Система нотаріальних органів і посадових осіб, на яких покладено обов’язок вчиняти нотаріальні дії в Україні

Відповідно до Закону України «Про нотаріат» до суб’єктів, які мають право вчиняти нотаріальні дії, належать:

а) нотаріуси, які працюють у державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах – державні нотаріуси (ст. 1);

б) нотаріуси, які займаються приватною нотаріальною діяльністю – приватні нотаріуси (ст. 1);

в) уповноважені посадові особи органів місцевого самоврядування (ст. 37);

г) службові особи консульських установ, дипломатичних представництв України (ст. 38);

д) особи, які посвідчують заповіти та довіреності, які прирівнюються до нотаріальних (ст. 40).

Держава покладає на нотаріальні органи функцію вчинення нотаріальних дій і наділяє їх владними повноваженнями.

Безпосереднє управління державними нотаріальними конторами, а також контроль за законністю виконання приватними нотаріусами своїх обов’язків здійснюють Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції Ради Міністрів АРК, управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Згідно ст. 17 Закону України «Про нотаріат» нотаріуси можуть об’єднуватися у регіональні, загальнодержавні, міжнародні спілки та асоціації. Об’єднання нотаріусів представляють їх інтереси у державних та інших органах, захищають професійні та соціальні права нотаріусів, здійснюють методичну роботу тощо.

3. Організація діяльності державних
нотаріальних контор і приватних нотаріусів.
Вимоги до посади нотаріуса

Світова практика створення і розвитку інституту нотаріату виробила дві основні моделі цього інституту: державний нотаріат і приватний нотаріат.

Історично першим виник державний нотаріат, який характеризується наступними загальними ознаками:

– за своєю правовою природою нотаріат є державним органом, що входить до складу державного апарату;

– основним суб’єктом правовідносин у сфері здійснення нотаріальної діяльності є державна нотаріальна контора, що створюється, діє, фінансується за рахунок держави;

– статус нотаріуса, що працює в державній нотаріальній конторі, походить від статусу самої нотаріальної контори: нотаріус не є самостійним суб’єктом правовідносин у сфері здійснення нотаріальної діяльності;

– нотаріус, що працює в державній нотаріальній конторі наділений статусом державного службовця, знаходиться в трудових правовідносинах з тим чи іншим державним органом, підконтрольний йому і не несе самостійної відповідальності за результати здійснюваної ним нотаріальної діяльності.

Вибір того чи іншого типу нотаріату залежить від характеру політичного устрою в державі, правової системи, рівня забезпечення прав людини та рівня розвитку економіки.

В Україні сьогодні склалась своя специфічна система нотаріату, що полягає в одночасному існуванні державного і приватного нотаріату. Слід відзначити, що співіснування державних та приватних нотаріальних контор доведено часом, і в якості аргументів на користь саме такої системи нотаріальних органів можна привести позитивний вплив конкуренції між приватними і державними нотаріусами, що має певним чином відображатись на якості і вартості послуг. Обидві моделі нотаріату існують на принципі рівності. Документи, засвідчені державним і приватним нотаріусом мають однакову юридичну силу.

Державний нотаріат за характером завдань і функцій не відрізняється від приватного нотаріату: єдині вимоги до кандидатів на посаду нотаріуса, єдині вимоги до стажування та до складання кваліфікаційних іспитів на зайняття нотаріальною діяльністю.

Відповідно до ст. 3 Закону України «Про нотаріат» до нотаріуса законодавець висуває такі вимоги:

1) нотаріусом може бути громадянин України;

2) має вищу юридичну освіту;

3) володіє державною мовою;

4) має стаж роботи у сфері права не менше трьох років;

5) пройшов стажування протягом одного року в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса;

6) склав кваліфікаційний іспит;

7) одержав свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю.

Держава встановлює певні обмеження до осіб, які виявили бажання займатися нотаріальною діяльністю. Так, нотаріусом не може бути особа, яка має судимість за вчинення злочину, обмежена у дієздатності або визнана недієздатною за рішенням суду. Нотаріус як представник держави, яка наділила його певними публічними функціями та обов’язками щодо здійснення нотаріальної діяльності не може займатися підприємницькою або адвокатською діяльністю, бути засновником адвокатських об’єднань, перебувати у штаті інших юридичних осіб, входити самостійно, через представника або інших підставних осіб до складу правління чи інших виконавчих органів господарських організацій, кредитно-фінансових установ, а також виконувати іншу оплачувану роботу, крім викладацької, наукової і творчої, у вільний від роботи час.

