PR-план для выставок

Конференции и выставки. Сопутствующие мероприятия

Иногда конференции и семинары проводятся одновременно с выставками, или наоборот, выставка может сопровождать конференцию. В ряде случаев в программу выставки включены мастер-классы, круглые столы и др. мероприятия, часто именуемые сопутствующими. Так, В рамках выставки "Шины, РТИ и каучуки 2009" (13-16 марта 2009 года) прошли:

· Международная научно-практическая конференция "Наукоемкие технологии, сбыт»

· 6-й Международный конкурс «Лучшая автомобильная шина на дорогах России»

· 5-й международный конкурс «Лучшие каучуки, резинотехнические материалы и изделия из них».

· Научно-практическая конференция "Переработка и восстановление изношенных шин: экологическая безопасность и ресурсосбережение"

· Научно-практическая конференция "Инновационные технологии в шинной и резиновой промышленности: сырье, оборудование, производство".

Это служит средством дополнительного привле­чения посетителей, а также помощи участникам конференции. PR-специалист может организовать выступление на конфе­ренции, спонсированной устроителями выставки, представителя своей компании, и его речь может быть опубликована в прессе.

Если PR-специалист располагает подходящим фильмом, он может включить его показ в общую программу. Это еще одна хорошая возможность для PR.

Различные участники выставок располагают разными воз­можностями, которыми опытный PR-специалист может вос­пользоваться. Суть заключается в том, что участие в выставке требует принятия специальной PR-программы, которая, чтобы обеспечить максимальный охват и максимально высокие резуль­таты, должна начинаться как можно раньше. Если сделать та­ким образом, то можно получить большие выгоды. Такая специ­альная PR-программа должна быть встроена в общую програм­му, чтобы учесть необходимые часы работы, финансы и ресурсы в общем бюджете.

Любой участник выставки имеет множество возможностей для паблик рилейшинз, разумеется, при условии, что он соот­ветствующим образом к ней подготовился. Если он ограничился только предоставлением пресс-релизов в пресс-центр, это озна­чает, что он пренебрег основными возможностями паблик ри­лейшинз, которые существуют на большинстве выставок. По­этому план PR-деятельности должен быть разработан немедленно после того как организация забронировала себе на выставке место, как правило, это год до проведения выставки.

Проведем образец такой процедуры.

(А) Общение с пресс-секретарем выставки сразу же после подписания контракта о выделении места для стендов. Пресс-секретарю необходимо задать следующие вопросы.

- Что необходимо сделать, чтобы помочь провести предварительный PR для данного события?

- Какая информация может быть представлена об участнике? Фотографии? (В самый первый момент особенности выставки еще могут быть не известны, но, по крайней мере, может быть получена информация об организации, которая собирается в ней участвовать, о том, что она делает или продает.)

- Что необходимо подготовить для участия в дне для представителей прессы.

- Кто будет официально открывать выставку? Заин­тересованно ли это лицо в отношении каких-то товаров и услуг вашей организации? Если да, можно отправить приглашение непосредственно этой персоне с предложе­нием, чтобы ваш стенд был включен в его маршрут обхода экспонатов выставки. Это может быть сделано через сотрудника организации, отвечающего за отношения с важ­ными личностями. Конечно, необходимо понимать, что за время такого обхода можно посетить лишь ограниченное число заранее выбранных стендов.

- Каковы будут условия деятельности пресс-центра? Обычно там размещается заранее установленное число новостных релизов и фотографии с сопровождающими над­писями, возможно, 50 или 100, которые пресс-секретарь готов принять и разместить. В отдельных случаях органи­зация может предоставить только единственную фотогра­фию, которая будет размещена на стенде, а другие будут находиться в специальной подшивке. Иногда на отдель­ном столике можно выложить литературу по продажам. Как правило, пресс-секретари не очень охотно принимают огромные упаковки материалов для прессы, так как не хо­тят получать материал, который, как они знают по своему опыту, не будет востребован в полном объеме, и поэтому им придется избавляться от него, когда выставка закон­чится. Журналисты, посещающие выставку, хотят полу­чить краткий, хороший, новостной материал с привлека­тельными фотографиями, которые они могут положить в свой карман или дипломат, если уж они пришли с ним.

(b) Для экспортера появляются дополнительные возможно­сти благодаря услугам Центрального информационного офиса, который распространяет за границей информацию о зарубежных участниках. Этот Центр также готовит видеоматериалы о вы­ставках для иностранных телевизионных компаний и записан­ные на пленку интервью для иностранных радиостанций.

(c) Информация о выставках должна быть послана в журна­лы, которые сделают обзор этого события еще до начала его ра­боты. Такая информация часто с удовольствием принимается редакторами, и поэтому нет необходимости покупать рекламную площадь, хотя энергичный менеджер по рекламе вашей органи­зации, очевидно, захочет получить и рекламную поддержку.

(d) К установленной организаторами дате необходимо пре­доставить нужную информацию для ее включения в каталог вы­ставки.

(e) Если во время выставки частный прием представителей прессы проводится на вашем стенде (или в другом месте), при­готовления к этому приему и рассылка приглашений должны быть осуществлены своевременно.

(f) Если частного приема представителей прессы на вашем стенде не предусмотрено, можно разослать индивидуальные приглашения в медиа и пригласить их посетить ваш стенд в удобное для них время. Это могут быть и приглашения на по­сещения демонстраций оборудования, устраиваемых в опреде­ленное время.

(g) В некоторых случаях можно пригласить посетить стенд розничных торговцев, агентов и других дистрибьюторов и не только для того, чтобы они увидели новую продукцию, но и для того, чтобы познакомились с персоналом компании. Для этого необходимо заказать у организаторов выставки необходимое число пригласительных билетов.

(h) Информация об участии компании в выставке должна появиться во внутрифирменном журнале.

(i) Об участии компании в выставке необходимо проинфор­мировать местные медиа.

Дата добавления: 2014-12-27