Учетная информация и процедуры ее обработки

Понятие бухгалтерской информационной системы

Основы построения компьютерной информационной системы бухгалтерского учета

ГЛАВА 1

Неотъемлемой частью жизни современного общества является персональный компьютер с программным обеспечением, реализующим хранение, поиск, обработку и выдачу информации по запросам пользователя. Экономическая деятельность любого предприятия всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование, в процессе выполнения которых формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировки результатов.

Информация (от лат. Information – разъяснение, изложение) – это сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т.д. С позиции кибернетики, однако, термин «информация» трактуется гораздо шире, ибо «кибернетика занимается изучением систем любой природы, способных воспринимать, хранить и перерабатывать информацию и использовать ее для управления и регулирования» [1]. Во всех этих системах происходят процессы передачи, хранения и переработки информации. С помощью кибернетики установлено, что управление по схеме обратных связей является одним из наиболее общих и важных принципов, объединяющих технические устройства, живые организмы и экономические системы. Информация является видом причинной связи, которая возникает в процессе управления. Благодаря ей осуществляется воздействие управляющей системы на управляемую и обратно.

Отражая объективную реальность, информация фиксируется в первичных и отчетных документах, чертежах, номенклатурах-ценниках, книгах, газетах и журналах, содержится в радио- и те­лепередачах, телефонных разговорах, в показаниях контрольно-измерительных приборов, счетчиков, датчиков, электронных таб­ло, передается по телетайпам и диспетчерской связи, возникает в ходе переписки, совещаний и бесед.

Она характеризуется двумя основными признаками - качест­венным и количественным. Качественный признак позволяет классифицировать ее по отраслям знаний, функциям управления и т.п. Количественный дает возможность выяснить единицы из­мерения, на основании которых можно установить ее объемы и трудоемкость получения, а также технические средства для пере­дачи, сбора, хранения и фиксации, технологию обработки.

Под экономической информацией следует понимать все те сведения в сфере экономики, которые необходимо фик­сировать, передавать, хранить и обрабатывать для исполь­зования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами. Информацию, описывающую уже совершившиеся события, явления и хозяйственные процессы, называют учетной, а описывающую явления и события, которые будут совершены в будущем, - плановой (перспективной, прогно­зируемой). Характер плановой информации в настоящее время меняется, что обусловлено изменением основ экономических от­ношений в нашем обществе.

Под планированием понимается некоторое целенаправ­ленное воздействие на объект, предусматривающее опреде­ление путей и средств достижения поставленных целей. Форми­рование плановой информации основано на экономическом ана­лизе, в процессе которого оцениваются результаты работы и вы­являются имеющиеся резервы. Получение всех показателей по результатам деятельности предприятия и их оценка базируются на данных учета. Взаимосвязь планирования, анализа, регулиро­вания и учета представляет собой контур управления. Исходя из единства взаимосвязей и взаимной обусловленности, учет и пла­нирование целесообразно рассматривать как характеристику учетной информации в совокупности. Это, в свою очередь, служит предпосылкой для автоматизации учетно-плановых работ. Учетная информация является адекватным отображением процесса рас­ширенного производства - сложной динамической системы, не­прерывно переходящей из одного состояния в другое. Теорию экономической информации следует рассматривать как часть общей теории информации, одним из важнейших понятий в кото­рой является сигнал, представляющий собой форму воплощения и перенесения информации. С помощью сигналов (звуковых, цифровых, буквенных) можно передавать и получать сообщения. Другими важными понятиями являются количественное измере­ние информации и процессы ее преобразования.

Экономическая информация в основном дискретна и состо­ит из отдельных сообщений, т.е. комплексов значений, харак­теризующих конкретные факты, предметы, явления, хозяйст­венные операции и т.п. Каждое сообщение может быть пред­ставлено в виде чередования импульсов, букв, цифр или других символов.

Способы передачи информации подразделяются на традицион­ный, с использованием бумажных носителей, и электронный, который характеризуется применением локальной вычислительной сети (ЛВС), аналоговых и цифровых каналов связи, например через мо­дем или выделенные цифровые линии связи. До недавнего времени электронную информацию разделяли на символьную (таблица ASCII, включающая 256 символов) и графическую. Однако значение сим­вольной информации несколько уменьшилось с широким внедрени­ем в повседневную жизнь программных средств, ориентированных на графический экранный интерфейс обмена информацией между пользователем и компьютером (операционная система Windows 95 и программные продукты функционирующие из-под нее, такие как, Microsoft Word и Excel, Netscape, инструментарий для электронной почты: Mail, Microsoft Mail и т.д.).

Количество информации в сообщении представляет собой оп­ределенный объем и может измеряться в различных единицах: бит (двоичная), бодо (телеграфная), нит (натуральная), сообщение, слово, строка, показатель, разряд.

С кибернетической точки зрения, каждый хозяйственный субъект (предприятие, организацию) можно рассматривать как объект регу­лирования с присущей ему информационной системой. В эту систе­му поступает информация, разделяемая на внешнюю и внутреннюю. Первую предприятие получает извне (о внешней среде), а вторая об­разуется на самом объекте регулирования в основном как первич­ная - в результате регистрации тех или иных явлений и фактов.