Як зазначалося вище, обов’язковою умовою для майбутнього нотаріуса є проходження стажування протягом одного року в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса. Стажування має на меті підготувати осіб, які мають намір займатися нотаріальною практикою, до практичної роботи, адже знання, що вони здобувають у навчальних закладах мають теоретичний характер.

До стажування прирівнюється робота строком не менше семи років у Міністерстві юстиції України та у відповідних управліннях юстиції на посадах з безпосереднім здійсненням контролю за організацією нотаріату, перевірки організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства.

До стажування допускаються дієздатні особи, які мають повну вищу юридичну освіту за освітньо-ква­ліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра та стаж роботи в сфері права не менше трьох років, володіють державною мовою.

Кількість посад стажистів нотаріусів щороку визначається відповідним головним управлінням юстиції за погодженням з Міністерством юстиції України.

Умови проходження стажування визначені Порядком проходження стажування в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса та підготовки стажиста до нотаріальної діяльності, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 27 червня 2008 р. № 1094/5 [38].

З метою реалізації вимог ст. 3 Закону України «Про нотаріат» розроблено Порядок допуску до складання кваліфікаційного іспиту осіб, які пройшли стажування в державній нотаріальній конторі або в приватного нотаріуса, та проведення кваліфікаційного іспиту Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату, якийзатверджений Наказом Міністерства юстиції України від 28 липня 2011 р. № 926/19664 та набрав чинності з 1 січня 2012 р. [35].

До складання кваліфікаційного іспиту допускаються особи, які:

1) є дієздатними громадянами України;

2) мають повну юридичну освіту;

3) мають стаж роботи в сфері права не менше трьох років;

4) володіють державною мовою;

5) успішно пройшли стажування протягом одного року в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса;

6) мають намір скласти кваліфікаційний іспит для підтвердження кваліфікації.

Особа, яка має намір складати кваліфікаційний іспит, не пізніше ніж за сорок днів до дня проведення кваліфікаційного іспиту особисто подає до Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі заяву на ім’я начальника головного управління юстиції про внесення до Комісії подання про допуск цієї особи до кваліфікаційного іспиту, а також інші необхідні документи, які передбачені Порядком.

Комісія на підставі подання управління юстиції в строк не пізніше ніж за сім днів до проведення кваліфікаційного іспиту приймає рішення про допуск особи, яка успішно пройшла стажування в державній нотаріальні конторі або у приватного нотаріуса, а також особи, яка має намір підтвердити свою кваліфікацію, до складання кваліфікаційного іспиту.

Кваліфікаційний іспит здійснюється за екзаменаційними білетами, до кожного з яких входять три теоретичні питання, задача, а також завдання щодо складання проекту документа, що підлягає нотаріальному посвідченню.

Особи, які не склали кваліфікаційний іспит, допускаються до його повторного складання не раніше ніж через рік за поданням управління юстиції. В даному випадку проходження додаткового стажування не вимагається. Проте особи, які не склали повторний та наступні кваліфікаційні іспити, можуть бути допущені до складання нового кваліфікаційного іспиту після проходження додаткового стажування відповідно до вимог Закону України «Про нотаріат».

Комісія на підставі результатів складеного кваліфікаційного іспиту приймає рішення про:

– видачу або відмову у видачі Міністерством юстиції України свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;

– підтвердження (або не підтвердження) кваліфікації особою, яка складала кваліфікаційний іспит для підтвердження кваліфікації.

Особам, які складали кваліфікаційний іспит, Комісія в п’ятиденний строк надсилає рішення Комісії про видачу (або відмову у видачі) Міністерством юстиції України свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю. Рішення Комісії щодо осіб, які склали кваліфікаційний іспит для підтвердження кваліфікації, у п’ятиденний строк з дня його прийняття видається таким особам.

Порядок видачі свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю визначається Положенням про порядок видачі свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 22 червня 2009 р. № 1107/5 [26]. За видачу свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю установлюється плата в розмірі десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а за видачу повторного свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю – в розмірі 50 відсотків цієї суми.

Свідоцтво є підставою для призначення на посаду державного нотаріуса або для реєстрації приватної нотаріальної діяльності [47].

