Комплектование и экспертиза ценности электронных документов 1 страница

Классификация документов на электронных носителя в пределах архивного фонда

Классификация документов на электронных носителях в пределах архива

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация позволяет выявить характерные отличия и определённые свойства электронной документации, существенные для организации правильной работы с ними на всех стадиях жизненного цикла.

Существуют различные подходы к классификации документов в электронном виде. За основу может быть взят как содержательный, так и технологический компонент. Содержание и реквизиты документов в электронном виде дают основное представление о смысле, назначении и сферах применения информации, содержащейся в документе. Технологическая составляющая позволяет обеспечить доступ к информации, сохранить и передать её в пространстве и времени.

Среди многообразия существующих подходов важное значение имеют классификации, в основу которых положено:

- содержание, набор реквизитов и контекст;

- виды информационных технологий

- материальная основа носителя.

Классификация документов в электронном виде по видам информационных технологий предусматривает их деление в зависимости от конкретных технологий, с помощью которых данные документы были созданы, и от присущих им форматов файлов:

- документы, созданные с помощью текстовых редакторов и процессоров или сгенерированные как сообщения информационных систем;

- документы в виде электронных таблиц (в том числе состоящие из нескольких листов со ссылками между ними);

- документы, сгенерированные как отчеты в системах управления базами данных и других автоматизированных системах;

- гипертекстовые документы, в которых навигация по ссылкам реализуется с помощью браузеров;

- графические документы, созданные с помощью редакторов растровой или векторной графики;

- звуковые файлы, аудиоролики;

- видеоклипы, фильмы, аудиовизуальные документы;

- мультимедиа-документы, сочетающие текст с графикой, звуком, движущимися изображениями в рамках единой системы навигации;

- документы, представленные как рабочие наборы геоинформационных систем или систем автоматизированного проектирования;

- документы web-сайтов, интернет-ресурсные;

- электронные библиотеки.

Предусматривается несколько видов классификации электронных документов по различным признакам:

1) по носителю информации (на гибких магнитных лентах, магнитно-оптических дисках, оптических дисках и магнитных лентах);

2) по информационным технологиям (разнообразные автоматизированные системы, банки и базы данных, информационно-поисковые и информационно-справочные системы, текстовые данные, программы и программные средства);

3) по комплектности (только файлы на машинном носителе плюс документация на бумажном или другом носителе);

4) по видам деятельности организаций (управленческая, проектная, производственная, финансовая, бухгалтерская, и т.д.).

Классификация документов на электронных носителях в архивной практике осуществляется:

– в пределах архива;

– в пределах архивного фонда (архивной коллекции).

Российские и зарубежные архивы, активно использующие в своей деятельности информационные технологии принимают на хранение либо создают все виды технотронных документов (фото-кино, фонодокументы, видеограммы, микроформы и т.п.) Аудиовизуальная документация составляет наибольший удельный вес Архивного фонда Российской Федерации. Примерно 80 % в составе аудиовизуальной документации составляют фотодокументы (принятые на хранение от источников комплектования, либо полученные в результате инициативного документирования), кинодокументы и видеофонограммы.

Аудиовизуальные документы сегодня выступают в качестве и основной формы распространения информации и своеобразной, хотя и односторонней, формы соучастия общества в событиях современной мировой истории. Велика эффективность воздействия на массовое сознание такой информации, представленной в виде изображения (тем более подвижного) и в сопровождении звука. Использование аудиовизуальных документов в сравнении с возможностями восприятия сознанием печатного текста значительно повышает перспективы управления общественными процессами.

Аудиовизуальный документ - это документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования. В Российском государственном архиве кинофотодокументов (РГАКФД) аудиовизуальными документами являются фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы. В современном мире сформировался определенный взгляд на такой вид документа как на объект архивного хранения. Аудиовизуальный документ многолик и выступает в нескольких равноправных качествах: документ, исторический источник, источник информации, продукт производственно-технической деятельности (технического прогресса) и произведение искусства.

Такая многоликость обуславливает определенное отношение к аудиовизуальному документу в процессе собирания (комплектования), обеспечения его сохранности и, наконец, использования.

