Формы бухгалтерского учета

Рациональная организация учетно-аналитической работы на предприятии предусматривает применение эффективной формы бухгалтерского учета, его технической оснащенности.
Форма бухгалтерского учета - это определенная система регистров бухгалтерского учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых принципов бухгалтерского учета.
Каждое предприятие самостоятельно выбирает соответствующую форму учета, учитывая конкретные условия и особенности хозяйственной деятельности и технологии обработки учетных данных. Выбор формы учета предопределяется также объемами учетных работ, их сложностью, наличием квалифицированных кадров бухгалтеров, возможностями использования автоматизированных систем обработки данных, вычислительной техники.
Форма бухгалтерского учета отражает соответствующую технологию учетного процесса. Каждая форма учета всегда предусматривает соответствующее группировки хозяйственных операций и соблюдения установленной последовательности их отображения, порядок записей в регистрах синтетического и аналитического учета, составления и представления учетных данных в виде отчетности для потребностей пользователей.
Основными отличительными признаками, определяющими особенности отдельных форм бухгалтерского учета, являются: внешний вид, строение и количество учетных регистров. сочетание регистров хронологического и систематического учета, синтетического и аналитического учета. последовательность и техника учетной регистрации.
Развитие форм бухгалтерского учета имеет свою историю. Каждый этап развития хозяйственной деятельности характеризуется соответствующим уровнем состояния учета, определенной формой его ведения. Сначала формы учета базировались на книгах-журналах, которые считались главными учетными регистрами, предназначенными для ведения как систематический, так и аналитического учета. Позже для ведения аналитического учета начали применять карты. Дальнейшее развитие учета, необходимость разделения труда между работниками бухгалтерии
обусловили широкое использование в учете отдельных листков. В условиях использования ПЭВМ появились новые регистры и новейшая технология сбора и обработки учетных данных.
Форма бухгалтерского учета как отражение определенного уровня технологии учетного процесса должно соответствовать следующим требованиям:
• обеспечение полноты и реальности в учетных регистрах хозяйственных операций.
• обеспечение рационального распределения учетных работ мижокремимы работниками для своевременного их выполнения.

• обеспечение управленцев данным о выполнении бизнес-планов в целом на предприятии и за каждым структурным подразделением.
• обеспечение необходимыми данными процесса составления отчетности, осуществления контроля и экономического анализа.
• обеспечение экономичности учетного процесса путем его автоматизации и научной организации труда учетчиков.
Современными формами бухгалтерского учета, применяемых на предприятиях и в организациях в Украине, является Журнал-Главная, мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.
Форма учета Журнал-Главная является самой простой форме бухгалтерского учета. Название формы происходит от названия главного регистра, в котором сочетается хронологический запись с систематическим. В этом регистре объединены Журнал регистрации операций и Главную книгу. Журнал-Главную как основной регистр открывают на текущий год.
Сначала записывают сальдо на начало месяца в разрезе синтетических счетов. После отображения всех хозяйственных операций за месяц подсчитывают обороты по счетам и выводят сальдо на начало следующего месяца. Сумма оборотов по дебету всех счетов должна равняться сумме оборотов по кредиту всех счетов, а также итоге графы "Сумма оборота". Это позволяет систематически контролировать правильность записей путем проверки их при подсчете итогов.Мемориальные ордера составляют на отдельных бланках или в самом документе, если на нем в реквизитах воспроизведен форму ордера. Мемориальные ордера регистрируют в хронологическом регистре мемориальных ордеров (регистрационном журнале). В этом журнале отражаются данные по каждому мемориальным ордером с указанием его общей суммы.

