, необхідно виділити комірку, в яку необхідно вставити зображення, вибрати команди Вставка Þ Рисунок Þ Из файла. З’явиться діалогове вікно Вставка рисунка. Вибрати необхідний файл і натиснути кнопку Вставка.

Якщо виникла потреба скористатися малюнком із бібліотеки зображень ClipArt, то потрібно виконати команду Вставка Þ Рисунок Þ Картинки або вибрати засіб Добавить картинку на панелі інструментів Рисование.

Екранне зображення електронної таблиці у програмі Excel значно відрізняється від того, що користувач одержує при її роздрукуванні. Це пов’язано з тим, що єдиний робочий аркуш необхідно розбивати на фрагменти, розміри яких залежать від формату друкованої сторінки. Крім того, елементи оформлення робочого вікна програми (номера рядків і стовпців, умовні межі комірок), звичайно, не відтворюються при друкуванні.

Майже завжди перед друком необхідно попередньо оцінити, який буде мати вигляд таблиця на робочому аркуші. Режим попереднього перегляду не допускає редагування електронної таблиці, але дозволяє побачити її на екрані точно в такому вигляді, у якому вона буде роздрукована. Крім того, режим попереднього перегляду дозволяє змінити властивості друкованої сторінки і параметри друку. Для того щоб увімкнути режим попереднього перегляду, потрібно вибрати команду меню Файл Þ Предварительный просмотр. З’явиться діалогове вікно попереднього перегляду робочого аркуша.

Щоб збільшити зображення аркуша, можна використати кнопку Масштаб або встановити покажчик миші, який має вигляд лупи, на сторінці і натиснути ліву кнопку.

Для переходу до перегляду наступної або попередньої сторінки, використовуються кнопки Далее і Назад відповідно.

Якщо потрібно роздрукувати дані, не виходячи з режиму попереднього перегляду, то скористайтесь кнопкою Печать.

За допомогою кнопки Страница можна налагодити параметри сторінки. При натисненні на неї покажчиком миші з’явиться діалогове вікно Параметры страницы, в якому можна задати параметри друкованої сторінки: орієнтацію аркуша, масштаб, розмір полів документа, верхні і нижні колонтитули тощо.

Змінити величину полів сторінки і ширину комірок, можна також у режимі попереднього перегляду за допомогою кнопки Поля. При натисненні на дану кнопку на аркуші з’являються маркери, що вказують межі полів сторінки. Змінити величини полів можна за допомогою миші. Щоб повернутися до звичайного режиму, потрібно натиснути кнопку Закрыть.

Роздрукувати електронну таблицю можна також за допомогою діалогового вікна Печать, що відкривається командою Файл Þ Печать.

Після відкриття вікна Печать, поле Имя: повинно містити ім’я принтера, який підключений до комп’ютера за умовчуванням. Якщо натиснути кнопку Свойства, з’явиться діалогове вікно властивостей принтера, яке дозволяє налагодити якість друку, спосіб подачі паперу й інші параметри друку. У діалоговому вікні властивостей принтера присутні лише ті вкладки, що безпосередньо пов’язані з друком робочого аркуша.

Область друку – це частина робочого аркуша, що повинна бути роздрукована. Програма Excel за умовчуванням виділяє область друку пунктирною лінією у вигляді прямокутника, що примикає до верхнього лівого кута робочого аркуша і захоплює всі заповнені комірки. Якщо частина даних не повинна виводитися на папір або область друку складається із декількох частин, то її можна задати вручну. Для цього треба виділити комірки, що повинні бути включені в область друку, і дати команди ФайлÞ Область печати Þ Задать. Для того щоб зняти виділення, необхідно виконати команду ФайлÞ Область печати Þ Убрать.

11.6. Побудова діаграм

Діаграма – це графічне представлення даних, які розміщені на робочому аркуші. Діаграма складається із елементів. При переміщенні покажчика миші по діаграмі біля нього з’являється підказка, що вказує на тип елемента, поруч із яким знаходиться покажчик миші, або відтворюється ряд даних і значення точки даних. Кожний із елементів діаграми можна виділяти і змінювати окремо.

Ось – лінія, яка має шкалу для нанесення значень і часто задає межу діаграми.

Деления– поділки шкали вздовж осі.

Точка даных – це один елемент даних у середині кожного з рядів. Точка даних відтворюється на діаграмі як одна точка на лінії або один стовпчик ряду.

Ряд даных– це сукупність точок даних, залежних, як правило, від часу. При нанесенні на діаграму дані одного ряду відтворюються маркерами одного кольору і візерунка, а на графіках з’єднуються єдиною лінією.

Легенда – умовне позначення для розпізнання рядів даних: значок, візерунок або колір. Мітка легенди має ту ж назву, що і відповідний ряд даних.

