Вимоги до виконавчого напису 1 страница

Виконавчий напис повинен містити:

- дату (рік, місяць, число) вчинення, посаду, прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса, який вчиняє виконавчий напис;

- найменування та адресу стягувача;

- найменування та адресу боржника, дату й місце його народження, місце роботи (для громадян), номери рахунків у кредитних установах (для юридичних осіб);

- зазначення строку, за який провадиться стягнення;

- зазначення сум, що підлягають стягненню, або предметів, які підлягають витребуванню, в тому числі пені, процентів, якщо такі належать;

- зазначення розміру плати, сум державного мита, сплачуваного стягувачем, або мита, яке підлягає стягненню з боржника;

- зазначення статті Закону "Про нотаріат" та пункту Переліку документів, на підставі яких видано виконавчий напис;

- номер, під яким виконавчий напис зареєстровано в реєстрі;

- підпис нотаріуса, який вчинив виконавчий напис, печатку.

Виконавчий напис вчиняється на оригіналі документа, що встановлює заборгованість.

Окремо від документа, що встановлює заборгованість, виконавчий напис не вчиняється.

Якщо за борговим документом треба провести стягнення по частинах, то виконавчий напис по кожному стягненню може бути зроблений на копії документа або на виписці з особового рахунку боржника; в цих випадках на оригіналі документа, що встановлює заборгованість, робиться відмітка про вчинення виконавчого напису і зазначається, за який строк і яка сума стягнута, дата і номер за реєстром нотаріальних дій.

65. Застосування законодавства про нотаріат до іноземних громадян та осіб без громадянства

66. Посвідчення факту знаходження громадянина в живих або в певному місці

Державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси та консульські установи можуть посвідчувати певні безспірні юридичні факти, в яких можна пересвідчитися безпосередньо.

Це — посвідчення факту, що громадянин є живим.

Для порушення цього нотаріального провадження достатньо усної заяви громадянина про посвідчення факту.

Громадянин, який звертається з таким проханням, подає документ, який безспірно свідчить про його особу. Після особистого з ним спілкування та перевірки його особи нотаріус посвідчує вказаний юридичний факт.

Факт, що неповнолітній, який не досяг 15-річного віку, є живим, посвідчується на прохання його законних представників (батьків, усиновителів, опікунів). Явка цих неповнолітніх для посвідчення факту є обов'язковою.

Стосовно дітей віком від 15 до 18 років цей факт посвідчується на їхнє прохання та за згодою на це законних представників (батьків, усиновителів, піклувальників). Справжність підпису законних представників на заяві про їхню згоду на встановлення вказаного факту повинна бути засвідчена в нотаріальному порядку чи підприємством, установою, організацією, в якій вони працюють або навчаються, житлово-експлуатаційною організацією за місцем їхнього проживання, а також адміністрацією стаціонарного лікувально-профілактичного закладу, в якому вони знаходяться на лікуванні. Засвідчення справжності підпису не потрібне, якщо законні представники прийдуть до нотаріальної контори та особисто подадуть нотаріусу заяву про свою згоду. Тоді нотаріус установлює особу законного представника, перевіряє справжність підпису, про що робить відмітку на заяві та вказує назву документа, його номер, дату видачі й назву установи, що видала документ, який стверджує особу.

На підтвердження факту, що громадянин є живим, нотаріус видає свідоцтво.

У свідоцтві обов'язково вказуються дата і точний час, коли громадянин особисто з'явився до нотаріуса. У разі встановлення факту, що громадянин є живим, поза приміщенням державної нотаріальної контори чи приміщенням, що є робочим місцем приватного нотаріуса, останній зобов'язаний вказати у свідоцтві, що він посвідчив цей факт особисто, з'явившись за зазначено адресою в зазначений час. Якщо факт посвідчується в лікувальній установі, то у свідоцтві треба вказати не лише точну адресу, а й повне найменування установи.

Крім того, у свідоцтві обов'язково повинно бути вказано, в супроводі кого саме з законних представників неповнолітній з'явився до нотаріуса.

67. Поняття нотаріату

Нотаріат в Україні — це система органів і посадових осіб, на яких покладено обов'язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені законом, з метою надання їм юридичної вірогідності (ст. 1 Закону України "Про нотаріат").

