Создание детального отчета

Access содержит средства, позволяющие представить отчет в хорошо оформленном и легко читаемом виде. Детальный отчет содержит ту же информацию, что и таблица или запрос, но в нем имеются и дополнительные элементы: заголовок отчета, верхний и нижний колонтитулы.

Самый быстрый способ создать отчет – использовать Мастер отчетов. Эта программа размещает поля отчета и представляет данные в одном из выбранных вами стиле. После создания отчета вы можете переделать его по своему желанию в режиме Конструктор.

Опишем основные элементы отчета. Их расположение показано на рис. 1.

Заголовок отчета (№ 1 на рис. 1) расположен в верхней части левой страницы и обычно включает в себя имя отчета и ткущую дату.

Верхний колонтитул (№ 2 на рис. 1) расположен в верхней части каждой страницы отчета и содержит заголовок столбцов таблицы.

Область данных (№ 3 на рис. 1) расположена между верхним и нижним колонтитулами и содержит записи запроса, выбранного в качестве базового.

Нижний колонтитул расположен в нижней части каждой страницы отчета. Часто он содержит номер страницы.

Область примечаний (№ 4 на рис. 1) отчета расположена в самом конце отчета. В ней содержатся, например, итоговые суммы по колонкам таблицы.

Сформируем отчет о покупателях из Липецка и Саратова. Запрос на выборку таких покупателей из БД вы сделали ранее.

Для создания Отчета выполните следующие действия:

	Выделите объект, для которого создается отчет: это может быть таблица или запрос
	Выберите вкладку Создать. Отчет
	У вас появился отчет, который можно редактировать, используя инструменты с вкладки Формат

Можно создать отчет с помощью Мастера отчетов.

	Выберите режим создания отчета – Мастер отчетов.
	Выберите Запрос «Липецк и Саратов».
	В окне Создание отчетов Мастера для выбора отображаемых в отчете полей выберите поля Имя и Рейтинг. Поле Номер служит для связи таблиц в базе данных, и, будучи выданным в отчете, не является информативным для человека
	Перенос этих полей в состав нового отчета осуществляется так – в области Доступныеполя: выберите поле Имя и нажмите на кнопку со знаком > это поле переместиться в область Выбранныеполя, затем перенесите поле Рейтинг
	Для перехода к следующему шагу диалога нажмите кнопку Далее >.
	Следующий шаг Диалога предлагает задание уровней группировки данных из выбранных полей. Например, задание группировки по Рейтингу приведет к тому, что в отчете будут представлены группы покупателей имеющих одинаковый рейтинг, а сами рейтинги будут располагаться либо по возрастанию, либо по убыванию значения. В нашем случае Уровни группировки задавать не будем!!!
	Нажмите кнопку Далее > для перехода к следующему шагу создания отчета.
	Выберите в списке полей сортировку по имени покупателей (справа от поля имеется кнопка направление сортировки, при нажатии, на которую изменяется направление сортировки). Проверьте направление сортировки должно быть по возрастанию нажмите кнопку Далее >
	В следующем шаге предлагается выбрать вид макета будущего отчета и ориентация листа бумаги для его размещения. Из предложенных мастером макетов отчета чаще всего используются отчеты "В столбец" и "Табличный". Выберите макет отчета "В столбец", Ориентация листа бумаги – книжная. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее >
	Параметры следующего шага позволяют выбрать в списке стиль оформления отчета. Различные стили влияют на расположение и количество обрамляющих линий в отчете, внешний вид отчета в столбец не меняется – названия полей слева, в столбце справа от них выводятся данные этих полей. Выберите в списке любой стиль и нажмите Далее >
	В последнем окне Мастера задайте имя нового отчета "Покупатели в Липецке и Саратове (в столбец)" остальные параметры оставьте без изменений и нажмите кнопку Готово.