Згідно ст. 17 Закону України «Про нотаріат», державні нотаріальні контори відкриваються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Штати державних нотаріальних контор затверджуються Головним управління­м юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в межах встановленої для державних нотаріальних контор штатної чисельності і фонду заробітної плати.

Призначення на посаду державного нотаріуса і завідуючого державною нотаріальною конторою та звільнення з посади провадиться Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Державна нотаріальна контора є юридичною особою. Державний нотаріус має печатку із зображенням Державного герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером.

Державні нотаріальні контори утримуються за рахунок державного бюджету.

Державні нотаріуси вчиняють всі нотаріальні дії визначені ст. 34 Закону України «Про нотаріат». За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених Декретом Кабінетів Міністрів України «Про державне мито» [43], а за надання додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані з вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характе­ру, справляється окрема платня у розмірах, що встановлюються уп­равліннями юстиції.

Державна нотаріальна контора відповідає за заподіяну особі шкоду, спричинену незаконними чи недбалими діями державного нотаріуса, в порядку, передбаченому законодавством України. Нотаріус відповідає перед нотаріальною конторою в порядку регресу.

Керівництво державними нотаріальними конторами здійснює Міністерство юстиції України через Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Приватний нотаріат – це інститут громадянського суспільства, який відноситься до системи латинського права, і в основі якого закладений принцип найвищої довіри громадян до осіб, які займаються нотаріальною діяльністю.

Для правильного визначення статусу приватного нотаріуса потрібно звернути увагу на такі два аспекти [58, с. 80]:

– приватний нотаріус здійснює свою діяльність від імені держави, яка делегує йому спеціальні повноваження і наділяє його певним обсягом прав та обов’язків;

– при цьому приватний нотаріус не перебуває у штаті державного апарату, а організовує свою діяльність самостійно.

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності регулюється ст. 24 Закону України «Про нотаріат» та Положенням про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності та заміщення приватного нотаріуса, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 22 березня 2011 р. № 871/5 [29].

Після отримання особою, яка має намір займатися нотаріальною діяльністю та успішно склала кваліфікаційний іспит, свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю на підставі її заяви Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі провадиться реєстрація її приватної нотаріальної діяльності.

До заяви про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності додаються:

1) свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю та засвідчена його копія;

2) документ, що підтверджує право власності або право оренди на приміщення для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, чи договір про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, який надає заявнику відповідне приміщення, та його засвідчена копія;

3) довідка про відсутність судимості;

4) довідка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців про те, що особа не займається підприємницькою діяльністю;

5) дві фотокартки розміром 3×4 см;

6) паспорт громадянина України та трудова книжка, які подаються особисто.

Копії зазначених документів та трудова книжка із внесеним до неї приватним нотаріусом записом про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності зберігаються в реєстраційній справі нотаріуса.

Реєстраційне посвідчення видається управлінням юстиції у семиденний строк після подання заяви. Про видане реєстраційне посвідчення управління юстиції протягом п’яти робочих днів з дня реєстрації приватної нотаріальної діяльності повідомляє відповідний орган державної податкової служби за місцезнаходженням робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

В реєстраційному посвідченні вказується назва управління юстиції, прізвище, ім’я, по батькові нотаріуса та назва нотаріального округу. Адреса розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса зазначається в додатку до реєстраційного посвідчення.

Реєстраційне посвідчення є підставою для виготовлення печатки, відкриття поточних та інших рахунків
у банках, встановлення графіка часу прийому громад-
ян тощо.

Приватний нотаріус зобов’язаний розпочати нотаріальну діяльність протягом 30 робочих днів після видачі реєстраційного посвідчення.

У разі коли нотаріус не розпочав роботу в установлений строк без поважних на те причин, реєстраційне посвідчення за наказом Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі анулюється.

З метою встановлення єдиного підходу до організації нотаріальної діяльності для покращення якості обслуговування населення, вільного доступу до нотаріальної контори, неухильного забезпечення дотримання нотаріальної таємниці при вчиненні нотаріальних дій з метою реалізації ст. 25 Закону України «Про нотаріат» Наказом Міністерства юстиції від 23 березня 2011 р. № 888/5 затверджено Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності [20].

