Автоматизация учета на основе традиционных форм счетоводства

ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ОБРАБОТКИ ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Применение компьютеров оказывает существенное влияние на организацию учетной работы на предприятии: видоизменяется технология обработки первичных документов, основные трудо­емкие работы выполняются на персональном компьютере, по­вышается роль учетных работников, поскольку они принимают непосредственное участие в обработке данных. При автомати­зации учета важно определить методы рационального исполь­зования персонального компьютера для системы в целом и для отдельных участков учета, а также выявить взаимосвязи реги­стров, принципы организации учета в подразделениях пред­приятия и т. п. Немаловажным является вопрос совершенство­вания формы учета в условиях его ведения на персональном компьютере.

На предприятиях и в организациях используют различные фор­мы счетоводства: журнально-ордерную, мемориально-ордерную, журнал-главную (упрощенную форму), автоматизированную.

Наиболее распространенной является журнально-ордерная. Основные ее преимущества: использование системы накопи­тельных регистров (ведомостей) для обеспечения равномерной и своевременной записи операций на протяжении учетно-отчетного периода; увязка аналитического учета с синтетическим. Глав­ной книгой и в итоге с балансом; сокращение общего количества регистров аналитического учета; подчинение учетных регистров целям отчетности и анализа; взаимный контроль записей в учет­ных регистрах. Это послужило предпосылкой к ее распростране­нию на подавляющем большинстве промышленных, транспорт­ных, строительных, снабженческо-сбытовых, торговых и других предприятий.

'Применение компьютера без нарушения принципов ведения синтетического и аналитического учета дает возможность полу­чать привычные для бухгалтера регистры в виде печатных форм. Персональный компьютер можно использовать для ведения ана­литического учета (по табельным номерам, номенклатурным но­мерам и т. п.) и для изготовления журналов-ордеров, листков-рас­шифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, нако­пительных и группировочных регистров.

Эксплуатационные особенности компьютера приводят к опре­деленным изменениям в технологии обработки информации и ее носителей. Ручная регистрация заменяется машинной и может совмещаться с операциями сортировки, вычислительной обработ­ки, выдачи справок.

Использование ПЭВМ вызывает изменение внешней формы регистров (перестановка граф, совмещение двух регистров на одном бланке, применение отдельных свободных пронумерован­ных листов, собираемых в конце месяца или года в книги, вместо пронумерованных и прошнурованных книг), позволяет воспользо­ваться методом копиручета, предусматривающим получение за один прием нескольких документов, и совмещения операций (группировка и подсчеты, таксировка и накопление), влечет необ­ходимость разработки системы классификаторов учетных но­менклатур. В результате создаются реальные предпосылки сни­жения трудоемкости обработки учетной информации и улучшения ее качества. Однако остается неизменной взаимосвязь между ре­гистрами и системой их контроля, что и определяет эту форму учета как журнально-ордерную.

Порядок записей в регистры журнально-ордерной формы при использовании компьютера можно дифференцировать ис­ходя из массовости и трудоемкости учетных операций. На ос­нове массовых, периодически повторяющихся документов (по учету движения материалов, готовой продукции, расчетам с рабочими и служащими) вначале целесообразно подсчитать и сгруппировать данные с помощью накопительных и группировочных регистров, а затем изготовить ведомости более вы­сокой степени детализации или журналы-ордера. Используя документы, не имеющие массового характера, можно не раз­рабатывать вспомогательные регистры, а периодически (еже­дневно, раз в декаду и т. п.) заносить информацию в компью­тер для формирования массива аналитических записей (прово­док), а затем получать справки по любому синтетическому и аналитическому счету об оборотах, сальдо и т. д. По окончании месяца на принтере персонального компьютера печатают все необходимые регистры и баланс.

Из подсчитанных и взаимопроверенных массивов данных создаются сводные файлы в виде итоговых проводок по мас­совым операциям. В массив, составленный по немассовым до­кументам, добавляются записи из листков-расшифровок, что­бы сосредоточить все данные аналитического учета по таким счетам. На основе остатков по счетам и оборотов на компью­тере заполняется Главная книга. После этого производится сверка показателей синтетического и аналитического учета и по данным учетных регистров заполняются соответствующие формы отчетности. Вышеизложенное наглядно видно из схемы, представленной на рис. 4.1.

При журнально-ордерной форме ускоряется составление бух­галтерской отчетности, поскольку итоговые данные большинства регистров представляют собой информацию для заполнения форм отчетности. Результатная информация многих журналов-ордеров и других регистров может быть использована для эконо­мического анализа.

При применении мемориально-ордерной формы учета предусматривается составление мемориальных ордеров на группу документов. Итоги мемориальных ордеров используются для со­ставления Главной книги. Итоги оборотов дебета и кредита по счетам из Главной книги переносятся в оборотную ведомость синтетических счетов, которая используется для составления ба­ланса. Аналитический учет ведется' в аналитических регистрах (книгах и карточках). Общая схема мемориально-ордерной формы учета приведена на рис. 4.2. Из нее видно, что информация, вве­денная в ПЭВМ, обеспечивает получение регистрационного жур­нала. Главной книги, оборотной ведомости по синтетическим сче­там и баланса. Аналитический учет обеспечивается ведением обо­ротных ведомостей по аналитическим счетам или других необхо­димых регистров.

Для небольших предприятий и организаций (обществ с огра­ниченной ответственностью, малых предприятий и др.) можно вести учет с применением формы, называемой "Журнал — Главная", или упрощенной формой учета. При этом основным учетным регист­ром служит регистр "Журнал - Главная", в котором сосредоточены хронологические и систематические записи. Левая часть этого реги­стра представляет собой Журнал регистрации, а правая - Главную книгу, в которой приведены записи операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов (рис.4.3).

Для всех рассмотренных форм в условиях использования пер­сонального компьютера предусматривается изготовление Журна­ла регистрации хронологических записей, Главной книги и других необходимых регистров. При этом внешний вид регистров соот­ветствует в основном регистрам ручных форм счетоводства.

Дата добавления: 2014-12-29