Системы документации.

Тема 4.

Формуляр документа

Способы изложения текста

Тексты документов излагаются:

-от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…;

-3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…;

-1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);

-3-го лица множественного числа: Дирекция, профсоюзный комитет ОАО «Кристалл» убедительно просят...

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Используя материал электронного учебника, выполните письменно следующие задания:

NB!

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Каждый вид документа должен иметь строго определенный набор реквизитов и определенный порядок их расположения.

1. Как вы понимаете термин «реквизит»?

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

2. Используя ГОСТ Р 511141-98, дайте определение следующих понятий:

постоянная часть реквизита

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

переменная часть реквизита

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Сколько реквизитов установлено формуляром-образцом согласно ГОСТ
Р 6.30-2003?

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Вопрос 1.

Классификация документов. Унифицированные системы документации. Система организационной и распорядительной документации: назначение, состав. Требования к их составлению и оформлению.

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, установить режим работы и т.д. К организационным документам относятся: учредительный договор, устав, положение, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции и др.

Распорядительные документы необходимы для регулирования деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией. К распорядительным документам относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определённых видах распорядительных, а иногда и организационных документов. К справочно-информационным документам относятся: служебное письмо, телеграмма, протокол, до-кладная записка, справка, заявление, предложение и др.

Дата добавления: 2014-12-29