Відповідно до Положення встановлюються наступні вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса:

1) Щодо забезпечення нотаріальної таємниці:

– у приміщенні не можуть перебувати, здійснювати професійну діяльність особи, діяльність яких не пов’язана з учиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру, пов’язаних з ними, крім осіб, які за договорами (угодами, контрактами) з приватним нотаріусом виконують роботи із забезпечення діяльності приватного нотаріуса (установлення та обслуговування оргтехніки, охоронного обладнання тощо) чи проходять стажування;

– приватний нотаріус, який займає приміщення на підставі договору про співпрацю з іншим нотаріусом, не вправі працювати в одній кімнаті з особами, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно-правових, трудових договорів (помічники), стажистом приватного нотаріуса та з особами, діяльність яких не пов’язана з учиненням нотаріальних дій;

– якщо стіни робочого кабінету зроблені з металопластикових або інших конструкцій, вони повинні бути непрозорими.

2) Щодо можливості кожного приватного нотаріуса, який здійснює нотаріальну діяльність, одночасно та незалежно від іншого приватного нотаріуса здійснювати нотаріальну діяльність:

– приватний нотаріус має право мати лише одне приміщення для розміщення робочого місця (контори), яке повинно знаходитись у межах нотаріального округу, в якому здійснюється нотаріальна діяльність;

– приватний нотаріус має здійснювати прийом громадян в окремому робочому кабінеті. Прийом громадян проводиться не менше п’яти годин на день і п’яти робочих днів на тиждень;

– кожен нотаріус повинен мати окремий робочий кабінет площею не менше 10 квадратних метрів.

3) Щодо захисту від несанкціонованого проникнення:

– приміщення має бути захищене від несанкціонованого проникнення. Одним із засобів реагування на несанкціоноване проникнення є встановлена охоронна сигналізація. У разі укладення договору щодо охорони приміщення, де розташовано робоче місце (контора) приватного нотаріуса, такий договір укладається цим приватним нотаріусом та відповідним суб’єктом господарювання;

– вхідні двері повинні бути металеві або захищені металевим ролетом;

– вікна повинні бути обладнані металевими ґратами або захисними ролетами незалежно від поверху, на якому розташоване приміщення. У випадках, коли стіни будинку скляні, на скло має бути нанесена броньована ударотривка плівка;

– у робочому кабінеті приватного нотаріуса обо­в’язково повинні бути двері, в яких встановлений дверний замок.

4) Щодо зберігання печаток, штампів, бланків нотаріальних документів та архіву нотаріуса:

– архів приватного нотаріуса та документи нотаріального діловодства мають зберігатися у металевій(их) шафі(ах) у робочому кабінеті приватного нотаріуса або у відповідно обладнаній для цього кімнаті. Забороняється розміщувати шафи для зберігання архіву у місцях, де відвідувачі можуть безперешкодно до них підійти. У разі зберігання архіву приватного нотаріуса та документів нотаріального діловодства в окремій кімнаті на дверях такої кімнати має бути встановлений дверний замок;

– приміщення, в якому розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, має бути придатним для зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності;

– якщо у приміщенні працюють двоє чи більше приватних нотаріусів, їх архіви повинні зберігатися в окремих металевих шафах або окремих кімнатах для зберігання архівних документів;

– у кожного приватного нотаріуса повинен бути окремий вогнестійкий сейф для зберігання печаток, штампів та спеціальних бланків нотаріальних документів.

5) Щодо кількості кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, пристосованості приміщення для роботи з технічним персоналом:

– кількість кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, не може бути меншою, ніж кількість приватних нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у його межах;

– для роботи з документами особи, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно-правового чи трудового договору (помічники) і є технічним персоналом, стажист нотаріуса повинні перебувати у відокремленій, належно пристосованій до умов роботи (стажування) та дотримання нотаріальної таємниці кімнаті.

Біля входу у приміщення повинна знаходитись інформаційна вивіска, що ідентифікує робоче місце (контору) приватного нотаріуса.

Вивіска має містити інформацію про державу Україну, Міністерство юстиції України, найменування головного управління юстиції, до сфери діяльності якого належить нотаріус, найменування нотаріального округу, напис «НОТАРІАЛЬНА КОНТОРА», якщо приватний нотаріус має контору (працюють два та більше приватних нотаріусів), або «НОТАРІУС», якщо нотаріус працює одноособово.

Біля входу у приміщення також розміщується інформація щодо часу прийому громадян – час початку та закінчення робочого дня, час обідньої перерви, вихідні дні.

Приватний нотаріус вправі укладати цивільно-пра­вові та трудові договори, відкривати поточні та вкладні (депозитні) рахунки в банках.

