Программное обеспечение «Microsoft office»

Создание и обработка текстовых документов и электронных таблиц

I. Цели, состав, решаемые задачи при помощи программного обеспече­ния «Microsoft office»

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной работы по делопроизводству. По мере развития информационных технологий автоматизация офиса заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить произво­дительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую тра­диционную систему коммуникации персонала (с совещаниями, прика­заниями, телефонными звонками), а лишь дополнить её. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев инфор­мацией.

На заре эры персональных компьютеров каждое из приложений представляло собой независимую программу. Обычно пользователь покупал программу обработки текстов у одной компании, программу об­работки электронных таблиц — у другой, а систему управления базами данных — у третьей. Вероятность того, что эти приложения имеют одинаковый интерфейс и функционируют на базе одинаковых принци­пов, была очень низкой, что затрудняло изучение каждой новой программы, поскольку она могла абсо­лютно отличаться от изученных ранее.

Причина такой обособленности приложений частично заключалась в самой операционной системе, в которой они работали, — MS DOS. Поскольку изначально микропроцессоры 8086/8088 не поддерживали многозадачность, то DOS могла управлять только одной программой в каждый момент времени.

Появление более современных процессоров и операционной среды Windows изменило принципы ис­пользования персонального компьютера благодаря появлению многозадачных приложений, которые к то­му времени уже использовались на платформах UNIX, Macintosh и др. Современные процессоры и опера­ционные системы обладают возможностями реальной многозадачности — они позволяют создать среду, в которой одновременно могут функционировать несколько приложений, совместно используя микропро­цессор и другие ресурсы компьютера.

Многозадачность позволила создавать пакеты, которые состоят из отдельных программ, имеющих оди­наковый интерфейс и основанных на одних и тех же принципах работы. В современных пакетах, включая Microsoft Office, интеграция приложений усилилась: различные приложения используют общий программ­ный код и объекты. Например, более 50% программного кода Office 97 совместно используется всеми приложениями набора. Благодаря совместному использованию кода удалось ускорить цикл разработки этого набора (то естьсократить время обновления и усовершенствовать программы) и повысить эффектив­ность приложения.

Такой интегрированный подход предполагает и наличие согласованного интерфейса во всех приложе­ниях Office 2000. Хотя элементы интерфейса, например панели инструментов, естественно, в некоторой сте­пени изменяются от одной программы к другой, многие их них остаются одинаковыми, как и структура меню. Кроме того, панели инструментов, меню и клавиатурные эквиваленты во всех приложениях можно настраивать с использованием одинаковых методов.

Интеграция приложений в Office 2000 позволяет также легко перемещать информацию между различны­ми приложениями. Например, базу данных Access или адресную книгу Outlook можно использовать для создания почтовых этикеток в Word, Visual Basic for Application (VВА) — для создания пользовательских программ, связывающих различные приложения Office и выполняющих конкретные задачи.

Информационная технология автоматизированного офиса - ор­ганизация и поддержка коммуникационных процессов как внутри ор­ганизации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и дру­гих современных средств передачи и работы с информацией.

В настоящее время известно несколько десятков программных про­дуктов и некомпьютерных технологических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовые процессоры, табличные процессоры, системы управления базами данных, системы слайдовых презентаций, средства электронной почты, электронные календари, компьютерные и телеконференции, специализированные программы управленческой деятельности. Из некомпьютерных средств широко используются аудио- и видеоконференции, факсимильная и пейджинговая связь, средства копирования и размножения документов и другие.

По разным причинам стандартным программным обеспечением для поддержки офисных технологий в российских организациях стал интегрированный пакет Microsoft Office различных версий. Основными его компонентами являются:

• текстовый процессор MS Word;

• табличный процессор MS Excel;

• система управления базами данных MS Access;

• система слайдовых презентаций MS PowerPoint.

Хотя тема интеграции неразрывно связана с Office 97, все приложения этого набора можно использо­вать как отдельные программы. Например, если вам не нужно создавать презентации или базы данных, просто не устанавливайте Power Point или Ассеss, а продолжайте использовать Word, Ехсеl, Outlook и дру­гие средства Office 2000. Кроме того, каждое приложение в достаточной степени отличается от других и представляет собой отдельную программу. Поэтому в следующих разделах мы представим обзор каждого из приложений набора Office 97, позволяющий вам составить представление о возможностях Office 97 и его отдельных приложений.