Аудиовизуальный документ - это искусство «копийное», потому что срок физического существования его носителей относительно недолгий по сравнению с бумажными документами. Требуется периодическое изготовление копий на эти документы. Аудиовизуальный документ является продуктом научно-технического прогресса и в дальнейшем, в связи с появлением новых видов носителей аудиовизуальной информации, потребуется изготовление новых копий на более совершенных носителях. В этом заключаются и положительные, и отрицательные стороны аудиовизуальных документов.

Для государственных архивов в настоящее время характерна организация комплектования именно аудиовизуальными документами.

Классификация кинофотофоновидеодокументов по ГОСТ 7.69-95 «СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения» выглядит следующим образом:

Аудиовизуальный документ - Документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования. (документ может также содержать текстовую информацию).

Фонодокумент - Аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию.

Видеодокумент, видеофонограмма - Аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи.

Кинодокумент - Аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные на нем посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (в звуковом кинофильме - также звуковую информацию).

Фотодокумент - Аудиовизуальный документ, содержащий информацию,зафиксированную на нем посредством фотографической техники предметы в виде отдельных фотоизображений.

Документ на микроформе - Фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

Кинофотофоновидеодокументы, в зависимости от функционального назначения составляют две группы:

- документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя включаются в состав их фондов;

- документы, являющиеся результатом деятельности фондообразователя, организуются самостоятельно и учитываются самостоятельно.

При этом их хранение обосабливается в соответствии с требованиями к их хранению.

При нефондовом хранении кинофотофонодокументов:

- кино- и видеодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы, отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой киновидеодокументы систематизируются по времени из изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя);

- фотодокументы систематизируются по видам – негативы раз­личной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафиль­мы (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри ко­торой фотодокументы систематизируются по авторам, объек­там, местам съемки);

- фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой фонодокументы систематизируются по выпускающим организациям, производст­венным номерам, содержанию, формату носителя записи).

Классификация фонодокументов:

Оригинал грамофонной пластинки - Фонодокумент на металлическом дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную посредством одного из видов механической звукозаписи.

Граммофонная матрица - Фонодокумент на металлическом дисковом носителе в виде негативной копии оригинала граммофонной пластинки, предназначенный для тиражирования граммофонной пластинки.

Граммофонная пластинка, грампластинка - Фонодокумент на дисковом носителе из пластмассы, полученный прессованием, штамповкой или литьем.

Лаковый оригинал фонодокумента - Фонодокумент на лаковом диске, с которого гальванопластическим способом изготовляют первый металлический оригинал фонограммы.

Фонодокумент на компакт-диске.

Классификация кинодокументов:

Кинофильм - Кинодокумент на пленочном носителе, представляющий собой совокупность последовательных фотографических изображений (кадров), объединенных общим сюжетом и предназначенных для воспроизведения на экране при помощи проецирования.

Негатив кинодокумента - Кинодокумент на негативном пленочном носителе, полученный в результате киносъемки и последующей химико-фотографической обработки.

Позитив кинодокумента - Копия кинодокумента, полученная в результате печати с негатива изображения на позитивной кинопленке и последующей химико-фотографической обработки

или:

Документ на обращаемой кинопленке, полученный в результате киносъемки и химико-фотографической обработки.

Промежуточный позитив кинодокумента - Копия кинодокумента, полученная с негатива изображения и предназначенная для тиражирования кинофильмов.

Контратип - Копия кинодокумента, полученная с промежуточного позитива и предназначенная для тиражирования кинофильмов.

Рабочий позитив кинодокумента - Копия кинодокумента на позитивной кинопленке, отпечатанная с негатива или контратипа для проведения монтажных работ по изготовлению рабочей копии кинодокумента.

Рабочая копия кинодокумента - Копия кинодокумента, смонтированная из монтажных планов рабочего позитива, синхронизированная с фонограммой и предназначенная для монтажа негатива изображения.

Позитивная копия кинодокумента - Копия кинодокумента с изображением и фонограммой на одной позитивной кинопленке.

Эталонная копия кинодокумента - Копия кинодокумента, отпечатанная с негатива и утвержденная в качестве образца.