Для забезпечення відшкодування заподіяної внаслідок вчиненої нотаріальної дії шкоди приватний нотаріус до початку нотаріальної діяльності зобов’язаний укласти договір страхування цивільно-правової відповідальності. Мінімальний розмір страхової суми становить сто п’ятдесят мінімальних розмірів заробітної плати.Закон відмежував відповідальність держави, зазначивши, що держава не несе відповідальності за шкоду, заподіяну неправомірними діями приватного нотаріуса при здійсненні ним нотаріальної діяльності та відповідно приватний нотаріус не несе відповідальності по зобов’язаннях держави.Розмір відшкодування заподіяної шкоди визначається за згодою сторін або в судовому порядку.Законодавство передбачає особливий порядок заміщення приватного нотаріуса, якщо він має намір зупинити виконання своїх обов’язків на строк, визначений статтями 29-1 та 29-2 Закону України «Про нотаріат», що включає: обов’язок повідомити про це управління юстиції, можливість укласти угоду з іншим приватним нотаріусом про своє заміщення та заборону виконання службових обов’язків в період їх виконання особою, яка тимчасово його заміщує. Відповідно до ст. 29-1 Закону України «Про нотаріат» нотаріальна діяльність приватного нотаріуса тимчасово зупиняється на час дії таких обставин: 1) якщо приватний нотаріус не має приміщення для розміщення робочого місця або це приміщення не відповідає встановленим цим Законом умовам, – до усунення цих недоліків, але не більше 60 днів з дня виявлення цього порушення; 2) якщо приватний нотаріус не уклав договір про страхування цивільно-правової відповідальності приватного нотаріуса або розмір страхової суми не відповідає вимогам цього Закону, – до усунення цих недоліків, але не більше 30 днів з дня виявлення цього порушення; 3) якщо приватний нотаріус при вчиненні нотаріальних дій неодноразово порушував правила нотаріального діловодства, – до закінчення строку проходження підвищення кваліфікації (не більше двох тижнів); 4) у разі необґрунтованої відмови приватного нотаріуса від надання Міністерству юстиції України, Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головним управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в порядку, передбаченому цим Законом, документів для перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства – до усунення цієї обставини (не більше як один тиждень); 5) у разі заміщення приватного нотаріуса в порядку, передбаченому цим Законом, – на строк такого заміщення; 6) у разі ненадання інформації приватним нотаріусом органам та особам, відповідно до вимог закону, – до усунення цієї обставини; 7) у разі обрання нотаріуса на посаду, зайняття якої несумісне зі здійсненням нотаріальної діяльності; 8) Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі надіслали до Міністерства юстиції України подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю – до вирішення питання по суті, але не більш як на шість місяців. Приватний нотаріус вправі зупинити нотаріальну діяльність за власним бажанням на строк, що не перевищує двох місяців протягом календарного року, або на більший строк за наявності поважних причин (вагітність, догляд за дитиною, хвороба тощо). Про зупинення нотаріальної діяльності на строк більше одного тижня приватний нотаріус зобов’язаний не пізніше ніж за один робочий день до дня зупинення нотаріальної діяльності письмово повідомити Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі із зазначенням причин та строку відсутності.Рішення про тимчасове зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса у випадках, передбачених частиною першою статті 29-1 Закону України «Про нотаріат», приймає керівник Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі зобов’язані протягом трьох робочих днів з дня видання наказу про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса письмово повідомити приватного нотаріуса про зупинення його нотаріальної діяльності. Наказ про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса може бути оскаржений ним до Міністерства юстиції України або до суду. Приватний нотаріус зобов’язаний зупинити нотаріальну діяльність з моменту отримання копії наказу про тимчасове зупинення його нотаріальної діяльності. Приватна нотаріальна діяльність припиняється у випадках: 1) подання приватним нотаріусом письмової заяви про припинення нотаріальної діяльності; 2) анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною
діяльністю; 3) неусунення приватним нотаріусом без поважних причин порушень, зокрема при відсутності приміщення для розміщення робочого місця або його невідповідності встановленим законом умовам, а також неукладення
договору страхування чи недостатності розміру страхової суми впродовж строку, передбаченого законом на їх
усунення; 4) смерть приватного нотаріуса або оголошення його померлим у порядку, встановленому законом; 5) припинення громадянства України або виїзд за межі України на постійне проживання; 6) призначення приватного нотаріуса на посаду, зайняття якої несумісне зі здійсненням нотаріальної діяльності; 7) невиконання приватним нотаріусом наказу Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі про зупинення його нотаріальної діяльності, за винятком випадків оскарження приватним нотаріусом такого наказу; 8) набрання законної сили обвинувальним вироком суду, яким приватний нотаріус засуджений за навмисний злочин; 9) набрання законної сили рішенням суду про визнання приватного нотаріуса недієздатним, обмежено дієздатним або про застосування до нього примусових заходів медичного характеру; 10) набрання законної сили рішенням суду про визнання приватного нотаріуса безвісно відсутнім.Припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса здійснюється Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі за наявності підстав, передбачених Законом, шляхом видання наказу про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса. Приватний нотаріус зобов’язаний припинити нотаріальну діяльність з моменту отримання копії наказу про припинення його нотаріальної діяльності. Наказ про припинення нотаріальної діяльності може бути оскаржений приватним нотаріусом до Міністерства юстиції України або до суду. Особа, нотаріальна діяльність якої припинена, зобов’язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до відповідного державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. У разі якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений рішенням Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, але лише один раз і не більше ніж на місяць.У разі неможливості або відмови приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов’язок покладається на Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, яке в разі необхідності залучає до цього представників органів внутрішніх справ. Припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса означає припинення дії реєстраційного посвідчення.