Текстовые редакторы и текстовые процессоры (Microsoft Word) представляют собой программы, предназначенные для подготовки документов (писем, ста­тей, книг) с помощью ПЭВМ. Их можно различать на качественном уровне: текстовые редакторы определим как программы, обеспечи­вающие основные возможности по подготовке несложных документов; к текстовым процессорам отнесём программы, обеспечивающие ши­рокий набор средств по подготовке документов любой сложности. Во многих программных продуктах имеются свои встроенные текстовые редакторы, являющиеся необходимым компонентом этих систем (например, текстовый редактор оболочки Norton Commander, текстовый редактор среды программирования Turbo Pascal и другие).

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами (Microsoft Ехсеl).

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным фор­мулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменив­шимися данными.

Рис. 6.1. Окно PowerPoint с примером презентации

Microsoft PowerPoint 2000 позволяет создать презентации для выставок-продаж, семинаров или для случаев, когда необходимо представить информацию группе людей с применением графики, текста и диаграмм. Иначе говоря,

PowerPoint - работает как электронная программа демонстрации слайдов, однако эти слайд представлять собой листы текста, прозрачные пленки или изображения, выводимые на экран путём проецирования содержимого дисплея вашего компьютера на монитор большего размера. На основе этих слайдов можно даже создать реальные фотографические слайды, предназначенные для показа на диапроекторе. На рис. 6.1. показано окно PowerPoint с примером презентации.

Однако презентации PowerPoint не ограничиваются использованием статического текста и графики. В них можно включить эффекты анимации, звук, аудиоклипы с компакт-дисков, рассказы и другие эффекты мультимедиа. Возможность вывода презентации на два монитора позволяет оратору просматривать информацию вместе со своими заметками, в то время как для аудитории отображаются только слайды.

Microsoft Access 2000 — это мощная программа обработки баз данных, которую можно использовать для хранения, сортировки и управления практически любыми типами данных. В качестве примеров можно привести имена и адреса, описи товаров, информацию о продавцах и складах и даже свои любимые рецепты блюд. На рисунке 6.2. показано окно Ассеss, в которое загружена база данных.

Рис. 6.2. Окно Ассеss, для создания базы данных

Access является системой управления реляционными базами данных. Реляционная база данных(relational database) – это такая база данных, записи которой можно сравнивать друг с другом и другими источниками данных и анализировать в целях создания динамического источника данных. Содержимое такой базы данных может изменяться на основе результатов сортировки, запросов или других операций с данными.

Хотя Ассеss является довольно мощной программой, ее легко использовать. База данных определяется простым указанием полей данных, которые должны содержаться в базе (например, имя, адрес и индекс). Вы можете легко создавать формы данных, которые помогут вводить данные в базу, не задумываясь о ра­боте программы управления этой базой данных или самой Ассеss. Кроме того, интеграция Ассеss с VВА позволяет создавать мощные пользовательские программы для ввода и управления данными, а также экс­портировать данные в другие приложения, в том числе в приложения Office 2000.

Microsoft Outlook 2000 представляет собой комбинацию программы обработки электронной почты и ме­неджера личной информации (Регsоnаl Information Мапаgег — PIM). Программа Outlook опирается на ба­зовые компоненты обработки сообщений, обеспечиваемые Microsoft Exchange и Windows 95.

Рис. 6.3. Окно единого интерфейса Outlook

Outlook под­держивает несколько систем управления сообщениями (messaging service provider), которые представляют со­бой дополнительные модули и позволяют Outlook обрабатывать различные типы сообщений, а также работать с различными серверами сообщений. Outlook поддерживаетMicrosoft Mail, Internet Маil, Microsoft Network (МSN) и Соmpuserve Mail различных производителей. Это означает, что электронная почта от Соmpuserve Mail и из Internet может быть собрана в одном почтовом ящике и ее можно читать и об­рабатывать с помощью единого интерфейса — Outlook (рис. 6.3).

Помимо поддержки электронной почты, Outlook позволяет отправлять и получать факсы с помощью систем управления сообщениями Microsoft Fax и Delrina WinFax. Эти системы управления сообщениями позволяют использовать Outlook для отправки и получения факсов, если в вашем компьютере установлен факс-модем.

Однако Outlook представляет собой нечто большее, чем просто программа обработки электронной поч­ты и факсов. Его средства PIM также обеспечивают возможности управления адресной книгой, расписа­нием встреч; планирования, создания примечаний и многого другого. Благодаря поддержке столь широ­кого спектра задач Outlook является важной частью набора Office 97. Но самое главное, информацию из Outlook можно легко интегрировать с другими приложениями Outlook 97. Например, адресную книгу Outlook можно без труда использовать для создания почтовых этикеток или писем в Word.

II. Интерфейс текстового процессора. Основные

Дата добавления: 2014-12-29