Для внешней информации характерна неточность, обрывоч­ность, противоречивость. Она может касаться состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой по­литики и политической ситуации. По своей природе она носит ве­роятностный характер, и поэтому ее обработка стандартными средствами весьма затруднена. Внутренняя информация возника­ет в самой системе управления и отражает различные временные интервалы и состояние объекта управления. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.

Исходящая информация также подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Первая уходит с предприятия, ее показатели со­держатся в общеустановленных формах первичных и сводных до­кументов, вторая потребляется на данном предприятии и служит для управления им, характеризуя сложившуюся экономическую ситуацию.

Вся информация может быть разделена на обрабатываемую и необрабатываемую. Одна из характерных особенностей учетной информации заключается в непрерывности ее обработки, посколь­ку она отражает сложный объект регулирования. Эта сложность обусловлена, с одной стороны, большим числом взаимосвязанных и взаимодействующих элементов внутреннего характера, а с дру­гой - местом предприятия в общей системе экономики, состав­ной частью которой оно является.

Другая характерная особенность учетной информации заключа­ется в цикличности ее обработки, связанной с особенностями ве­дения учета. С позиций цикличности можно утверждать, что учет­ная информация подвергается одинаковой обработке за одни и те же временные периоды, но ее содержание и числовое наполнение меняются. В большей степени подвержены изменениям первич­ные показатели (внутренние и внешние), в меньшей - норматив­ные. При этом результаты обработки за определенный временной период (день, декада, месяц, квартал) могут являться исходными данными для последующей обработки, входя в показатели на бо­лее длительный временной период. Как правило, цикличность учетной информации выше плановой, а поэтому объемы первой значительно больше. Результатные показатели учетной информа­ции могут быть получены только после окончания отчетного периода. Эта особенность вызывает периоды "пик", однако обработка сметной, нормативной и плановой информации позволяют сгладить эти периоды, загрузив компьютер работой в меж­отчетный период.

Третьей особенностью учетной информации является массо­вость однородных арифметических операций, производимых над группами данных. Наличие однородных массовых арифметиче­ских операций при обработке экономической информации - одна из самых важных предпосылок эффективного использования компьютерной обработки.

Четвертая особенность — сложность расчетов (средним количе­ством арифметических, логических и прочих действий, приходя­щихся на одну форму показателя). И чем они сложнее, тем боль­ше времени потребуется на автоматизацию данной задачи или комплекса задач. Все это делает выгодным использование более совершенной вычислительной техники.

В результате обработки первичной информации образуется производная информация, подразделяемая на результатную ис­ходящую, используемую для различных целей, и промежуточную, которая вместе с входящей внешней и первичной информацией снова проходит обработку.

С позиций объективного отражения действительности эконо­мическая информация разделяется на достоверную и недостовер­ную (некачественную). Недостоверной она бывает как с момента возникновения, так и с любой стадии передачи, что может значи­тельно ее дискредитировать.

По признаку насыщенности информация разделяется на недоста­точную, достаточную и избыточную, также на полезную и беспо­лезную. При этом критерий полезности зависит от цели получения сведений. По функциям управления экономическая информация мо­жет быть подразделена на плановую (включая технико-экономи­ческую и планово-производственную), нормативную, учетную, анали­тическую. Важное значение имеет разделение информации по при­меняемости - на постоянную и переменную. Постоянная характери­зует различные сущности объекта: призначную часть, нормативно-расценочные данные, последовательность выполнения процессов и др. Опыт показывает, что обработку информации с применением персональных компьютеров можно эффективно организовать при выводе всей постоянной информации из первичных и других доку­ментов и хранении ее на жестком магнитном диске в виде справоч­ников, которые в дальнейшем будут использоваться многократно. В этих случаях значительно уменьшаются работы по регистрации ин­формации и объем первичной информации.

С точки зрения влияния экономической информации на источ­ник можно выделить активную и пассивную. Преобладающая роль принадлежит первой. Ее активность проявляется в том, что она имеет непосредственное отношение к процессу управления объ­ектом регулирования, а ее количественный объем определяется взаимодействием этого объекта с внешним миром. Экономиче­скую информацию можно классифицировать также по отраслевой принадлежности, органам управления, видам расчетов и т.д.

Существующие методы расчета объемов вычислительных ра­бот и сопутствующей экономической информации можно разде­лить на две группы, в зависимости от видов единиц измерения, положенных в основу расчета. К первой относятся методы расчета объема работы в натуральных единицах измерения (знаках, строкографах, показателях, документостроках, операциях, действиях, и т.п.), ко второй - методы расчета объема работы по ее трудно­сти, т.е. по затратам времени на обработку в условиях отсутствия автоматизации. Обычно это определение трудоемкости по видам операций или общей трудоемкости с использованием укрупнен­ных нормативов.

Анализ показывает, что натуральные единицы измерения наи­более точно отражают действительные объемы. Методы расчета объема вычислительных работ по трудоемкости имеют сущест­венный недостаток, заключающийся в том, что величина трудоем­кости является функцией, зависящей от ряда факторов: состава управленческого персонала, форм первичных документов, форм и методов учета и т.д.