4. Організація діяльності
державних нотаріальних архівів

Відповідно до статті 23 Закону України «Про нотаріат» державні нотаріальні архіви засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізо­ваного зберігання нотаріальних документів. Державні нотаріальні архіви мають на меті зберігання, використання нотаріальних доку­ментів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами. Мережа і штати державних нотаріальних архівів затверджується в порядку, передбаченому для державних нотаріальних контор.Питання організації та компетенція державного нотаріального архіву визначаються Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 18 травня 2009 р. № 870/5 [23].Архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням. Архів вправі створювати свої філії, які є його відокремленими підрозділами, що розташовані поза місцезнаходженням архіву. Філія здійснює всі або частину функцій архіву. Філії не є юридичними особами і діють на підставі положення, що затверджується управлінням юстиції за погодженням з архівом. Основними завданнями архіву є: – комплектування документами, склад яких передбачено Положенням;– забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які знаходяться на зберіганні; – створення і вдосконалення довідкового апарату до документів; – здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які зберігаються у фондоутворювачів; – підготовка та своєчасна передача документів, внесених до Національного архівного фонду (далі –НАФ) на зберігання, до відповідного державного архіву з додержанням вимог, передбачених нормативно-правовими актами Держкомархіву України.Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

– приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані відповідно до вимог, встановлених Законом, Правилами веден-
ня нотаріального діловодства, затвердженими Наказом
Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 2368/5 [39];

– приймає на зберігання заповіти, що надійшли від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону України «Про нотаріат»;

– узгоджує описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, які подаються на розгляд експертної комісії відповідного управління юстиції;

– організовує та здійснює зберігання документів, створює систему облікових документів архіву;

– перевіряє наявність і стан справ постійного зберігання, що зберігаються в архіві;

– проводить заходи щодо забезпечення режиму секретності;

– створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, що зберігаються в архіві;

– створює та організовує зберігання страхового фонду;

– виявляє унікальні документи;

– проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертній комісії, створеній при відповідному управлінні юстиції, фондоутворювачам у проведенні експертизи цінності документів;

– надає методичну допомогу фондоутворювачам з упорядкування нотаріальних документів та передачі їх на зберігання в архів;

– складає списки фондоутворювачів, які передають документи до архіву, приймає ці документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання у фондоутворювачів;

– складає графіки приймання від фондоутворювачів документів на зберігання;

– інформує управління юстиції про стан роботи з документами та вносить пропозиції щодо її поліпшення;

– здійснює підготовку документів Національного ар­хів­ного фонду та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться в архіві, і довідковий апарат до них на постійне зберігання до відповідного архіву з додержанням вимог нормативно-правових актів Держ­комархіву України;

– на договірних засадах виконує роботи, пов’язані з упорядкуванням документів, та з інших питань, пов’язаних з архівною справою і діловодством;

– веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;

– веде встановлену статистичну і бухгалтерську звітність;

– бере участь у проведенні перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства;

