Основные задачи и подходы к организации контроля

Содержание и элементы системы контроля

Тема 9. Функция контроля в менеджменте

Мы уже говорили, что неопределенность сопровождает процесс управления. Планы не всегда выполняются, работники не всегда используют делегированные им права или превышают предоставленные полномочия на использование ресурсов, в ряде случаев не удается достаточно эффективно мотивировать людей на достижение целей, дают сбои установленные структурные связи и складывающиеся отношения. Что же позволяет менеджменту на всех уровнях управления определить, достигло ли предприятие, подразделение своих целей, обнаружить свои собственные ошибки и ошибки других, установить время, масштабы и методы корректирующих действий. Это достигается с помощью контроля.

Функция контроля определяется как процесс, при помощи которого руководители получают информацию о действительном состоянии в достижении цели, выполнении плана и хода решения задач, управленческих решений. Функция контроля включает также оценку отклонений от заданных параметров, определение их причин и принятие управленческих решений, позволяющих при необходимости корректировать фактическое состояние (рис. 9.1). Термин «контроль» как правило, вызывает отрицательные эмоции, связанные с кажущимся ограничением самостоятельности, принуждением и другими эмоциональными восприятиями, которые входят в противоречия с индивидуальным представлением о свободе личности. Один из аспектов функции контроля, связанный с его формальной внешней стороной, действительно состоит в обеспечении подчинения кому-либо или чему-либо. Однако основной задачей контроля является обеспечение своевременного осуществления корректирующих действий для достижения предприятием своих целей. Таким образом, контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность удержания организации на выбранной (запланированной) траектории реализации миссии и достижения цели путем периодической оценки, сопоставления фактических результатов деятельности предприятия с установленными стандартами (параметрами) и принятия необходимых корректирующих действий. Для обеспечения этой функции на предприятии создается соответствующая система контроля с целью организации оперативной обратной связи между реальными показателями деятельности и его планами.

Критерием эффективности любой системы контроля служит ее способность обеспечивать возможность для принятия своевременных управленческих воздействий. Все системы контроля, не смотря на их разнообразие, базируются на единой идее обратной связи и на единых элементах функции контроля. К основным элементам функции контроля обычно относят этапы процесса контроля, а также типовые технологии реализации функции контроля и основные задачи, решаемые контролем.

Основные элементы контроля могут быть представлены следующим образом:

· Установление показателей деятельности предприятия, которые оцениваются в процессе контроля;

· Измерение фактически достигнутых результатов и определение отклонений от установленных величин (стандартов);

· Проведение корректировки в случае, когда фактические результаты значимо отличаются от установленных стандартов.

Единые элементы технологии контроля отражают структуру и содержание работы по организации системы контроля на предприятии. Организационный механизм реализации функции контроля связан с проведением определенной совокупности работ, выполнение которых является обязательным (или постоянно рекомендуемым) при создании определенной системы контроля:

· Определение (выбор) концепции контроля: системы контроля, процесс или процессы контроля, частные проверки тех или иных показателей, периодичность;

· Определение области контроля: качество продукции, производительность труда и других ресурсов, себестоимость продукции и т. д.;

· Формирование целей и структуры органов контроля;

· Определение путей общих требований и норм контроля (этических, правовых, производственных и т. д.);

· Обоснование объема контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и др.;

· Методы контроля: качественные, количественные, визуальные, инструментальные, автоматизированные, неавтоматизированные, внешние и внутренние и т. д.

Контроль является неотъемлемым элементом эффективной деятельности предприятия. Необходимость функции контроля определяется самой сущностью его деятельности в условиях изменяющихся внешней и внутренней среды, вследствие чего планы, ресурсные возможности и обеспечивающие их структуры всегда содержат неполноту информации и неопределенность среды для принятия управленческих действий. В связи с этим основные задачи функции контроля включает: обнаружение и устроение неопределенности, предупреждение возникновения кризисных ситуаций, поддержание успеха и широты контроля.

