Особенности участия предприятия в международных конгрессных мероприятиях

Международная конгрессная деятельность – это в первую очередь способ организации международных коммуникаций в различных сферах деятельности: бизнес, экономика, политика, культура, наука и др. Ценность конгрессной деятельности на уровне государства, региона или города очевидна и заключается в получении существенных бюджетных доходов, развитии целого ряда смежных сфер деятельности, привлечении ведущих экспертов, инвестиций.

Для отдельных предприятий международные конгрессные мероприятия предоставляют широчайший спектр возможностей по установлению ценных деловых контактов, получению важной информации, позиционированию и продвижению на необходимом уровне для нужной целевой аудитории. Таким образом, участие в конгрессных мероприятиях, или конференц-мероприятиях – это важнейший инструмент интеграции в международное коммуникационное пространство, выхода на внешний рынок и развития корпоративной информационной системы.

Конгрессное мероприятие в широком смысле этого слова представляет собой собрание в заранее определенном месте людей, объединенных сферой деятельности и/или интересами (бизнесмены, политики, ученые и т.д.), в целях обсуждения и решения различного уровня и рода проблем.

Главным фактором, обеспечивающим, эффективность участия предприятия в международном конгрессном мероприятии, является правильный выбор его формата. В зависимости от целей, уровня и характера решаемых проблем выделяют достаточно большое количество форматов конгрессных мероприятий, основные из которых представлены ниже[113].

Конференция – встреча участников, направленная на обсуждение, выявление дополнительной информации, решение проблем, а также консультирование. По сравнению с конгрессом, конференция имеет меньшие масштабы и сфокусирована на более узких аспектах; благодаря этому она способствует эффективному обмену информацией между участниками. Как правило, конференции имеют ограниченные сроки проведения и четко обозначенные цели и задачи.

Конвенция:

1. крупные встречи представителей власти, социальных и экономических структур с целью обмена информацией по конкретным ситуациям, а также принятия решений и выработки позиции участников в отношении этих ситуаций.

2. в США: крупные национальные и международные встречи представителей деловых кругов с целью проведения переговоров и/или участия в выставках

Конгресс – регулярные встречи на репрезентативной основе большого количества (от нескольких сотен до нескольких тысяч) людей, представляющих отдельные профессиональные, культурные, религиозные или другие группы. Конгресс, как правило, собирается для обсуждения конкретных вопросов. С докладами выступают только участники оргкомитета. Конгресс проводится с фиксированной частотой, один раз в год (национальные конгрессы) или в несколько лет (большая часть международных и мировых конгрессов). Конгресс обычно продолжается несколько дней, в течение которых проводится несколько параллельных сессий.

Симпозиум – встреча ряда экспертов в какой-либо сфере, на которой представляются доклады специалистов по конкретным вопросам, которые затем обсуждаются с целью вынесения рекомендаций их решению.

Семинар – встреча или ряд встреч специалистов, обладающих разным уровнем навыков, но имеющих общие профессиональные интересы, в образовательных или тренинговых целях. Программа семинара направлена на повышение уровня профессиональных навыков участников.

Воркшоп (workshop) – рабочая встреча, направленная на выявление решения или поиск практического результата по заявленным вопросам.

Форум – встреча или части встречи, предназначенная для открытых дискуссий между участниками, имеющими высокий уровень признания, по вопросам, представляющим общий интерес.

Круглый стол – встреча экспертов, проводимая на принципах равноправия участников, направленная на обзор и обсуждение специализированных профессиональных вопросов. Круглый стол может проводиться в закрытом формате, но чаще он проводится в формате публичного обсуждения с целью повышения осведомленности аудитории по вопросам программы или усиления политических, институциональных, социальных и других мероприятий.

Мозговой штурм – групповая сессия, участники которой вырабатывают креативные идеи, содержание которых не обсуждается.

Телеконференция – общий термин для встреч трех и более участников, находящихся в двух и более географических точках, посредством телекоммуникационных систем. Включает в себя видеоконференции и аудиоконференции.

Аудиоконференция - встреча трех и более участников, находящихся в двух и более географических точках, посредством голосовых телекоммуникационных систем.

Видеоконференция – позволяет двум и более группам участников, расположенных в разных географических точках, вести дискуссии и обсуждения, видя изображение друг друга, а также презентации, графики и другие необходимые документы.

Панельная дискуссия – дискуссия двух и более участников по определенной проблеме под управлением модератора.

Таким образом, выбирая конгрессное мероприятие, в котором предприятие будет участвовать, необходимо обращать внимание на формат его проведения, чтобы определить уровень приглашенных экспертов, цель и возможные результаты участия.

По географическому охвату конгрессные мероприятия делятся на:

Ø локальные (участники преимущественно из одного города или региона)

Ø межрегиональные (представлены участники нескольких регионов)

Ø национальные (представлено подавляющее большинство регионов страны)

Ø международное

В соответствии с международными стандартами, международным считается конгрессное мероприятие, в котором более 10% участников представляют страны, отличные от страны проведения мероприятия.