Экономическая информация подвергается передаче, хранению и преобразованию по определенным правилам. Эти процессы можно представить схематически (рис. 1.1).

Исходная информация может быть получена со стороны или воз­никает на самом предприятии (организации). В последнем случае это происходит в результате первичного учета и производственно-хозяйственной деятельности. Первичный (оперативный) учет ус­ловно можно разделить на две стадии - подсчет и измерение, реги­страция исходных данных. Для автоматизации процесса подсчета и измерения используют простейшие приборы (мерную тару, весы), счетчики, датчики и сложные приборы. Регистрация исходных дан­ных осуществляется преимущественно вручную (в обычных первич­ных документах) и является весьма трудоемкой. Для снижения тру­доемкости можно использовать штриховые коды и устройства, считывающие их, автоматические весы и приборы, самопишущие та­бельные часы и т.п. Регистрация экономической информации проис­ходит на материальных носителях, к числу которых относятся бумаж­ные документы, накопители на дискетах, магнитооптических и жестких магнитных дисках, стримеры, выносные винчестеры и др.

Документы являются наиболее распространенными но­сителями экономической информации. Поэтому необходимо стремиться к улучшению их формы, использованию типовых и унифицированных форм, снижению их количества и приспо­соблению к автоматизированной обработке информации. Воз­можно и бездокументное оформление операций, когда ис­ходная информация по каналам связи поступает в ком­пьютер. Этот путь является весьма перспективным.

Выбор носителя для хранения информации обычно связан с ожидаемым сроком хранения данных. Экономическая информация требует либо кратковременного, либо длительного хранения. К первому виду относится исходная переменная и промежуточная информация, ко второму - постоянная и в значительной степени результатная информация. Промежуточная может находится в оперативной памяти и использоваться в течение сеанса работы до момента выключения компьютера.

В процессе поиска данных отбираются нужные сведения, кото­рые поступают затем на обработку (логическую и арифмети­ческую) для получения результатной информации. К операциям логической обработки относятся сортировка, выборка из базы данных по различных дескрипторам, определение знака числа и т.п. Наиболее массовой в экономических расчетах является опе­рация сортировки (подбор и упорядочение). Операции арифмети­ческой обработки включают действия алгебраического сложения, умножения, деления, возведения в степень и др.

Кроме рассмотренных, существуют еще контрольные опера­ции, состоящие из предварительной, текущей и последующей проверки информации и возникающих в связи с этим операций по ее обработке. Соответственно различают предварительный, те­кущий и последующий контроль. В итоге обработки исходной ин­формации возникает промежуточная и результатная информация. Первая используется обычно для последующих расчетов, вторая выводится в виде таблиц, сводок, графиков, а также фиксируется на винчестере или дискетах, если она будет подвергаться даль­нейшей обработке.

Для выполнения обработки проводится алгоритмизация расче­тов, т.е. разработка точного предписания последовательности и характера действий, состоящих из простейших операций преоб­разования исходной информации в те или иные сводные показа­тели. Таким образом, под алгоритмом[2] понимается конечный на бор правил, позволяющих четко и механически (автома­тически) решать любую конкретную задачу из класса однотип­ных задач.

Алгоритм обладает следующими свойствами: определенно­стью, детерминированностью, массовостью, результативностью и дискретностью. Определенность исключает произвол при выпол­нении вычислительного процесса. Детерминированность заключа­ется в том, что процесс применения правил к исходным данным (путь решения задачи) определен вполне однозначно. Массовость показывает, что при помощи одного алгоритма можно решить од­ну и ту же задачу с различными исходными данными, которые мо­гут изменяться в определенных пределах. Результативность озна­чает, что использование алгоритма дает возможность получать некоторый результат или сигналы о невозможности применения такого алгоритма, и что на каждом этапе процесса применения правил известно, что считать результатом этого процесса. Дис­кретность характерна для вычислительного процесса выполнения операций по реализации алгоритма, вследствие чего он может быть расчленен на отдельные элементарные акты.

Различают алгоритмы решения и машинные алгоритмы. Алго­ритм решения, являющийся общим для всех информационных со­вокупностей данной задачи, формулируется в виде математиче­ских выражений. Алгоритмов решения может быть несколько, поэтому проводят их анализ и выбирают тот, который обеспечи­вает наиболее эффективное использование машины.

Алгоритмы можно представить в виде текстового описания, при помощи цифровых кодов и символов. Первый способ являет­ся громоздким. На практике применяется преимущественно сим­волическая запись алгоритмов в виде блок-схем и реже - опера­торных схем.

Персональный компьютер является универсальным средст­вом автоматизации операций по переработке информации и позволяет выполнять различные арифметические и логические действия, составлять накопительные, группировочные и анали­тические регистры, решать экономические, в том числе учет­ные, задачи и т.п. Для эффективного использования персо­нальных компьютеров необходимо хорошо знать специфику и организационно-технологическую структуру решаемых задач, а также эксплуатационные возможности вычислительной техники и методы проектирования автоматизированной обработки ин­формации.

Дата добавления: 2014-12-29