Заказ хозяйственных товаров

а. Территориальным менеджером по управлению розничной сетью каждому магазину компании «АдидасАДИДАС» присваивается категория. Категория зависит от следующих критериев:

- Площадь магазина в кв.м.

- Количество персонала

- Место расположение магазина (отдельно стоящий магазин или в ТЦ, ТК)

- Количество касс в магазине

б. В соответствии с категорией магазина определяется денежный лимит на закупку канцелярских и хозяйственных товаров, выделенный магазину на каждый месяц.

в. Форма бланка-заказа канцелярских и хозяйственных товаров, информация о присвоенной категории и денежном лимите, выделенному магазину, рассылается всем магазинам по электронной почте после подачи соответствующей заявки от Территориального менеджера по управлению розничной сетью.

г. Директор открывающегося магазина должен сообщить Офис менеджеру/Ассистенту отдела хозяйственной службы свой адрес электронной почты, по которому необходимо отправить бланк – заказа на открытие магазина. Для получения пломбиратора и штампа магазина необходимо предоставить информацию об адресе магазина за 10 дней до составления заказа. Заказ должен быть составлен за 3 недели до открытия магазина.

д. Для новых магазинов дополнительно рассылается информация о стандартном заказе, предназначенном для открытия магазина.

21.1 Правила заполнения бланка-заказа:

а. Директор магазина обеспечивает оформление заказа в пределах установленного лимита на следующий, за текущим месяц, с 20 по 25 числа каждого месяца и отправляет на e-mail svc_internal ([email protected]).

б. На странице бланк - заказа Директор магазина проставляет необходимое количество продукции указанной в перечне, предусмотренной лимитом с расчётом на 1 (один) месяц.((серое поле).

в. На странице бланк - заказа в графе «грузополучатель» обязательно нужно указать город, адрес магазина, название бренда (например, Reebok), название ТЦ, контактное лицо, телефон и электронный адрес. Заказы, не содержащие такую информацию, не принимаются.

г. В региональные магазины по электронной почте, указанной в бланке – заказа, рассылается информация, об отгрузке на Центр Дистрибуции в Москве, заказанной продукции.

д. Московские магазины получают документальное подтверждение непосредственно при получении товара).

е. Файл с заказом должен иметь установленное по форме название, а именно, месяц, магазин, бренд, город (Москва не указывает), название комплекса. (Пример: август, Ашан 3(Строгино), Adidas).

ж. Запрещается изменять цену артикулов и самостоятельно добавлять позиции в бланк заказа.

з. Если требуется заказать дополнительные артикула (которых нет в стандартном бланке заказа) необходимо заполнить файл «доп.заказа» и отправить на утверждение своему Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью.

и. Дополнительные заказы принимаются только от Территориального менеджера по управлению розничной сетью.

к. Некорректно оформленные заказы не принимаются в обработку.

22 Аудит Розничной сети/ Контроль товарных остатков

а. Аудиторы/ Контролеры Товарных Остатков розничной сети финансового отдела регулярно проводят аудит магазинов розничной сети на предмет анализа операционной эффективности, выявления случаев нарушений процедур, потерь, корректности проведения пересчета товарных остатков, а также выявления иных случаев нарушений установленных правил и законодательства.

б. Проверка магазина может быть произведена по предложению Директора магазина/Территориального менеджера по управлению розничной сети или иного сотрудника магазина, если он предоставит достоверные сведения, которые затрагивают процессы, связанные с финансовым положением магазина. Для этой цели, любой сотрудник магазина может воспользоваться электронным адресом «Горячей линии» отдела вВнутреннего аудита «[email protected]». Сотрудник магазина может предоставить информацию анонимно.

в. Отдел внутреннего аудита гарантирует полную конфиденциальность, профессиональное рассмотрение каждого обращения и привлечение к ответственности за предоставление ложной информации.

г. Аудитор розничной сети по окончании аудита магазина высылает Руководителям отделов отчет по результатам аудита, который также размещается по адресу: I:\d_Regional_Operation\Common\Audit.

д. Для Розничного отдела отчет высылается Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью с копией Региональному менеджеру по управлению розничной сетью и проверенному магазину.

е. Ответственным сотрудником за решение всех недочетов, указанных в отчете, по умолчанию, назначается Директор магазина.

ж. Крайний срок исправления всех недочетов определяется автоматически и исчисляется 14 (четырнадцатью) днями с момента получения отчета.

з. Директор магазина самостоятельно, составляет запросы к сотрудникам других отделов Компании на осуществление решения указанных недочетов (если они необходимы).

и. Директор магазина обеспечивает наличие комментариев по всем указанным в отчете недочетам не позднее указанной даты.

к. Ответы должны быть четкими, полными и содержать описание действий, предпринятых для устранения недочета / действий направленных на предупреждение возникновения недочета в будущем.

л. Если дата исправления недочета по техническим причинам (к примеру, отсутствие в IT отделе сменного кассового оборудования) переноситься на более поздний срок (вместо указанного в отчете) – Директор указывает в комментариях: «Плановая дата ответа дд.мм.гг. Номер заявки №№» и в свою очередь обеспечивает предоставление комментариев по данному недочету не позднее указанной даты (см. «Плановая дата ответа дд.мм.гг.»).

м. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью ознакамливается с отчетом по итогам проверки магазина, контролирует сроки предоставления Директором магазина ОС (обратной связи) аудитору, а также, при получении прокомментированного со стороны директора Директора отчета, проверяет качество заполнения комментариев и достоверность указанной информации.

н. После проверки достоверности указанной информации, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью посредством отправки электронного письма аудиторуАудитору, подтверждает, что работа с отчетом полностью завершена.

о. Язык отчета – русский.

п. Не следует самостоятельно изменять формат отчета и вырезать какие-либо записи или данные.

р. Отчет по итогам проверки магазина считается полностью закрытым (не требующим дополнительных обсуждений, комментариев), если ко всем недочетам указаны комментарии ответственного сотрудника, которые прокомментированы со стороны ответственного аудитора Аудитора с указанием статуса: «Закрыто».

с. Если проблема зашла в тупик, в комментариях должно быть указано точное обстоятельство, которое мешает решению проблемы. Одновременно, данный пункт отчета выделяется красным цветом.

т. После полного закрытия всех вопросов по отчету, Директор магазина распечатывает его со всеми комментариями (как Директора, так и ответственного аудитораАудитора) и подписывает (на каждом листе отчета). Подписанный экземпляр отчета размещается в доступном для ознакомления сотрудников магазина месте - в комнате персонала.

у. Более подробные правила работы с отчетами Контролеров товарных остатковАудиторов розничной сети закреплены в процедуре «Stock Retail Audit Follow-up», расположенной по адресу: I:\d_Regional_Operation\ Common\ Audit.

ф. По результатам Аудита и Проверки товарных остатков магазин оценивается в процентном соотношении. В случае если оценка магазина по итогам проверки составляет менее 80%, а также при не выполнении рекомендаций предыдущих проверок - это может служить основанием для наложения дисциплинарного взыскания на Директора магазина/Территориального менеджера по управлению розничной сетью.

Система оценки магазина:

- от 90,0 % -– до 100,0 % - Хорошо

- от 80,0 % -– до 9089,9 % - Удовлетворительно

- ниже 80,0 % - Магазин требует дополнительного внимания

Дата добавления: 2014-12-23