Це поняття містить в собі суб'єктивну та об'єктивну сторони діяльності нотаріату, а також мету вчинення нотаріальних дій.

Суб'єктивна сторона поняття вказує на систему нотаріальних органів, до якої входять державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси. Крім того, в населених пунктах, де немає ні державних, ні приватних нотаріусів, деякі нотаріальні дії мають право вчиняти уповноважені на це особи місцевих рад. Нотаріальні дії за кордоном вчиняють консульські установи України, а у випадках, передбачених законом, — дипломатичні представництва України. Відповідно до ст. 40 Закону України "Про нотаріат" посвідчення заповітів і доручень може вчинятися відповідними посадовими особами. Наприклад, головними лікарями, їх заступниками по медичній частині або черговими лікарями, директорами і головними лікарями будинків для престарілих та інвалідів, капітанами морських суден, начальниками експедицій та ін. Таке посвідчення прирівнюється до нотаріального посвідчення і має на меті забезпечити в невідкладних життєвих ситуаціях вчинення цих нотаріальних дій.

Об'єктивна сторона поняття нотаріату вказує на повноваження нотаріальних органів і посадових осіб стосовно кола тих дій, що їх вони відповідно до Закону України "Про нотаріат" можуть вчиняти. При цьому вчинення передбачених законом нотаріальних дій не повинно викликати спору, бо предметом нотаріальної діяльності є справи, в яких відсутній спір про право цивільне і якщо в процесі вчинення нотаріальної дії такий спір виникає, то він підлягає вирішенню в органах суду чи арбітражного суду, а сама нотаріальна дія в такому разі зупиняється до набуття рішенням законної сили.

Отже, нотаріус посвідчує безспірні права та безспірні факти, в наявності яких він може упевнитися безпосередньо або на підставі відповідних документів, а також вчиняє інші дії, спрямовані на юридичне підтвердження та закріплення цивільних прав, щоб запобігти їх можливому порушенню в майбутньому.

68. Застосування іноземного права при здійсненні нотаріальних дій

Згідно Закону України “Про наторіат” нотаріуси відповідно до законодавства України, міжнародних договорів застосовують норми іноземного права.

Нотаріуси приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.

Дії, пов'язані з охороною майна, що залишилося після смерті іноземного громадянина на території України, або майна, яке належить одержати іноземному громадянину після смерті громадянина України, а також з видачею свідоцтва про право на спадщину щодо такого майна, здійснюються відповідно до законодавства України.

Документи, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України.

Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна.

Нотаріуси забезпечують докази, необхідні для ведення справ в органах іноземних держав.

Дії для забезпечення доказів провадяться відповідно до цивільного процесуального законодавства України.

Якщо міжнародним договором встановлено інші правила про нотаріальні дії, ніж ті, що їх містить законодавство України, то при вчиненні нотаріальних дій застосовуються правила міжнародного договору.

Якщо міжнародний договір відносить до компетенції нотаріусів вчинення нотаріальної дії, не передбаченої законодавством України, нотаріуси вчиняють цю нотаріальну дію в порядку, встановлюваному Міністерством юстиції України.

69. Охоронні нотаріальні дії

Однією з важливих і досить складних дій є вжиття заходів до охорони спадкового майна.

Після смерті спадкоємця іноді виникає необхідність вчинити таку дію в інтересах спадкоємців, відказоодержувачів, кредиторів чи держави. На практиці найчастіше вчинення такої дії виникає, коли спадкоємці не проживали разом зі спадкодавцем, або коли між ними і тими спадкоємцями, які проживали разом зі спадкодавцем, виникли неприязні відносини. Необхідність вжиття заходів до охорони спадкового майна може виникнути і в тому разі, коли спадкоємцями є неповнолітні або коли спадкоємцем є держава.

Таким чином, метою вжиття заходів до охорони спадкового майна є забезпечення його збереження, а також запобігання можливому його псуванню, загибелі чи розкраданню.

Між днем смерті спадкодавця і днем, коли буде встановлено всіх спадкоємців, минає певний час. На цей час й необхідно вжити заходів до охорони майна, тобто до прийняття спадщини всіма спадкоємцями, а якщо в цей термін її не прийняли, то до закінчення строку, протягом якого може бути прийнята спадщина, — шести місяців.