Контрольная копия кинодокумента - Копия кинодокумента, отпечатанная с контратипа и утвержденная в качестве образца для тиражирования кинофильмов, изготовляемых с данного контратипа.

Классификация фотодокументов:

Фотонегатив - Фотодокумент на прозрачном носителе, представляющий собой единичное негативное изображение объекта, предмета, явления и полученное с помощью технических средств фотографии на негативной пленке после съемки и химико-фотографической обработки.

Фотопозитив, фотоотпечаток - Копия фотодокумента, полученная печатью с фотонегатива на фотобумагу или фотопленку с последующей химико-фотографической обработкой.

Голограмма - Фотодокумент, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную посредством голографической техники.

Слайд - Фотодокумент в виде единичного позитивного изображения на прозрачном пленочном носителе, предназначенный для просматривания на просвет или проецирования на экран.

Стереослайд - Фотодокумент в виде пары позитивных изображений на прозрачном пленочном носителе, который при рассматривании в стереоскопическом устройстве обеспечивает объемное изображение

Классификация документов на микроформах:

Микрокарта - по ГОСТ 13.0.002-84 - это микроформа на форматном носителе с непрозрачной основой.

Микрофильм - По ГОСТ 13.0.002-84, микроформа, часть микроформы, несколько микроформ на прозрачной основе, содержащие изображение документа или комплекта документов

Микрофиша - По ГОСТ 13.0.002-84, микроформа на форматной пленке, микроизображения на которой расположены построчно или колонками

Ультрамикрофиша - микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз.

Для создания и хранения информации применяются вспомогательные средства:

Сердечник - Цилиндрическая деталь, на которую наматывается кинопленка или магнитная лента.

Катушка - Сердечник с закрепленными на нем круглыми дисками (щеками), предохраняющими кинопленку или магнитную ленту от повреждения и облегчающими работу с кинопленкой или магнитной лентой.

Кассета - Катушка или пылевлагозащитная коробка для намотки или перемотки кинопленки или магнитной ленты.

Апертурная карта - По ГОСТ 13.0.002-84, карта для машинной обработки данных с высеченным прямоугольным отверстием для монтажа отрезка микрофильма или с вмонтированной микрографической пленкой

Джеккет - По ГОСТ 13.0.002-84, Форматный прозрачный механический носитель изображения с одним или несколькими каналами для монтажа микрофильмов в отрезке

Научно-техническая документация — совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также на­правления и методы их внедрения в производство. К научно-техническим документам относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. Поскольку носителем научно-технической документации является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традиционной документацией.

Научно-техническая документация поступает в архив и хранится в составе фонда ее разработчика. Если эта документация создана организацией-соразработчиком, она поступает в составе фонда организации-генпроектировщика.

Внутрифондовая организация научно-технических документов определяется их комплектностью.

В состав комплекта входит совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектировании объекта капитального строительства. Каждый комплекс вносится в опись под отдельным номером.

Классификационной единицей электронных документов в пределах архива является архивный фонд (архивная коллекция).

В этой связи хотелось бы обратить внимание на тот факт, что большинство документов поступающих на хранение в архив потенциально становятся историческим источником в составе архивного фонда или архивной коллекции.

Под историческим источником вообще принято понимать форму, в которой дошли до нас конкретные исторически факты. Данное определение наиболее удачное, т.к. позволяет глубоко и плодотворно анализировать содержание и структуру, сущностные черты и особенности такого нового исторического источника как электронный документ.

Источник может быть по своей природе как первичным по отношению к одним историческим событиям, так и вторичным по отношению к другим. Сегодня предпринимаются попытки для определения места электронного документа в источниковедческом комплексе исторических источников по отношению к другим типам и видам традиционных исторических источников. В соответствии со сложившейся в российском источниковедении традицией наиболее общим способом классификации исторических источников следует считать их разделение по типам.

Тип источника – это наиболее крупная категория источников, в основе деления которых способ кодирования заключенной в источнике информации. Условно все источники можно поделить на семь основных типов: 1) письменные; 2) вещественные; 3) устные или фольклорные; 4) этнографические; 5) лингвистические; 6) фотокинодокументы; 7) фонодокументы.