Общий итог этого журнала отражает объем хозяйственной деятельности предприятия и используется для контроля полноты отражения операций на синтетических счетах. Он должен быть равен разрешении и отдельно кредитовому оборота по всем синтетическим счетам и Главной книгой. Регистрационный журнал служит также для контроля сохранения мемориальных ордеров и представленных им документов. Регистрационный журнал можно открывать в год: с 1 января по 31 декабря зсуцильною или помесячной нумерацией мемориальных ордеров. Если за мемориальными ордерами закрепились постоянные номера для отражения операций на определенном участке учетной работы (например, прибыль, расход кассы, заработная плата с начислениями, банк, затраты и тп), то целесообразным является месячная нумерация мемориальных ордеров.
После регистрации данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу, которая является систематическим регистром синтетического учета. Счета в Главной книге строят по шахматным принципу в виде двусторонних багатографних таблиц, отдельные графы которых предназначены для записи операций в разрезе корреспондирующих счетов. Такое строение Главной книги облегчает контроль корреспондирующих счетов, позволяет анализировать обороты по данным счетов синтетического учета.
В Главной книге для каждого счета выделяют отдельную страницу. В Главную книгу записывают дату и номер мемориального ордера, а также сумму оборотов по дебету и кредиту счета в разрезе корреспондирующих счетов. Форма Главной книги свидетельствует, что каждая запись на дебете счета Главной книги одновременно показывает корреспондирующий счет по кредиту, и наоборот, запись на кредите счета - корреспондирующий счет по дебету. Поэтому каждая запись в Главную книгу делают дважды: один раз в дебете, второй - на кредите соответствующих счетов. По окончании месяца по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту, определяют остатки и составляют оборотную ведомость.

Такое построение Главной книги позволяет составлять оборотную ведомость как простой, так и шахматной формы.
Аналитический учет в мемориально-ордерной форме ведут, как правило, на карточках, когда для каждого счета предусмотрена отдельная карточку. О кассовых операций, то их ведут в Кассовой книге. Записи в регистры аналитического учета делают из первичных документов, приложенных к мемориального ордера.
В конце месяца на основании аналитических счетов составляют оборотную ведомость, итоги которой сверяют с оборотами и остатками соответствующих синтетических счетов. Благодаря этому достигают взаимной проверки подлинности записей на счетах синтетического и аналитического учета. После взаимной сверки записей по данным синтетических счетов составляют баланс, по данным выборки и дополнительных расчетов на основе аналитического учета - другие формы финансовой и налоговой отчетности.
Мемориально-ордерная форма характеризуется простотой построения учетных регистров. Сочетание синтетического учета в книгах по аналитическим учетом на карточках позволяет использовать их сильные стороны: на малых предприятиях с небольшим объемом учетной работы. Использование мемориальных ордеров способствует упорядочению систематического учета, а проверка дебетовых и кредитовых оборотов по счетам Главной книги с оборотом регистрационного журнала позволяет установить полноту и правильность записей и устранить ошибки.
В условиях ручной обработки данных мемориально-ордерная форма имеет следующие недостатки: многократность записей хозяйственных операций и связанные с этим лишние затраты труда. обособленность синтетического и аналитического учета. слабая адаптированность учетных регистров с потребностями составления форм финансовой и налоговой отчетности. Перечисленные недостатки существенно ограничивают ее применение на предприятиях, в организациях и учреждениях. Однако, в условиях использования современной вычислительной техники, совершенных программных продуктов мемориально-ордерная форма является целесообразной и эффективной.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основывается на широком применении системы накопительных и групувальних учетных регистров - журналов и вспомогательных сведений в них.

Основными учетными регистрами журнально-ордерной формы являются журналы. Это комбинированные регистры синтетического, а во многих случаях и аналитического учета. В них сочетаются хронологический и систематический учет, отвечающий самом названии регистров: они одновременно служат журналами (поскольку записи в них осуществляются в хронологическом порядке) и ордерами (поскольку месячные итоги журналов за корреспондирующими счетами заменяют собой мемориальные ордера).
Журналы построены по кредитной признаку: все хозяйственные операции отражают по кредиту данного синтетического счета и дебету корреспондирующих с ним счетов. Кредитовую признак взят за основу строения журналов том, что она в большей степени, чем дебетовая, соответствует характеру совершаемых операций. Такое строение регистров с использованием шахматного принципа позволяет значительно сократить дублирование записей и раскрыть суть операции, выявить ошибочные записи.
При этом операции отражаются на кредите и дебете корреспондирующих счетов только одной суммы, тоесть за один рабочий прием.
По внешнему виду журналы представляют собой отдельные листы-регистры багатографнои формы, предназначенные для кредитовых записей его балансового счета, операции по которым учитываются в данном журнале. В отдельных графах журнала указанные счета, которые корреспондируют с кредитом данного счета.
Формат этих регистров, размещение граф и порядок записей зависят от характерных особенностей учитываемых операций. Во всех регистрах заблаговременно опубликована типовая корреспонденция счетов. Каждый журнал имеет постоянный номер. В журнале может поместиться от двух до нескольких однородных синтетических счетов. Это позволяет сосредоточить учет по всем синтетическим счетам лишь в незначительном количестве журналов. К журналов открывают отдельные сведения по дебету счетов, ведомости аналитического учета к счетам данного журнала.

