Введення фактичних даних

Фактичні дані – це інформація про хід виконання запланованих робіт, на підставі якої менеджер проекту здійснює процес відстежування.

У системі існує декілька способів введення фактичних даних, що відрізняються один від одного точністю, деталізацією, об'ємом інформації, що вводиться:

введення почасових даних ресурсів;

введення почасових даних завдань;

введення фактичних або таких, що залишилися трудовитрат;

введення відсотка завершення.

Менеджер сам повинен вибрати найбільш відповідний для конкретного проекту спосіб введення і організації відстежування.

Введення почасових даних ресурсів – найточніший і самий трудомісткий метод відстежування. Він полягає в регулярному занесенні в базу даних величин відпрацьованих ресурсами трудовитрат.

Для застосування цього методу необхідно перемкнутися в таблицю використання ресурсів (Вид/Використання ресурсів) і спеціальним чином набудувати її:

відобразити таблицю Трудовитрати (Від/таблиця/трудозатрати);

у правій таблиці за допомогою контекстного меню відобразити рядки Трудовитрати і Фактичні трудовитрати.

Після настройки представлення має вигляд, зображений на рис. 8.7. Ліва таблиця містить наступні стовпці.

Назва ресурсу – тут відображені назви ресурсів проекту і завдань, в яких ці ресурси задіяні;

% завершення – відсоток завершення завдання, що обчислюється після введення фактичних даних (спочатку рівний 0);

Трудовитрати – об'єм запланованих трудовитрат витрат ресурсу в цілому (у рядку ресурсу) і ресурсу по виконанню завдання (у рядку завдання);

Наднормові – об'єм запланованих наднормових трудовитрат;

Базові – об'єм трудовитрат по базовому плану, призначений для порівняння з фактичним планом;

Відхилення – відхилення фактичних трудовитрат від базового плану;

Фактичні – об'єм фактично виконаних трудовитрат по ресурсу в цілому (у рядку ресурсу) і по кожному конкретному завданню (у рядку завдання);

Що залишилися – об'єм трудовитрат, що залишилися

Рис. 8.7. Таблиця введення почасових даних по ресурсах

Стовпці правої таблиці представлення відповідають вибраним періодам часу (за умовчанням – дні), а рядки містять значення запланованих і фактичних трудовитрат в ці періоди як для ресурсу в цілому, так і для кожного конкретного завдання. Введення почасових даних виконується саме в рядок фактичних трудовитрат. Трудовитрати трудових ресурсів вводяться в годиннику, матеріальному, – в одиницях конкретного виду матеріалу, витратних, – в рублях.

Рядок запланованих трудовитрат відповідає поточному плану, а рядок фактичних – фактичному плану. Як наголошувалося вище, поточний план завжди приводиться у відповідність з фактичним у вже виконаній частині робіт. Тому на рис. 8.7 у дні, за які фактичні дані вже введені, планові і фактичні трудовитрати співпадають і рівні фактичним. Наприклад, якщо ввести цифру 3 у виділений осередок, то об'єм запланованих трудовитрат зміниться з 8 до 3. Недопрацьовані трудовитрати автоматично переносяться на кінець періоду виконання завдання, збільшуючи тим самим її тривалість. Навпаки, перероблені трудовитрати знімаються з кінця цього ж періоду, зменшуючи тим самим тривалість завдання.

Введення почасових даних завдань виконується в представленні Використання завдань після попередньої його настройки:

відобразити таблицю Відстежування;

у правій таблиці відобразити рядки Трудовитрати і Фактичні трудовитрати.

Після настройки представлення має вигляд, зображений на рис. 8.8.

Рис. 8.8. Представлення для введення почасових даних по завданнях

Ліва таблиця містить наступні стовпці.

Назва завдання – містить назви завдань проекту, під якими перерахований список використовуваних ресурсів.

Фактичний початок – дата фактичного початку робіт по завданню в цілому і кожного ресурсу окремо.

Фактичне закінчення – дата фактичного завершення завдання в цілому і завершення робіт кожного ресурсу.

% завершення – відсоток завершення робіт по всьому завданню і кожного конкретного ресурсу, обчислюваний по співвідношенню тривалості фактично виконаної і запланованої роботи.

Фізичний % завершення – відсоток завершення робіт і кожного конкретного ресурсу, обчислюваний по співвідношенню фізично виконаного об'єму до запланованого об'єму.

Фактична тривалість – тривалість робіт по виконанню завдання.

Тривалість, що залишилася, – тривалість частини робіт, що залишилася.

Фактичні витрати – вартість виконаної частини робіт.

Фактичні трудовитрати – об'єм трудовитрат, виконаних по роботі в цілому і кожним ресурсом окремо.

Права таблиця, як і в представленні використання ресурсів, містить дані поточного плану (графа Трудовитрати) і фактичного плану (графа Фактичні трудовитрати). Саме у другу графу в рядку завдання (але не ресурсу) і вводяться фактичні трудовитрати, відпрацьовані по виконанню цього завдання.