Охорона спадкового майна може тривати і після закінчення шести місяців з дня відкриття спадщини, якщо до державної нотаріальної контори надійшла заява про згоду на прийняття спадщини від осіб, для яких право спадкоємства виникає в разі неприйняття спадщини іншими спадкоємцями. Тоді відповідно до ст. 549 ЦК України такі особи приймають спадщину протягом строку, що залишився для прийняття спадщини, а якщо цей строк є меншим від трьох місяців, то він продовжується до трьох місяців. Наприклад, якщо єдиний спадкоємець першої черги відмовився від прийняття спадщини після закінчення п'яти місяців з часу відкриття спадщини, то для інших спадкоємців другої черги для прийняття спадщини залишився один місяць. У такій ситуації цей строк буде продовжено до трьох місяців, а це означає, що термін дії заходів до охорони спадкового майна може тривати сім місяців. А взагалі заходи до охорони спадкового майна можуть тривати протягом дев'яти місяців.

Звідси випливає висновок, що охорона спадкового майна може тривати понад шість місяців у випадках спадкової трансмісії (ст. 551 ЦК України), спадкування за законом після відмови від спадщини спадкоємців за заповітом (ст. 553 ЦК України), а також при спадкуванні спадкоємців другої черги в разі неприйняття спадщини або відмови від неї спадкоємців першої черги.

70. Діловодство приватного нотаріуса.

ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВАЦі Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів.Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.Приймання, реєстрація та видача грошових сум і цінних паперів, що надійшли на депозитний рахунок державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, провадяться за правилами, встановленими чинним законодавством.

+ 12,13,77.

71. Посвідчення договорів про заставу транспортних засобів = 22

72. Засвідчення факту тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці

Посвідчення факту тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, дедалі частіше трапляється в нотаріальній практиці.

Приймаючи людину на роботу, деякі організації вимагають у разі надсилання документів разом з фотокартками поштою такого нотаріального посвідчення, бо посадові особи цих організацій позбавлені можливості безпосередньо впевнитися в тотожності особи, яка прислала документи, з особою, зображеною на фотокартці.

Така необхідність виникає й з вступом до деяких вищих військово-морських навчальних закладів.

І, нарешті, це буває необхідним для вчинення дій за кордоном. Скажімо, коли виникає сумнів щодо тотожності особи, яка претендує на спадщину, що відкрилася за кордоном, тій особі, яка відома як спадкоємець органам, що оформляють спадщину.

На підтвердження факту тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, видається свідоцтво. На примірнику свідоцтва у верхньому лівому куті вміщується фотокартка, скріплена підписом нотаріуса та його печаткою. При цьому печатка повинна розміщуватися частково на фотокартці, частково на свідоцтві. Крім того, у свідоцтві вказується, що особу громадянина, який надав фотокартку, встановлено.

Посвідчення такого факту відносно неповнолітніх здійснюється за проханням їхніх законних представників.

73.Нотаріальні дії, вчинювані консульськими установами України

Нотаріальні дії за кордоном учиняють консульські установи, а у випадках, передбачених законодавством, — дипломатичні представництва України. Відповідно до розпорядження Президента України "Про затвердження Положення про дипломатичне представництво України за кордоном" від 22 жовтня 1992 р. дипломатичне представництво України за дорученням міністра іноземних справ України може виконувати і консульські функції. Це можливо в тих випадках, коли діяльність консульської установи не поширюється на певну територію; тоді нотаріальні дії вчиняються консульськими відділами дипломатичного представництва.

Безпосередньо нотаріальні дії в консульських установах учиняють консули, а в дипломатичних представництвах — один із членів дипломатичного персоналу.

Діяльність консульських установ і дипломатичних представництв щодо вчинення нотаріальних дій регулюється главою XI Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України від 2 квітня 1994 р., і підпорядкована тим самим принципам, що й діяльність нотаріусів.

74. Компетенція інших органів (крім нотаріальних), які здійснюють нотаріальні дії

Предметна компетенція консульських установ і дипломатичних представництв щодо вчинення нотаріальних дій

Компетенція консульських установ щодо вчинення нотаріальних дій регулюється ст. 38 Закону України "Про нота-ріат" та Консульським статутом України, затвердженим указом Президента України від 2 квітня 1994 р.