Так, с целью усиления контроля за движением и хранением денежных средств наряду с журналом по кредитной признаку ведут вспомогательные ведомости по дебету этих счетов. Поскольку в журналах ведут только синтетический учет, то для нужд аналитического учета по счету данного журнала открывают отдельные сведения аналитического учета.
По счетам, которые охватывают большое количество учитываемых объектов (основные средства, производственные запасы, расчеты по оплате труда и др.) аналитический учет ведут так же, как и других форм учета - на карточках или в книгах.
Записи в журналы осуществляют непосредственно на основании проверенных документов в порядке их поступления и обработки. Если количество однородных документов по операциям значительная, то их данные предварительно группируют во вспомогательных ведомостях, месячные итоги которых переносят затем в соответствующие журналы. В конце месяца по каждому журналом подводят итоги сделанных записей. Общий итог по кредиту счета в журнале сравнивают с итогами корреспондирующих по дебету счетов. Это обеспечивает проверку правильности учетных записей без составления оборотных ведомостей. Оборотные ведомости составляют только по тем счетам, по которым ведут карточки (книги) аналитического учета.
По окончании месяца журналы и открыты для них сведения подписываются работниками бухгалтерии, сдавшие их, и главным бухгалтером. Месячные обороты журналов переносят в Главную книгу, о чем делают соответствующие отметки. Главная книга является системным регистром синтетического учета, где обобщаются данные текущего учета, проводится взаимная проверка записей. В Главной книге для каждого синтетического счета отводят отдельную страницу.
Кредитовые обороты журналов в Главную книгу переносят общим итогом (поскольку развернута за корреспондирующими счетам их отражают в журнале): дебетовые обороты записывают окрмимы суммами из различных журналов (чтобы показать корреспонденцию дебетового оборота). Итак, журналы и Главная книга взаимно дополняют друг друга и дают развернутую корреспонденцию по дебету и кредиту каждого синтетического счета.

Поэтому составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам за этой формы учета нецелесообразно.
В конце месяца по каждому синтетическим счетом Главной книги выводят остаток (сальдо), который записывают в отдельную графу. По данным Главной книги составляют бухгалтерский баланс, а по данным отдельных журналов и их сведений - другие формы финансовой и налоговой отчетности. После составления баланса журналы составляют в отдельную месячную папку и сдают в текущий архив бухгалтерии.
Журнально-ордерная форма по сравнению с предыдущими имеет следующие преимущества: сокращается объем учетной работы путем устранения промежуточных учетных звеньев (например, составление мемориальных ордеров и их регистрации), избежания многократности и дублирования записей в учетные регистры. есть определенная регламентация порядка ведения учета путем применения журналов с заранее напечатанным перечнем корреспондирующих счетов. ускоряется составления финансовой и налоговой отчетности, поскольку нужна информация содержится в журналах и их сведениям.
Поскольку журнально-ордерная форма наиболее распространена в использовании предприятиями и организациями в Украине, подробнее рассмотрим систему регистров ныне действующей журнально-ордерной формы бухгалтерского учета и методические основы ее использования.
Применяемая форма бухгалтерского учета основывается на методических рекомендациях по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства финансов Украины от 29 декабря 2000 № 356. Как свидетельствуют данные таблицы, журнально-ордерная форма бухгалтерского учета включает 7 журналов. 3 дебетовые сведения. 13 сведений аналитического учета, Главную книгу, различные реестры, справки и листки-расшифровки.
Рассмотрим наиболее принципиальные положения по составлению отдельных регистров журнально-ордерной формы бухгалтерского учета.
В состав Журнала 7 входят три сведения аналитических данных относительно дополнительного капитала, нераспределенных прибылей (непокрытых убытков), обеспечений будущих расходов и платежей, информация о которых накапливается нарастающим итогом с начала года. Предложенная форма аналитических сведений может быть использована и для учета уставного, паевого, изъятого и неоплаченного капитала.
Учет объектов забалансового учета ведут в специальной ведомости 8, в которой в течение года отражают по простой системой аналитический (пообъектный, личный, номенклатурный) учет поступления и выбытия арендованных необоротных активов, активов на ответственном хранении, контрактные обязательства, гарантии и обеспечения и тп
Развитие форм бухгалтерского учета происходит путем расширения аналитичности, усиление оперативности учетной информации и повышения контрольных функций учета. Активная роль в этом принадлежит вычислительной технике, в корне меняет технологический процесс учетно-аналитической работы, создает условия для использования принципиально новых учетных регистров.
На данном этапе развития бухгалтерского учета в Украине важное место занимает автоматизация сбора и обработки учетной информации. Задача автоматизации - повышение качества работы как бухгалтеров частности, так и всей бухгалтерии в целом. Конечно, наибольшее количество ошибок в учете при бумажной технологии возникает на этапе переноса данных из одного регистра в другой, а также при составлении различных справок и отчетов.
Использование автоматизированного учета позволяет полностью обезопасить себя от подобных ошибок, поскольку, как правило, при автоматизированном учете ведется только один учетный регистр, все остальные формируются автоматически, и риск ошибки при переносе данных между регистрами равна нулю.
В Украине используется значительное количество программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета, наиболее популярные среди которых - "Парус", "Финансы без проблем", "1С - Бухгалтерия", "Fin Expert" и др.
Система "Парус" предназначена для подготовки и учета финансово-хозяйственных документов, накопления информации об осуществлении хозяйственных операций на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности предприятия.