Организаторами международных конгрессных мероприятий могут выступать различные лица и структуры. В целом нужно выделять инициаторов и операторов мероприятий. Инициатор – лицо или организация, предложившая провести конгрессное мероприятие для решения/обсуждения конкретного круга вопросов. Как правило, инициаторами выступают органы власти различного уровня, научные и исследовательские учреждения, различные отраслевые объединения и союзы, социальные группы, а также крупные отраслевые СМИ, корпорации и т.д. В дальнейшем именно они указываются в числе организаторов мероприятия. В международной практике инициатор может также называться планировщиком встреч (meeting planner). Оператором является компания, которая профессионально занимается подготовкой и проведением конгрессных мероприятий и которая ведет организацию конкретного мероприятия по заказу инициатора. Через оператора мероприятия осуществляются переговоры, документооборот, финансовые расчеты по участию в мероприятии.

При выборе мероприятия для участия важно оценивать как состав организаторов (их репутацию и имидж в профессиональных кругах, роль, которую они выполняют для развития отрасли, цели и задачи их деятельности и т.д.), так и оператора мероприятия (его опыт и профессионализм, референции участников предыдущих мероприятий).

Предприятие может выполнять различные роли при участии в конгрессной деятельности и в зависимости от роли решать разные задачи по выходу на внешний рынок. Основные роли и решаемые задачи представлены на рис.17.5.[114].

Рис.17.5. Основные роли предприятия при участии в конгрессной деятельности.

Для предприятия наиболее эффективными являются следующие варианты участия в международном конгрессном мероприятии: в качестве слушателя, докладчика или спонсора (в зависимости от целей и задач).

Основными этапами при организации участия предприятия в международном конгрессном мероприятии являются следующие:

1. Определение целей и задач участия

2. Анализ и выбор мероприятия для участия (необходимо проанализировать такие данные о мероприятиях, как: организаторы, цели и задачи мероприятия, состав спикеров, экспертов и партнеров, программа мероприятия, список участников, место проведения, стоимость участия, «возраст» и периодичность мероприятия, отзывы участников предыдущих мероприятий)

3. Выбор роли предприятия (слушатели могут участвовать как на платной, так и на бесплатной основе. Для вхождения в состав спикеров необходимо заранее контактировать с организаторами. Возможно, что состав спикеров изначально ограничен определенным кругом лиц. Часто программа утверждается за несколько месяцев до самого мероприятия, после чего попасть в состав спикеров практически невозможно. Выступление с презентацией возможно как на платной (рекламной, партнерской), так и на бесплатной (экспертной) основе. Участие в формате спонсорства дает больший эффект при как можно более раннем сотрудничестве с организаторами мероприятия)

4. Определение состава представителей предприятия, которые будут участвовать в мероприятии (с учетом целей и задач участия, а также особенностей выбранного мероприятия)

5. Подача заявки организаторам, проведение переговоров по участию, заключение договора на участие, оплата участия

6. Подготовка информационных, презентационных, рекламных и других информационных материалов для участия

7. Решение организационных вопросов участия (бронирование авиабилетов, гостиницы, организация доставки грузов при необходимости, организация свободного времени и т.д.)

8. Участие

9. Обработка результатов участия (обработка данных, внедрение инноваций, расширение базы данных по партнерам/клиентам, заказчикам, продолжение переговоров по установленным контактам и т.д.)

Вторым фактором (после формата мероприятия), влияющим на достижение целей и задач участия предприятия в международных конгрессных мероприятиях, является место проведения мероприятия, в т.ч. сама площадка проведения. Наиболее эффективны города, которые являются признанными центрами отрасли, в которой работает предприятие, либо международным центром деловых коммуникаций, в котором неоднократно проводились качественные международные встречи. В этом случае мероприятие, даже если оно проводится впервые, имеет б о льшие шансы на успех. Основными площадками для проведения конгрессных мероприятий являются конференц-центр (конгресс-центр) или конференц-отель (конгресс-отель).

Конгресс-центр – специализированное заведение, основной целью создания которого является предоставление услуг и инфраструктуры для проведения крупных конгрессных мероприятий[115]. Предоставление комфортабельных номеров и гостиничных услуг не входит в круг обязательных требований к конгресс-центру. При этом многие международные конгресс-центры мира имеют одну или несколько гостиниц соответствующего уровня на своей территории или в непосредственной близости. Конгресс-центр может не предоставлять гостиничных услуг.

Конгресс-отель – крупная или средняя гостиница классностью 4 или 5 звезд, обладающая необходимыми для проведения конгрессных мероприятий площадями и оборудованием; предоставляет делегатам и участникам конгрессных мероприятий все услуги, необходимые для комфортной жизни и работы в ходе всего конгрессного мероприятия. В России высокой популярностью пользуются конференц-отели, т.к. они предоставляют широкий спектр услуг и максимально комфортны для работы и проживания во время различных конгрессных мероприятий.

Одной из особенностей современной экономике является специализация стран (регионов, городов) как выставочных территорий (например, Германию часто называют «страной-выставкой»). Одним из российских городов, активно развивающихся как мировой центр деловых коммуникаций является Екатеринбург. Одноименная программа в рамках стратегического плана развития г. Екатеринбурга направлена на дальнейшее развитие деловой комфортной инфраструктуры как одной из составляющих экономического потенциала и инвестиционной привлекательности города. Процесс формирования территории как пространства пересечения деловых связей любого уровня (международных, межрегиональных, межкорпоративных) - это комплекс мер, включающих как создание материальной базы, так и организационно-административной, информационно-консультационной, обучающей и маркетинговой инфраструктуры.

Дата добавления: 2014-12-29