Более мелкой единицей классификации обычно является вид источника.

Особенностью электронных документов является то, что часть названных типов источников непосредственно переносится на электронный носитель и принимает форму электронного документа (письменные, фото-кино и фонодокументы), а часть допускает перенесение основной, содержащейся в источнике информации (оцифровка или дигитализация изображений для части этнографических источников, непосредственная запись фольклорных и т.д.).

В электронных документах общеисторического содержания можно назвать описательные, исторические источники (словесные), а с применением современных способов обработки информации – изобразительные звуковые.

В настоящее время значительная часть источников: делопроизводственная документация, массово-статистические источники, практически вся периодическая печать, мемуарные и эпистолярные источники изначально создаются в электронном виде. При этом делопроизводственная документация создается изначально в системе электронного документооборота с применением электронной подписи, а затем с электронного носителя переносится на бумажный носитель и передается на постоянное хранение.

Жизненный цикл документов внутри систем электронного документооборота может и не предусматривать вывода документа на бумажный носитель, если документ не предназначен для передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Электронные документы являются новой отличной от традиционной, формой представления исторической информации. Специфика электронных документов заключается в их интегральности, которая состоит в возможности перевода практически любого из типов и видов источников на машинный носитель. Электронные документы являются специфической составной частью технотронных документов.

Технотронный документ можно трактовать как документ, созданный на самых различных носителях информации (бумага, стекло, пленка, программный носитель и др.) на протяжении всего периода развития цивилизации и способный создать представление о развитии науки и техники, а также об общественной и культурной жизни различных народов. Таким образом, технотронные документы - это по существу собирательное понятие, включающее в себя все существующие в природе виды и разновидности научно-технической, аудиовизуальной и электронной документации.

Именно в технотронных документах (особенно в их аудиовизуальной части) достаточно четко прослеживается соотношение "официального" и "неофициального" видения истории, трактовки определенных событий, явлений, фактов. Понятие коллективной памяти связывается с закреплением и воспроизведением знаний и ценностей, значимых для общества, посредством документирования производственной, общественной деятельности и личной жизни. Этот способ передачи знаний имеет наиболее объективный, хотя и избирательный, схематический характер: фиксируется и передается только то, что представляет существенное значение для конкретного общественного строя, в большинстве случаев исходя из государственных интересов. При этом особенно важно подчеркнуть, что неофициальные ценности (например, съемки и записи любителей) не всегда - точнее, чаще всего не совпадают с официальными.

Определение (уточнение) их фондовой принадлежности и хронологических границ, формирование архивных фондов (архивных коллекций) – происходит в соответствии с «Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) или «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2002) в зависимости от статуса и принадлежности архива, т.е. с учетом его специфики деятельности, осуществляющего хранение документов называется фондированием электронных документов.

Архивным фондом организации или лица считается вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Работа по фондированию осуществляется:

– в организации – источнике комплектования, в процессе формирования информационных ресурсов при эксплуатации информационных систем, на основе номенклатур, перечней тем проектов или других схем систематизации документов и отбора из них электронных документов для постоянного хранения;

– в архивах организаций – источников комплектования (или других структурных подразделениях, ответственных за хранение электронных документов) при отборе документов для передачи в архив;

– в архиве при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования, описании принятых необработанных документов, переработке описей.

По степени ценности документов, согласно принятой в архивной практике классификации документов на электронных носителях (выделяются особо ценные электронные документы), по категориям доступа к ним (открытые и с ограниченным доступом). Классификация осуществляется в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации» или «Основными правилами работы архивов организаций» с учетом специфики архива.

Архивные коллекции электронных документов поступают в архив в виде уже сложившихся информационных ресурсов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами.

Исторически сложившиеся архивные коллекции электронных документов, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат.

Электронные или цифровые документы, ранее именовавшиеся “машиночитаемыми документами“ (ДМН), теперь именуются часто “компьютерными файлами”. Электронные документы могут быть представлены на физически осязаемых дискретных носителях, например, компакт-дисках, или фактически иметь исключительно цифровую форму, как, например, информационный массив Интернет, применительно к которому само понятие «носителя» весьма условно.