Использование данной системы позволяет: готовить платежные документы. выписывать счета на оплату и накладные на отпуск товаров. вести учет основных средств, запасов, дебиторской и кредиторской задолженности, денежных средств и тп получать ежемесячную отчетность о движении средств по соответствующим счетам получать баланс предприятия и другие формы финансовой отчетности.
Система "Fin Expert - это профессиональная система реального времени для компьютерных сетей, которая предназначена для крупных предприятий с большими объемами данных.
Система "1С - Бухгалтерия" является универсальной программой. Основные ее возможности заключаются в том, что она предусматривает: ведение синтетического и аналитического учета относительно потребностей предприятия. ведения количественного многовариантного учета. получение всей необходимой отчетности и разнородных документов по синтетическим и аналитическим учетом, полное настраиваемость (возможность дополнять и изменять план счетов бухгалтерского учета, систему проводок, ведение аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности). автоматический печать выходных (первичных) документов.
Применение в учете диалоговых режимов общения и выдачи учетной информации является одной из принципиально новых качеств, присущих новой схеме обобщения.
Диалоговая форма ведения бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. Данные любого уровня разработки можно получить после отражения в учете хозяйственных операций непосредственно после ввода ее в базу данных.
Диалоговая форма ведения бухгалтерского учета предусматривает автоматизированное выполнение задач в бухгалтерском учете как в регламентном, так и в диалоговом режиме, обеспечивает ограниченный доступ как к первичной, так и к систематизированной информации путем ввода паролей, проверки полномочий на доступ к информации.
Диалоговая форма ведения бухгалтерского учета характеризуется:
• автоматизированной фиксацией всей учетной информации на машинных носителях, автоматизацией документирования.
• систематизацией, обобщением и отображением данных бухгалтерского учета.
• отображением данных не только в печатном виде, но и в виде видеограмм.
• автоматическим контролем исходной информации.
• обеспечением расшифровки любого результативного показателя с наведением порядка примененных в машине расчетов и всей входящей информации, использованной для расчетов.
• оперативным управлением финансовыми, трудовыми, материальными ресурсами предприятия.
• осуществлением анализа данных с их введением.
В последнее время учет на многих предприятиях компьютеризированы. Однако еще встречаются и "рукописные" формы учета за слабой обеспеченность ПЭВМ, а также потому, что бухгалтерским работникам трудно освоить компьютерные программы и технологии в условиях постоянного развития программного обеспечения.
Если раньше ввода и вывода информации с компьютера сводилось к диалогового заполнения бухгалтерских регистров (журналов, карточек и тп), то теперь ввод данных в большей степени подстраивается под нужды программы, разрабатываются новые учетные регистры, которые улучшают функционирование учетной системы в целом.

Дата добавления: 2014-12-29