Фактичні трудовитрати завдання завжди вимірюються в годиннику і позначають об'єм фактичної роботи, виконаної всіма призначеними цьому завданню трудовими (і лише трудовими) ресурсами. Якщо призначено декілька ресурсів – фактичні трудовитрати будуть автоматично розподілені між ними пропорційно показникам планових трудовитрат. Наприклад, за добу над завданням повинні відпрацювати Програміст1 – 8ч, і Програміст2 – 4ч. Якщо ввести фактично відпрацьований час, рівне 6ч, система розподілить його в тій же самій пропорції: Програміст1 – 4ч, Програміст2 – 2ч. Цілком природно, що платою за скорочення об'єму фактичних даних, що вводяться, є зменшення їх точності.

Фактичні трудовитрати матеріальних і витратних ресурсів при даному способі відстежування потрібно вводити уручну по кожному ресурсу. Це можна виконати як в представленні Використання ресурсів, так і в представленні Використання завдань.

Після введення фактичних трудовитрат система не тільки автоматично приводить у відповідність поточний і фактичний план, але і обчислює відсоток завершення роботи фактичну тривалість, що залишилася. А після введення всіх трудовитрат завдання вона вважається завершеною і поле Фактичне закінчення отримує значення дати закінчення робіт.

Введення фактичних або таких, що залишилися трудовитрат дозволяє ще більше скоротити об'єм інформації, що вводиться, з ще більшим збитком для точності.

Для реалізації даного способу введення використовується представлення Використання завдань, яке потрібно заздалегідь набудувати:

відобразити таблицю Відстежування;

додати в неї стовпці трудовитрати, що Залишилися, Зупинка і Відновлення.

у правій таблиці відобразити рядки Трудовитрати і Фактичні трудовитрати.

Представлення після перетворень має вигляд, зображений на рис. 8.9.

У двох описаних раніше варіантах відстежування система сама обчислює фактичні трудовитрати як суму введених трудовитрат. Трудовитрати, що залишилися, обчислюються відніманням фактичних трудовитрат з планових. Результати цих обчислень відображаються в стовпцях Фактичні трудовитрати і трудовитрати, що Залишилися, для кожного ресурсу окремо, в цілому по завданнях і далі зводяться в сумарних завданнях і сумарному завданні проекту. Значення в цих стовпцях можуть редагуватися самим користувачем, що і складає суть даного методу відстежування.

Існує чотири варіанти введення фактичних або таких, що залишилися трудовитрат:

по ресурсах (найбільш точний);

по завданнях (трохи більш неточний);

по сумарних завданнях (ще неточніший);

по сумарному завданню проекту (найточніший).

Рис. 8.9. Представлення для введення фактичних або таких, що залишилися трудовитрат

Якщо збільшити значення в стовпці Фактичні трудовитрати у ресурсу (завдання, фази, сумарного завдання проекту), або зменшити в стовпці трудовитрати, що Залишилися, це означатиме введення даних про виконану роботу виконавцями на величину зміни значення. Ця зміна автоматично обчислюється системою і розподіляється по ресурсу або по виконавцях завдання, фази, всього проекту пропорційно їх плановому завантаженню. Залишається відкритим питання, в який день система введе ці фактичні трудовитрати. Для його регулювання призначені стовпці Зупинка і Відновлення. Дата в першому показує, в якій даті зареєстровані останні фактичні трудовитрати, а в другому – в яку дату будуть занесені фактичні трудовитрати, що додаються.

Припустимо, що ми хочемо додати в представлення, зображене на рис. 8.9 для завдання Постановка завдання фактичні трудовитрати в об'ємі 8ч. Оскільки у неї до цього є 44ч фактичних трудовитрат, то в осередку, позначеному на малюнку, слід встановити значення 52ч. Те ж саме дія виконується зменшенням на 8ч значення в стовпці трудовитрати, що Залишилися, з 36ч до 28ч. Оскільки при цьому датою відновлення робіт є 15.09.09, то введені 8ч будуть віднесені саме на неї. Результат показаний на рис. 8.10а. Виконаємо ті ж самі зміни фактичних трудовитрат, але заздалегідь встановимо дату відновлення робіт 16.09.09. Результат такого перетворення показаний на рис. 8.10б. Ми бачимо, що тут фактичні трудовитрати віднесені на 16.09.09.

Рис. 8.10. а)

Рис. 8.10. би) Варіанти зміни фактичних трудовитрат

Останнім і найпростішим способом відстежування є введення відсотка завершення завдань. Тут вводяться не трудовитрати завдання, а відсоток її виконання, після чого система автоматично обчислює розподіл фактичних трудовитрат, ґрунтуючись на планових показниках.

Введення відсотка завершення можна виконати трьома способами.

На діаграмі Ганта схопити мишкою ліву межу відрізання завдання і перемістити управо на необхідну величину. Цей спосіб є наочним, але не точним.

У вікні властивостей завдання на вкладці Загальні заповнити поле Відсоток завершення (рис. 8.11).

У таблиці Відстежування представлення Використання завдань (Від/таблиця/відстеження) знайти рядок завдання, а в ній осередок стовпця % завершення і ввести в цей осередок необхідне значення (рис. 8.12).

У двох перших варіантах система розподіляє фактичні трудовитрати в повній відповідності з плановими як по об'ємах, так і по днях так, щоб витримати заданий відсоток. У третьому варіанті введений (або доданий) відсоток розподіляється після дати відновлення, вказаної в стовпці Відновлення.

Рис. 8.11. Введення відсотка завершення у вікні властивостей завдання

Рис. 8.12. Введення відсотка завершення в представленні Використання завдань

Дата добавления: 2014-12-07