Інтеграція графічних об’єктів та елементів автоматизації у текстові документи

ЗМ 2. Лекція

Автотексти. Для введення фрагментів, які часто повторюються, використовують автотексти — тексти, які спочатку створюють і заносять у бібліотеку автотекстів. Автотексту на етапі створення можна поставити у відповідність деяку назву. Щоб створити автотекст текст набирають, виділяють і виконують команди Вставити => Автотекст => Створити. Автотекст рекомендують називати першими чотирма символами тексту. Щоб вставити автотекст, достатньо набрати на клавіатурі перші чотири символи автотексту чи його назви і натиснути на клавішу вводу або виконати команди Вставити => Автотекст.

Рисунок у текстовому документі можна побудувати, увімкнувши панель інструментів Рисування, методом клацання на кнопках з зображенням лінії, прямокутника, еліпса тощо. Вказівник миші (а він набуде вигляду хрестика) треба розмістити в потрібному місці документа, клацнути і перемістити, щоб створити фігуру заданого розміру.

Еліпс розтягують до утворення кола, перетягуючи прямокутники-маркери, що є навколо нього, а прямокутник — до квадрата. Щоб отримати правильне коло чи квадрат, потрібно натиснути під час рисування на клавішу Shift.

Фігури можна переміщати, фарбувати, розтягувати, стискати, змінювати товщину ліній, накладати одну на одну, розміщувати в них текст різного кольору, створювати об'ємні ефекти чи ефектні затінювання, повертати. Ці дії виконують за допомогою кнопок панелі рисування, які мають такі назви: Дії, Вибір об'єктів, Обертання, Автофігури, Лінії, Стрілки, Прямокутник, Еліпс, Напис (Кадр), WordArt, Колір замальовування, Колір лінії, Колір шрифту, Тип лінії, Тип штрихів, Вигляд стрілок, Тінь, Об'єм.

Вибрану фігуру переміщають методом перетягування, коли вказівник миші набуде хрестоподібного зі стрілками вигляду або за допомогою клавіш, позначених стрілками. Щоб однаково переміщалася деяка група фігур, виконують команду Групування з меню команди Дії. Перед групуванням усі потрібні фігури вибирають, клацаючи на них у режимі натиснутої клавіші Shift. Існує зворотня до групування дія — розгрупувати.

Можна скористатися з меню готових фігур (Автофігури), зокрема, для побудови блок-схем, фігурних стрілок, зірок і стрічок тощо. Щоб ліквідувати невдалу фігуру, її треба вибрати і натиснути на клавішу Del. Нарисовані фігури є об'єктами — вони мають свої; контекстні меню, що полегшує роботу з ними. Зокрема, за допомогою контекстного меню у фігуру можна вставити текст командою Додати текст, замалювати її кольором (Формат фігури) тощо.

Зауваження. Щоб виконати будь-які дії над елементами тексту чи об'єктами, їх спочатку треба виділити, а для цього — клацнути в його межах лівою клавішею миші.

Гіперпосилання — це засіб для налагодження зв'язку між документами. Якщо у файл вставити гіперпосилання на інші файли, то можна мати доступ відразу до двох чи багатьох файлів, не вставляючи їх один в другий. Гіперпосилання — це виконаний іншим кольором об'єкт (підкреслений текст чи картинка), який містить адресу іншого файлу. Клацнувши раз на гіперпосиланні, можна відкрити потрібний файл.

Поля призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть поновлюватися за певними правилами, а також для організації обчислень. Їх використовують для підготовки типової документації зі змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: звичайні поля Word, поля злиття і поля форми.

1. Поля Word. Прикладами звичайних полів є поля для автоматичного вставляння у документ поточної дати (назва поля Date), дати створення документа (CreateDate), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), формул для обчислень (=формула), вибору альтернативних фрагментів тексту (If), вставляння рисунку з файлу (IncludePicture), тексту з файлу (IncludeText).

Поля вставляють командами Вставити => Поле. Отримаємо діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх призначення (повний опис разом з прикладами можна отримати з довідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву і натискають кнопку ОК — назва поля у фігурних дужках або значення поля з'являться в документі в позиції вставки, тобто там, де знаходився курсор. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших дій.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код — це деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення поля перемикають комбінацією Shift+F9. Значення полів поновлюють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб у документі постійно були значення полів, потрібно зняти режим відображення кодів полів так: Сервіс => Параметри => Закладка Вигляд => □ Коди полів.

2. Поля злиття. Поля злиття — це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів методом злиття двох документів: основного і джерела даних. Поля злиття мають спільну назву MergeField, а конкретні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту і вставлені користувачем поля злиття для даних, значення яких будуть змінюватися. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Коди полів злиття — це назви полів, які придумує користувач для даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо. Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі заздалегідь згідно з умовою задачі. Поля злиття користувач вставляє спеціальною командою Вставити поля злиття, вибираючи назви зі списку назв. Система автоматично поміщає назви в основний документ у точку вставки у подвійних кутових дужках.

Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записаний на диск текстовий файл, де дані набрано у вигляді, придатному для перетворення в таблицю, а також деяка таблиця даних, файл бази даних тощо.

Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті цього отримаємо певну кількість листів, написаних різним людям. Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть. Щоб побачити, що листи дійсно написані різним людям, потрібно клацати на кнопці-лічильнику або клацнути на кнопці Злиття в новий документ — всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування.

Розглянемо кнопки нижнього ряду на панелі Злиття. Вони означають: відображати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно "Злиття", пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних.

3. Поля форми. Полів форми є три: текстові (FormText), списки (FormDropDown) і перемикачі (FormCheckBox).

Поля форми — це особливий тип полів, які використовуються для створення шаблонів документів, бланків, анкет тощо. Поля форми можна вставити за допомогою панелі інструментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму.

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних дужок, але під час друкування вони не виводитимуться. У текстове поле користувач вводить текст або числа. Якщо у діалоговому вікні команди Параметри поля поле з числом назвати деяким коротким іменем-закладкою і зазначити, що воно числове, то це ім'я можна буде використати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень. Це дає змогу організувати обчислення на бланках. Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список, а перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей типу "так" чи "ні" тощо. Поля рекомендують затінювати. Рекомендують також їх поміщати в таблицю. Коли форма створена повністю, її потрібно захистити і зберегти на диску як документ або зберегти як шаблон (dot-файл). Тепер можна заповнювати бланк. Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу з заповненням бланків, виписуванням рахунків, накладних тощо.

Макрос — це записана в пам'ять редактора послідовність натискань на клавіші і клацань мишею. Макросу ставлять у відповідність (призначають) комбінацію клавіш на клавіатурі (або кнопку панелі). Натискання на ці клавіші веде до автоматичного виконання макросу.

Макроси призначені для автоматизації роботи користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а пізніше використовують. Щоб виконати макрос, досить натиснути на відповідну комбінацію клавіш.

Дата добавления: 2014-12-07