Организация данных в Excel

Прочие клавиши

Ctrl+Z – отмена последнего выполненного действия (откат).

Ctrl+Y – отмена отмены последнего выполненного действия.

F4 – повтор последнего действия в режиме Готово.

F9 – проводит вычисления клеточных выражений на всех рабочих листах во всех открытых рабочих книгах.

Shift+F9 – проводит вычисления только на активном листе.

Ctrl+F4 – закрывает активное окно.

Alt+F4 – закрывает Excel.

Мышь является самым оперативным, а часто и самым удобным средством перемещения и управления данными. При перемещении мыши перемещается и экранный курсор (указатель мыши), который меняет свою форму в зависимости от функций, которые ему доступны в данном месте. Из трех кнопок мыши пользователь может применять две крайние. Левая кнопка во многих случаях является аналогом клавиши Enter и фиксирует выбор объекта пользователем. Для запуска некоторых процессов иногда следует выполнять двойное нажатие этой кнопки. Правая кнопка мыши позволяет получить доступ к дополнительному контекстному меню. Его наполнение зависит от типа объекта, на котором находится курсор, и предоставляет очень быстрый доступ к большинству ожидаемых здесь функций.

Курсор показывает местоположение пользователя в интерфейсе системы. Вид курсора указывает на возможные действия. Приведем основные образы курсора и доступные функции:

½ - курсор ввода данных (возникает в режиме ввода/редактирования, например, в строке формул).

╬ - курсор выделения блоков таблицы.

⇖ - курсор копирования/перемещения блоков (возникает при сближении с границей блока).

É - курсор копирования в соседние клетки (возникает при сближении с маркером копирования блока).

•|– v – курсор изменения ширины/высоты столбца/строки (возникает на бордюре рабочего листа при приближении к границам, разделяющим его клетки).

При организации данных в Excel используются следующие понятия:

Книга – самая крупная единица данных в Excel, являющаяся синонимом файла Excel. Все такие файлы имеют расширение имени XLS. Книге можно дать любое имя, допустимое в среде Windows. По умолчанию они получают имена Книга1.xls, Книга2.xls и т.д. (расширение имени указывать необязательно). Число книг ограничено только дисковым пространством компьютера. Книга содержит рабочие листы.

Рабочий лист (или просто лист) образует рабочее пространство пользователя. Листов в книге Excel может быть до 255 (по умолчанию три). Лист имеет 256 колонок и 65536 строк, т.е. самый большой адрес здесь – IV65536. Таким образом, всего на листе имеется 16777216 ячеек. Листам можно давать произвольные имена длиной до 31-го символа, исключая знаки *: / \? [ ]. По умолчанию они получают имена вида Лист1, Лист2 и т.д. Данные, находящиеся в разных листах (в том числе и в разных книгах), могут взаимодействовать друг с другом. Рабочие листы содержат поименованные строки и столбцы, на пересечении которых находятся обрабатываемые клетки (блоки клеток).

Строка адресуется номером строки, например 25. При необходимости обращения ко всем элементам строки используется обозначение вида 25:25.

Столбец адресуется обозначающей его буквой, например D. Для обращения ко всем клеткам столбца используется обозначение вида D:D.

Клетка является элементарной единицей данных в таблице. К клетке можно обратиться по ее адресу, который состоит из двух компонентов – буквенного номера колонки и цифрового номера строки, например D25 (клетка, находящаяся на пересечении столбца D и строки 25).

Блок (прямоугольная область клеток). Блок в таблице задается адресами левого верхнего и правого нижнего его углов, разделенными двоеточием, например D4:F20. Однако более удобным при вводе с клавиатуры является использование в качестве разделителя точки (например, D4.F20). После нажатия клавиши Enter точка автоматически превращается в двоеточие. Адресация клетки и блока описанным образом называется относительной.

Любой блок, в том числе и отдельная клетка, могут быть поименованы. Присвоение имени блоку часто упрощает дальнейшие действия по его обработке. Например, блоку A4:E15 можно присвоить имя Товар. Дальше уже можно обращаться к блоку по имени, не думая о том, где он располагается. Одним из способов присвоения имени блоку является ввод его имени в поле имени в строке формул. Для этого нужный блок следует предварительно выделить.

Поскольку в Excel допускается ссылки на области клеток, размещающиеся не только в текущем рабочем листе, но и в других листах и других книгах-файлах, может оказаться, что к блоку придется обратиться, используя его полное имя. Оно может содержать имя диска, название директории (папки), имя книги, имя листа и, наконец, адрес блока. Например, выражение C:\SKLAD\[tovar.xls]Накладные!A6:C8 обеспечит доступ к блоку A6:C8 на листе Накладные в файле tovar.xls, находящемся на диске С: в директории SKLAD. Следует обратить внимание, что имя книги берется в квадратные скобки, а имя листа (Накладные) завершается восклицательным знаком.

Дата добавления: 2014-12-07