Процедура по работе с POS-материалами

Обзор результатов полного пересчета ИТО, последующие действия

а. Старший специалист по административному обеспечению IT отдела обязан один раз в два месяца предоставлять сводный отчет с результатами полного пересчета ИТО в магазинах розничной сети Старшему Аудитору по защите активов розничной сетиМенеджеру по безопасности и защите активов.

б. Ежемесячно результаты полного пересчета ИТО обсуждаются в рамках регламента обсуждения результатов пересчета товарных остатков.

в. Старший специалист по административному обеспечению IT отдела обязан после окончания каждого периода проведения инвентаризации IT оборудования проверять наличие результирующих файлов инвентаризационных ведомостей от каждого магазина розничной сети. В случае отсутствия информации, подтверждающей проведение инвентаризации - запрашивать результирующий файл в магазинах. В случае если ответа от магазина после первого запроса получено не было - информировать ответственного Контролера товарных остатковАудитора розничной сети и Территориального менеджера по управлению розничной сетью.

а. Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами обеспечивает рассылку по электронной почте электронных документов (NA), подтверждающих факт отгрузки конкретного количества POS – материалов в магазин.

б. Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала/сотрудник магазина, осуществляющий приемку, обязан установить соответствие между фактическим и документальным наличием POS материалов (с Ррасходной накладной и документом NA, полученным по электронной почте). В случае обнаружения расхождений между фактическим и документальным наличием (излишки или недостача), повреждения части материалов, Директор магазина обязан проинформировать о данном факте оОтветственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами.

в. Директор магазина обязан обеспечить надлежащее хранение POS – материалов в течение следующих сроков: «Распродажа» – 2 года; «Новогоднее оформление POS материалами»- 2 (два) года.

г. Не допускается размещение в торговом зале POS-материалов ненадлежащего вида: имеющих царапины, следы выцветания, и пр..

д. По истечению 2-х лет данные POS материалы фактически утилизируются. При принятии решения об утилизации Директор магазина обязан проинформировать оОтветственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами.

е. Директор обязан определить на складе магазина зону для хранения POS материалов. Хранение всех POS материалов необходимо осуществлять в тех же упаковках, в которых осуществляется поставка (в тубусах и коробках) с целью сохранения привлекательного внешнего вида. В случае нарушения условий хранения POS-материалов к лицу, допустившему нарушение может быть применено дисциплинарное взыскание.

ж. Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами ежемесячно анализирует количества списаний POS материалов магазинами на основании наличия дефектов и при необходимости запрашивает объяснения от директоров Директоров магазинов.

з. По окончанию проведения акций «Распродажи» или «Новогоднего оформления POS материалами» оОтветственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами информирует по электронной почте магазины о необходимости в проведения пересчета POS материалов.

и. При передаче магазина Директор, принимающий магазин, вместе с товаром принимает и POS материалы.

к. За 2,5 – 3 месяца до наступления «Распродажи» или до старта «Новогоднего оформления POS материалами» Представитель подразделения по работе с рекламными материалами информирует по электронной почте магазины о необходимости проведения пересчета POS материалов. Директор магазина проводит пересчет POS материалов.

л. При обнаружении дефектов POS материалов Директор магазина обязан предоставить описание и фото дефекта по электронной почте оОтветственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами. После получения согласования от подразделения по работе с рекламными материалами Директор магазина обязан обеспечить утилизацию необходимого артикула POS материалов. Фотографии отправляются в офис на имя оОтветственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами (в оригинальном и электронном виде), вторая хранится в магазине. Остатки утилизированных POS материалов выбрасываются при участии Директора магазина.

м. Директор магазина обязан обеспечить фотографирование каждого бракованного POS материала до момента утилизации с наглядным представлением наименования артикула и дефекта и после момента утилизации в разрезанном виде. Фотографии подлежат сохранению в электронном виде на компьютере Директора и сервере магазина, не менее чем 1 (один) год с момента утилизации в отдельной папке с указанием даты утилизации. POS материал, артикул и дефект должны полностью просматриваться.

н. В случае изменения концепции POS материалов оОтветственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами информирует магазины о необходимости утилизации определенных артикулов POS материалов.

о. Директор магазина при необходимости заказа нестандартной графики обязан разместить заявку в Службе поддержки розничных магазинов по электронному адресу: [email protected]

Дата добавления: 2014-12-23