Неопределенности при реализации целей и планов связаны с возможными несоответствиями в их формулировании, с организационной структурой и разделением труда, персоналом, оценкой внешней среды и с другими факторами деятельности конкретного предприятия. Изменения законов, социальных ценностей, цен на ресурсы, конкурентной среды могут: превратить сформированные, и обоснованные «вчера» цели и планы в недостижимые, требующие уточнения или существенного изменения; лучшие организационные построения (структуры) потребуют необходимой корректировки, – принятые специализация и разделение труда могут создать проблемы организации и мотивации, обеспечить необходимость создания условий для адекватной реакции работников на изменения. Решение этих и других проблем составляет содержание формулируемых задач при создании системы контроля на конкретном предприятии.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций предусматривает своевременное выявление проблем, которые могут развиться в кризис, и обеспечивает принятие своевременных мер по его недопущению. Следует иметь ввиду, что эти ситуации во времени t развиваются по экспоненциальной зависимости и потеря управления ими ведет к кризису и катастрофе (рис. 9.2.). Функция контроля обеспечивать управляемость предприятием в условиях значительных изменений внешней среды внутренних переменных, корректировку ранее запланированных действий.

Поддержание успеха является одной из основных задач контроля, которая состоит в определении и уточнении направления деятельности предприятия, эффективно способствующих достижению целей. К таким направлениям относят конкретную деятельность (конкретный бизнес), для которой сложились более благоприятные условия ее осуществления. Конечно, при этом учитываются реальные возможности влияния результатов этой деятельности на общий успех предприятия, а также возможности развития этого успеха за счет концентрации его ресурсов и умений на этом направлении. Оперативно определяя успехи и неудачи предприятия и их причины, можно обеспечить возможности своевременно адаптировать его к изменяющимся требованиям среды, и обеспечить развитие наметившегося успеха в достижении целей предприятия в целом. Предоставляется возможность расширения планируемого успеха за счет ориентации его деятельности на развитие наметившегося успеха.

Широта контроля отражает суть функций. Контроль должен быть всеобъемлющим. Одновременно эффективность его может быть повышена при дифференцированном подходе его реализации: необходимо определить акценты среди контролируемых объектов в зависимости от сложившейся оценки деятельности каждого из них. Важно подчеркнуть, что ни одну функцию менеджмента (планирование, организация, мотивация) нельзя рассматривать в отрыве от контроля.

Реализация основных задач функции контроля и эффективность конкретной системы контроля связаны с определенным подходами к этой функции. Известны три подхода: рыночный, бюрократический и клановый.

Рыночный подход ориентирован на оценку и контроль достижения предприятием результатов, характеризующих его рыночную позицию (например, рыночное могущество, рыночная власть, рыночный контроль, присутствие на рынке, отсутствие на рынке), его ценовую конкурентоспособность, уровень прибыли т. д. Этот подход эффективно используется в компаниях с децентрализованной рыночно-ориентированной структурой, осуществляющих свою деятельность в условиях жесткой конкуренции, имеющих как четкие спецификации разнообразных товаров и услуг, так и монопродукт на конкретных сегментах рынка. Характерной особенностью рыночного подхода к организации системы контроля является применение норм и стандартов, используемых в процессе контроля, которыми можно воспользоваться в качестве определенной базы для принятия решений, связанных с проведением стратегических изменений в конкретном бизнесе.

Бюрократический подход к контролю предусматривает ориентацию работ с учетом выполнения работниками всевозможных правил, положений, инструкций и других регламентирующих документов. В силу этого такой контроль базируется на установленной на предприятии иерархии полномочий и ответственности. Для его внедрения необходима высокая степень формализации (структуризация и стандартизация работ, введение бюджетов и соответствующей системы учета к отчетности, а также других административных механизмов, определяющих деятельность и поведение работников на предприятии). Практика использования бюрократического подхода показывает, что объектом в системе контроля становится не результат реализации функции, а выполнение регламентирующих инструкций и других документов.

При клановом подходе контроль ориентирован на поведение работников предприятия, которое регулируется общими ценностями, нормами и традициями, а также другими элементами организационной культуры. Важным элементом такого подхода является определяющее значение при оценке должного и ожидаемого поведения работников отдельной личностью или узкой группой (кланом). Клановый контроль применяется в компаниях, где работа организуется, как правило, группами (командами), характерным для которых является быстрое изменение технологии и продукции.

В целом современные организации в большинстве своем используют при создании систем контроля различные комбинации приведенных выше подходов.

Дата добавления: 2014-11-29