Програма Excel дозволяє створювати високоякісні, інформативні діаграми. Будь-яку діаграму можна зробити більш наочною, додавши до неї пояснювальний текст, стрілки, заголовки, легенду, змінивши затінення, візерунки, обрамлення, тощо. Використовуючи засоби створення і форматування діаграм у програмі Excel можна одержати діаграму, якість якої буде конкурувати з якістю діаграм, побудованих за допомогою спеціалізованих програм.

Діаграми програми Excel можуть бути двох видів: впровадженіна робочий аркуш і створені на власному аркуші. Обидва види діаграм зв’язуються з даними робочого аркуша, що забезпечує їхнє автоматичне перебудування при зміні відповідних значень даних робочого аркуша, взятих для побудови діаграм. Вони легко створюються за допомогою Майстра діаграм. Він керує процесом створення діаграми крок за кроком, дає можливість перед завершенням процесу переглянути її та внести необхідні зміни.

Впроваджені діаграми створюються безпосередньо на робочому аркуші поруч із таблицями, даними і текстом. Такі діаграми відтворюються і роздруковуються разом із робочим аркушем, до них можна приєднати таблицю даних. Впроваджені діаграми дуже зручні для використання у звітах і презентаціях, оскільки дозволяють демонструвати діаграми поруч із даними, по яких вони були створені.

Створення діаграм на власному аркуші дозволяє працювати з діаграмою окремо від даних. Аркуші з діаграмами розміщуються в активній робочій книзі, зберігаються разом з нею й іменуються як Диаграмма1, Диаграмма2 і т.д. Вони можуть бути перейменовані за допомогою команд ФорматÞ ЛистÞПереименовать або за допомогою миші. Крім того, програма Excel дозволяє приєднати до діаграми, створеної на власному аркуші, таблицю даних. Вона зв’язується з даними робочого аркуша, що забезпечує зміну значень у таблиці при зміні відповідних значень даних робочого аркуша, взятих для побудови діаграми.

Найшвидший спосіб побудови діаграм– виділити таблицю та натиснути на < F11 > (можна використати сполучення клавіш < Alt>+<Fl >). Даний спосіб іноді називають автоматичним створенням діаграм. У цьому випадку програма Excel створить діаграму, використовуючи тип діаграми, що заданий за умовчуванням, – це плоска гістограма. Діаграма створиться на окремому аркуші. Після створення діаграми її можна змінити і відформатувати засобами програми Excel.

Найпростішим і швидким способом створення діаграм є використання Майстра діаграм, який управляє процесом створення діаграми і дозволяє переглядати її на кожному кроці.

Майстер діаграм відтворює послідовність діалогових вікон, які слугують помічником у підборі параметрів при створенні діаграм. Ці діалогові вікна містять кнопки, що дозволяють переходити від одного діалогового вікна до іншого, або пропускати діалогові вікна для автоматичного завершення побудови діаграми.

Щоб створити діаграму за допомогою Майстра діаграм, потрібно:

1). Виділити дані, по яких буде створюватися діаграма.

2). Виконати команду Вставка Þ Диаграмма або натиснути кнопку Мастер диаграмм, яка розташована на панелі інструментів Стандартная. З’явиться перше діалогове вікно Мастер диаграмм (Шаг 1 из 4) (мал. 11.7).

У цьому діалоговому вікні можна вибрати один із багатьох стандартних або нестандартних типів діаграм програми Excel. У списку Тип: вкладки Стандартные або Нестандартные можнавибрати потрібний тип діаграми, а потім необхідний вигляд діаграми в полі Вид:.

Для відкриття нового діалогового вікна Майстра діаграм необхідно натискати кнопку Далее >. У кожному діалоговому вікні, що поступово відкривається користувачем, можна підбирати параметри для діаграми: додавати ряди даних, уводячи посилання на них у поле введення Диапазон данных; додавати назви діаграми й осей, змінити або вилучити вісь категорій та вісь значень, додати або вилучити лінії сітки; додати або вилучити легенду або змінити її розташування (вкладка Легенда); зв’язати мітки даних із точками даних і додати до діаграми таблицю даних, яка використовується для її побудови; вибрати місце розміщення діаграми.

Мал. 11.7. Діалогове вікно Мастер диаграмм (Шаг 1 из 4)

Для розміщення діаграми на окремому аркуші виберіть перемикач отдельном:.

За умовчуванням програма Excel створює впроваджену діаграму, що містить дані, по яких будується діаграма. Якщо потрібно створити впроваджену діаграму на робочий аркуш, то треба вибрати перемикач имеющемся:. Впроваджена діаграма є частиною робочого аркуша, зберігається і відкривається разом із ним. Діаграму можна переміщати або змінювати її розміри. Щоб перемістити діаграму, необхідно виділити покажчиком миші. Навколо діаграми з’явиться рамка з чорними маркерами. Встановіть покажчик миші всередині рамки і перетягніть діаграму на нове місце. Щоб змінити розмір або пропорції діаграми, необхідно помістити покажчик миші над маркером рамки так, щоб він перетворився на двосторонню стрілку, і перетягнути його на відстань достатню для досягнення необхідного розміру рамки.

