Административно-хозяйственная (кастелянская) служба

Служба приема и регистрации

Предварительный заказ мест, регистрация при поселении, расчет за проживание и оказание услуги, оформление выезда происходит в службе приема и размещения, где работают дежурный администратор, портье, кассир.

Служба приема и размещения является первым подразделением, с которым знакомится гость, приезжая в гостиницу*. Впечатления, полученные от этого знакомства, во многом формируют отзывы гостей о качестве обслуживания в целом.

Основными функциями службы приема считаются: бронирование мест в гостинице, регистрация и размещение гостей, оформление расчетов при его выезде, предоставление различной информации. Но обязанности работников службы приема, а также навыки и знания, требуемые для их выполнения, определены должностными инструкциями.

Это самое крупное по численности персонала подразделение отеля. В нём работают более 50 % всех служащих отеля. Во главе его стоит директор административно-хозяйственной службы, или исполнительный кастелян. Специфика его служебных обязанностей требует организаторских способностей, требовательности, мотивации и стремления соответствовать высоким стандартам.

Опытный кастелян (директор службы) в своей работе придерживается следующих правил: чтобы добиться эффективности, нужно распределить задания между- подчинёнными: осуществлять контроль и поддерживать обратную связь с подчинёнными: проводить регулярную инвентаризацию: невозмутимость, понимание и усердие помогут в момент конфликта с гостями и начальством: привлечение подчинённых к рационализаторскому- планированию: посылать персонал на курсы повышения квалификации для их карьерного роста: координировать работу своей службы с административной, инженерно-эксплуатационной и прачечной.

Главные служебные обязанности директора административно- хозяйственной службы:

• Руководить людьми, следить за оборудованием и поставками.

• Следить за чистотой и порядком в гостевых комнатах и помещениях общего пользования.

• Руководить службой в соответствии с финансовой политикой генерального управляющего.

• Вести документацию.

Распорядок рабочего дня директора службы 07.45 — 18.00:

• Вместе со старшим группы ночных уборщиков проверить чистоту коридоров и холлов.

• Проверить записи в административно-хозяйственном журнале.

• Посмотреть прогноз на заполненность номеров отеля и уточнить количество выписывающихся.

• Проверить отчёты за предыдущий день, уточнить количество гостей, прибывших накануне, узнать, не ожидается ли прибытие «очень важных персон». чтобы сделать соответствующие приготовления.

• Принять участие в совещании административно-хозяйственной службы.

• Решить текущие проблемы.

• Принять участие в обучении нового персонала.

• Провести совещание с менеджерами и старшими секторов.

• Выдать наряды на проведение различных видов работы.

• Проверить бюджет.

• Одобрить заказы на покупки.

• Проверить инвентарь.

• Проверить чистоту в комнатах гостей.

• Просмотреть наряды, поступившие от эксплуатационников.

• Побеседовать с потенциальными сотрудниками.

Работа директора очень сложна, в зависимости от величины отеля, ему необходимы помощники, которые направляли бы работу- горничных, ответственных за различные секторы отеля (этажи, пролёты).

Заместитель директора, например, разделяет отель на секторы и составляет график уборки помещений. Номера отеля указаны на поэтажных планах. Если номер свободен, против него нет никакой записи, если занят, то делается пометка КЗ (комната занята). Если гость собирается скоро освободить номер - СО (скоро освободится), 1111 (пребывание продляется). Комнаты, в которые нельзя селить по причине аварии - АС (аварийное состояние), \ТР - для важных персон и конкретными указаниями по приготовлениям и т. д.

Дата добавления: 2014-12-29