Вони можуть посвідчувати угоди, видавати свідоцтво про право на спадщину, на частку в спільному майні подружжя, вживати заходів до охорони спадкового майна, приймати в депозит грошові суми та цінні папери, приймати на зберігання документи, посвідчувати юридичні факти знаходження громадянина в живих, у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, часу пред'явлення документів, засвідчувати вірність копії документів і виписок із них, справжність підпису на документах і вірність перекладу з однієї мови на іншу, вчиняти морські протести та виконавчі написи.

Крім того, відповідно до Консульського статуту (ст. 44) консульські установи мають право забезпечувати докази. Це пояснюється тим, що за законодавством України (ст. 35 ЦПК України) забезпечення доказів як до порушення справи в суді, так і після порушення здійснює суд. Нотаріус такого права не має.

Оскільки консульські установи діють на території інших держав, вони в ряді випадків не є правомочними застосовувати ті правила й повноваження, що їх мають нотаріальні органи в Україні. Тому з їхньої компетенції виключено деякі нотаріальні дії, а саме: вони не можуть посвідчувати угоди про відчуження нерухомості, що знаходиться в Україні, накладати заборони на відчуження нерухомості, передавати заяви від одних осіб до інших, вчиняти протести векселів, приймати чеки до платежу і посвідчувати несплату чеків, видавати свідоцтва про придбання жилих будинків із прилюдних торгів.

Консульські установи України мають право вчиняти нотаріальні дії й відносно іноземців, причому не лише тоді, коли угоди укладаються на території України, а й тоді, коли угоди укладаються на території інших держав, якщо це випливає з міжнародних договорів і конвенцій, у яких бере участь Україна.

Законодавством України можуть бути передбачені й інші дії, що вчиняються консульськими установами України.

Консульський статут України передбачає ряд уточнень, що стосуються вчинення нотаріальних дій, а саме:

• консул вживає заходів до охорони майна, що залишилося після смерті громадянина України. Якщо ж залишене майно повністю або частково складається з предметів, що можуть зіпсуватися, а також за надмірної дорожнечі зберігання такого майна консул має право продати майно і надіслати вилучені гроші за належністю (ст. 36 статуту);

• консул має право приймати спадкове майно для передачі спадкоємцям, які знаходяться в Україні (ст. 37 статуту);

• консул може приймати на зберігання гроші, коштовності, цінні папери й документи, що належать громадянинові України, а в разі смерті особи, якій належало майно, здане на зберігання, вживає заходів до його охорони, а при необхідності може його реалізувати і вилучені гроші надіслати за належністю (ст. 38 статуту);

• консул негайно передає до Міністерства закордонних справ України всі відомі йому дані про спадщину і можливих спадкоємців, якщо йому стане відомо про спадщину, котра відкрилася на користь громадян України, які проживають в Україні (ст. 51 статуту);

• консул приймає від капітана морського судна заяву про загибель або пошкодження судна, а також на його прохання складає акт про морський протест (ст. 79 статуту);

• консул вживає заходів до збереження (забезпечення) речових доказів у разі аварії чи вимушеної посадки повітряного судна (ст. 85 статуту); таких самих заходів він вживає, коли мова йде про засоби автомобільного, залізничного транспорту і суден річкового флоту (ст. 88 статуту).

Предметна компетенція виконкомів місцевих рад щодо вчинення нотаріальних дій

Виконкоми сільських, селищних і міських рад мають право вчиняти деякі найбільш поширені й нескладні нотаріальні дії, якщо в місцевості немає нотаріусів. Це зручно для місцевого населення, бо звільняє його від поїздок до міст і районних центрів; надання виконкомам повноважень вчиняти певні нотаріальні дії є доцільним з огляду на специфіку цих дій.

Посадові особи виконкомів місцевих рад можуть посвідчувати односторонні угоди — заповіти й доручення. Вчинення цих нотаріальних дій у багатьох випадках може бути терміновим, коли зволікати не можна.Посадовим особам виконкомів надано право засвідчувати вірність копій документів і виписок із них, а також справжність підпису на документах. Це дуже поширені, а водночас нескладні нотаріальні дії, тому віднесення їх до компетенції виконкомів є виправданим.

До компетенції виконкомів місцевих рад входить вжиття заходів до охорони спадкового майна та реєстрація заборон на відчуження нерухомості. Ці нотаріальні дії зручніше вчиняти на місці, тим більш, що вжиття заходів до охо.рони спадкового майна може вимагати негайного їх здійснення.