Діаграму можна роздрукувати окремо від даних, по яких вона побудована і зберігати разом з іншими аркушами робочої книги.

Програма Excel надає безліч засобів для модифікації діаграм та встановлення для їх елементів різних параметрів форматування. Щоб поліпшити зовнішній вигляд діаграми, до неї можна додати заголовки, написи, легенду, лінії сітки, стрілки й інші графічні елементи, які допомагають кращому сприйняттю діаграми. Крім того, програма Excel дозволяє приєднувати до деяких типів діаграм таблицю даних, яка була використана при побудові діаграми.

Додавати нові або змінювати параметри існуючих елементів діаграм можна за допомогою панелі інструментів Диаграмма, контексного меню елементів діаграми та покажчика миші.

встановлюється на екран автоматично при виділенні діаграми. Зліва на панелі розташований випадаючий список Элементы диаграммы, що містить елементи діаграми, які можна виділяти і змінити їх властивості:

Після вибору необхідного елемента у списку він виділиться відразу на діаграмі. Після чого можна відразу натиснути кнопку, яка знаходиться справа від списку елементів. Відкриється діалогове вікно для підбору параметрів форматування того елемента, який був виділений. При виділенні, наприклад, Области диаграммы відкриється діалогове вікно Формат области диаграммы, у вкладках якогоможна підібрати колір фону діаграми, стиль, колір та ширину ліній її обрису, розмір та стиль шрифту на діаграмі тощо.

Кнопка з випадаючим списком Тип диаграммы дублює перший крок Майстра і дозволяє змінювати тип діаграми.

Наступна кнопка Легенда в натиснутому вигляді означає, що на вашій діаграмі є легенда, а якщо її відтиснути, то, звичайно, легенда зникне. Ця кнопка не надає можливість, як на третьому кроці Майстра, вибрати положення діаграми, тільки її відсутність або присутність.

Кнопка Таблиця даних відповідає за наявність або відсутність таблиці даних під діаграмою. Натиснута кнопка означає наявність, а відтиснута – відсутність таблиці даних під діаграмою.

Наступні дві подібних кнопки активні не для всіх типів діаграм і ситуацій. Вони призначені для виконання того, що можна здійснити на другому кроці Майстра на вкладці Диапазон данных, тобто вибрати де будуть розміщені дані, які виділяються одним кольором – у рядках або стовпчиках. Якщо одна кнопка натискається, то інша автоматично відтискається.

Останні дві кнопки на панелі надають можливість робити так, щоб підписи на діаграмі були під деяким кутом. Кут підібраний – 45^˚.

У кожного елемента діаграми є своє контекстне меню, що містить властиві тільки цьому елементові команди форматування. Щоб відкрити контекстне меню якогось елемента, досить встановити на нього покажчик миші та натиснути праву кнопку.

Деякі елементи діаграми не так просто виділити покажчиком миші, тому краще для цього скористатися списком Элементы диаграммы напанелі інструментів Диаграммы, а потім відкрити контексне меню даного елемента.

Найшвидший спосіб відкриття вікна Формат... для будь-якого елемента – встановити покажчик миші на елементі та двічі натиснути на ліву кнопку миші.

При приміщенні покажчика миші над елементом діаграми з’явиться підказка, що допомагає виділити потрібний елемент.

Крім заголовків, на діаграму можна додавати інший текст, не пов’язаний з елементами діаграми, за допомогою кнопки Надпись або Добавить обьект WordArt на панели Рисование. Його можна поміщати в будь-яке місце діаграми, переміщати, змінювати розміри та форматувати.

Питання для самоперевірки

1). Яке призначення електронних таблиць Excel?

2). Як створити та зберегти робочу книгу?

3). Як створити новий документ з використанням шаблону?

4). Як здійснити захист робочих книг?

5). Які операції з робочими аркушами можна здійснювати?

6). Що таке формати даних?

7). Які існують способи форматування, редагування та введення даних у програмі Excel?

8). Що таке абсолютні та відносні адреси комірок?

9). Як зробити адресу абсолютною під час копіювання?

10). Як скопіювати формулу по стовпцю?

11). Які існують функції у програмі Excel?

12). Як побачити всі формули, що розміщені в клітинках?

13). Як здійснюється захист комірок, робочих аркушів та книг у програмі Excel?

14). Які засоби оформлення електронних таблиць існують у програмі Excel?

15). Як створюються діаграми у програмі Excel?

16). Які способи встановлення параметрів діаграм існують в програмі Excel?

Практичне завдання

Дата добавления: 2014-11-29