– здійснює внесення відомостей до Спадкового реєстру про нотаріально посвідчені заповіти та заповіти, прирівнювані до нотаріально посвідчених, які надійшли на зберігання до архіву, веде алфавітні книги обліку заповітів;

– видає дублікати документів, що зберігаються
в архіві, за письмовою заявою фізичних та юридичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія;

– у випадках, передбачених законодавством, вносить відповідні відомості до Єдиних та Державних реєстрів;

– засвідчує вірність копій (фотокопій) і виписок з документів, які знаходяться на зберіганні в архіві, проставляє службові відмітки про скасування заповітів, довіреностей, зняття заборон відчуження нерухомого майна, розірвання (припинення дії) договорів довічного утримання, ренти, спадкових та інших договорів тощо;

– видає архівні довідки про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів на запити юридичних та фізичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;

– видає довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що знаходяться на зберіганні в архіві, фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;

– видає довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з додержанням вимог статей 8, 8-1 Закону України «Про нотаріат».

Архів має право:

– вимагати від фондоутворювачів передавання на зберігання документів, сформованих відповідно до вимог, установлених Правилами;

– повертати фондоутворювачам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

– отримувати від фондоутворювачів відомості, необхідні для роботи з архівними документами, що передані на зберігання;

– інформувати керівництво відповідного управління юстиції про стан архівної справи у фондоутворювачів та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

– брати участь у засіданнях, нарадах, семінарах, які проводяться у відповідному управлінні юстиції, з питань роботи з архівними документами.

Архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї відповідним управлінням юстиції. Завідуючим архівом може бути громадянин України, який має вищу юридичну освіту, володіє державною мовою та одержав свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю. Не може бути завідуючим особа, яка має судимість за вчинення злочину, обмежена у дієздатності або визнана недієздатною за рішенням суду. На завідуючого архівом поширюються обмеження, встановлені частиною другою статті 3 Закону «Про нотаріат».

Завідуючий архівом:

– організовує діяльність архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань та функцій;

– представляє архів у всіх установах і організаціях;

– видає в межах своєї компетенції накази;

– складає перелік послуг, що надаються архівом на договірних засадах, та розмір тарифів за їх надання і подає їх на затвердження начальнику відповідного управління юстиції;

– розподіляє обов’язки між працівниками архіву та затверджує їх посадові інструкції;

– забезпечує належні умови для роботи і охорону праці працівників архіву;

– проводить прийом та розглядає звернення фізичних і юридичних осіб, що належать до компетенції архіву;

– вчиняє нотаріальні дії, передбачені Законом;

– організовує підвищення кваліфікації нотаріусів та інших працівників архіву, а також за дорученням управління юстиції бере участь у заходах щодо підвищення кваліфікації інших нотаріусів з питань, які віднесені до компетенції архіву.

У разі зміни завідуючого архівом для приймання-передавання документів наказом начальника управління юстиції утворюється комісія у складі не менше трьох осіб. Комісія перевіряє наявність, облік, стан і умови збереження документів, що знаходяться в архіві, а також стан приміщення архіву та обладнання, про що складається акт приймання-передавання, який підписується членами комісії, завідуючим і особою, яка приймає документи, та затверджується начальником управління юстиції.

На посаду нотаріуса архіву призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом «Про нотаріат». Нотаріуси вчиняють нотаріальні дії, передбачені Законом. Нотаріуси, які працюють в архіві, зобов’язані додержуватись нотаріальної таємниці, навіть якщо їх діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія не вчинялась. Обов’язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється на працівників архіву, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків чи іншої роботи.

За невиконання або неналежне виконання покладених обов’язків, порушення трудової дисципліни працівники архіву несуть відповідальність, передбачену законодавством.

Нотаріуси архіву надають юридичним і фізичним особам додаткові платні послуги правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру в порядку та розмірах, встановлених відповідним управлінням юстиції.

Документи, що передані на зберігання до архіву, не видаються у тимчасове користування нотаріусам, крім випадків, передбачених законодавством. Архів, у разі необхідності (перевірка виявлених помилок, надання свідчень в суді тощо), на підставі письмової заяви нотаріуса (за винятком нотаріусів, діяльність яких зупинена або припинена) може надати для ознайомлення документи, які були ним передані на зберігання.

Вилучення (виїмка) реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та документів, що передані на зберігання до архіву, має здійснюватися лише у випадках та порядку, передбачених законодавством.

Дата добавления: 2014-12-07