Посадові особи мають право вчиняти тільки ці дії, передбачені ст. 37 Закону України "Про нотаріат". Виходячи з того, що посадові особи виконкомів не завжди мають спеціальну юридичну підготовку, вони не є правомочними вчиняти складні нотаріальні дії, а також оформляти документи, що мають діяти за кордоном.

75.Легалізація документів

Під легалізацією розуміється засвідчення консулами або консульським управлінням МЗС України тієї обставини, що документ відповідає законодавству країни, якою був виданий, і що підписи іноземних посадових осіб на документі не викликають сумніву в їхній справжності. Прийняття документів без легалізації можливе, якщо це передбачено в угоді України з іноземною країною.

76. Випадки, коли згода подружжя на відчуження майна не потрібна

Угода про відчуження або заставу майна, яка потребує обов'язкової нотаріальної форми, може бути посвідчена без згоди другого з подружжя, якщо з правовстановлюючого документа, свідоцтва про шлюб та інших документів видно, що зазначене майно є не спільною, а особистою власністю одного з подружжя (набуте до реєстрації шлюбу, одержане під час шлюбу в дар або в порядку успадкування, здійснено поділ майна, набутого під час перебування в зареєстрованому шлюбі тощо). Про перевірку цієї обставини нотаріус робить відмітку на примірнику договору (угоди), що залишається в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса, з посиланням на реквізити відповідних документів, якщо ці документи не приєднуються до договору.

При посвідченні договору про відчуження або заставу майна від імені особи, у якої немає чоловіка або дружини (неодружена чи неодружений, в шлюбі не перебуває, вдова, вдівець), в державну нотаріальну контору чи приватному нотаріусу відчужувачем подається письмова заява про це. Нотаріус доводить зміст такої заяви до відома другого учасника угоди, який на підтвердження того, що ця обставина йому відома, підписується на заяві. Така заява повинна виходити особисто від відчужувача, а у разі вчинення угоди через представника - від представника, якщо відчужувач надав йому право при оформленні угоди подавати від його імені відповідні заяви.

Договір про відчуження або заставу майна може бути посвідчений без згоди другого з подружжя також у випадках, коли останній не проживає за місцем знаходження майна і місце проживання його невідоме. На підтвердження цієї обставини повинна бути подана копія рішення суду, яке набрало законної сили, про визнання другого з подружжя безвісно відсутнім.

77. Складання номенклатури та оформлення справ (нарядів)

Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і узгоджується з відповідною державною архівною установою Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачається резервні номери.В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус.Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.Всі виконані документи групуються у справи (наряди).На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і йому присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.В спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою.Якщо спадкову справу не закінчено провадженням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловодного року. В середині справи (наряду) документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту.Звіти повинні вміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикаються, і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.Зберігання документів, виготовлених із застосуванням засобів обчислювальної техніки, проводиться за загальними правилами.Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.У виняткових випадках, за вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними та господарськими справами, що знаходяться в їх провадженні, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса повинні здаватись в державний нотаріальний архів для наступного зберігання і використання.Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний нотаріальний архів не здаються.При припиненні приватної нотаріальної діяльності у випадках, передбачених статтею 30 Закону України "Про нотаріат", приватний нотаріус зобов'язаний в місячний строк передати до державного нотаріального архіву документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, незалежно від строку їх зберігання.У випадку, коли за станом здоров'я або з інших поважних причин, а також у зв'язку із смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву провадить постійно діюча експертна комісія, що створюється відповідно Міністром юстиції Республіки Крим, начальником управління юстиції обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації у складі не менше 3-х осіб.Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчувальний.Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення.Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи (наряду).На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини).Кількість аркушів у справі (наряді) вказується цифрами на підставі даних засвідчуваного напису.Написи на обкладинках справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання слід робити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи.Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст.Описи справ складаються у 4-х примірниках за встановленою формою.В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом.Одночасно з підготовкою документів до зберігання впровадиться відбір документів, що підлягають знищенню.Відбір документів для знищення оформляється актом.У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними правилами та інструкціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України по організації роботи з документами, переліками і номенклатурою справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції України.Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису.Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверджено державним нотаріальним архівом.

Дата добавления: 2014-12-07