Классификация электронных документов также может быть поформатной.

Самые распространённые типы архивов, это: rar и zip, далее следуют 7z, tar, tz, gz, ace, arj, r00, r01 и многие другие.

Все файлы на нашем компьютере представлены в двоичном коде, то есть будь то вордовский документ, фильм, музыкальная композиция или фотография, для компьютера это всего-лишь набор ноликов и единичек: 11010101000111001111101010101010. Программа архивации группирует схожие наборы ноликов и единичек и на выходе мы получаем: 3,0,1,1,0,0,5,12,1,1. То есть из 30 символов в исходном файле мы получаем лишь 10 в архиве. Но в Vord (если это был вордовский документ) данный файл открыть уже не получится. Для этого необходимо осуществить обратный процесс: разархивирование.

Программа-архиватор предназначена для двух основных функций:

1. Создания архивов

2. Извлечения файлов из архивов

Кроме собственно сжатия файлов программы-архиваторы позволяют так же делать многотомные архивы (например, необходимо передать по электронной почте файл размером 100 мегабайт, но почтовый сервис имеет ограничение на вложенные файлы максимум по 10Mb. В таком случае вместе с архивацией так же делаем разбитие файла на части по 10Мб и отправляем их отдельными письмами, а получатель уже из этих частей соберёт у себя исходный 100-мегабайтный файл).

Рис. Окно архиватора

Архивировать можно как отдельные файлы, так и папки с файлами и целые директории.

Из всего разнообразия графических форматов для хранения оцифрованных копий архивных документов подходят далеко не все. Среди растровых наибольшую распространённость у архивистов получили форматы TIFF и JPEG, JPEG2000, PDF (предпочтительно PDF/A),

Векторные форматы обеспечивают более высокое качество изображения (особенно если в дальнейшем его нужно сильно увеличить/уменьшить), при значительно меньшем размере файла.

Формат TIFF своей популярностью обязан, прежде всего, возможности сохранения безупречного качества изображения благодаря алгоритмам компрессии данных без потерь ZIP и LZW, которые он реализует.

Сильной же стороной JPEG является высокая степень сжатия, недостижимая при использовании TIFF-ZIP или TIFF-LZW. Правда получается такая высокая степень сжатия ценой потери качества изображения. Потери могут быть незаметны невооружённым взглядом, но, тем не менее, сжатое изображение всегда будет отличаться от исходного. Проще всего искажения в виде цветового шума (так называемые «артефакты сжатия») можно заметить на областях изображения с резкими цветовыми переходами (например, чёткий текст на контрастном фоне), а также на областях с плавным изменением яркости (изображение рассыпается на блоки размеров 8 на 8 пикселов). Чем больше степень сжатия — тем сильнее будут заметны артефакты. В компьютерной графике под артефактом понимают нежелательные особенности сгенерированного компьютером изображения, появляющиеся в определённых условиях (переходы яркости или цветности, движение изображения, режимы вывода, предназначенные для ускорения работы, недостаточно качественная компрессия текстур и так далее). Внешне могут выглядеть как муар, искажения цветов, негладкие линии, несовместное движение частей изображения, зазоры между полигонами и прочее. Достаточно распространены артефакты сжатия.

В «Плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения на 2011 - 2015 годы» (утв. распоряжением Правительства РФ от 17 декабря 2010 г. № 2299-р) есть несколько пунктов, которые затрагивают актуальную для специалистов в области управления документами и архивного дела проблему выбора форматов электронных документов.

Ответственными исполнителями значатся - Минкомсвязи России, Минэкономразвития России, заинтересованные федеральные органы исполнительной власти. В документе указано, что "форматы хранения данных" буду определены в III квартал 2014 года.

Стандарт создания электронного документа должен содержать рекомендуемое расширение (формат) копий (*bmp, *gif, *tiff, *jpeg или иной), рекомендуемое разрешение образов (размеры изображения в пикселях по горизонтали и вертикали).

Проблема выбора форматов для создания и хранения электронных документов, баз данных не решена на сегодняшний день. Это проблема форматов электронных документов, в которых необходимо:

- передавать документы на хранение;

- создавать страховой фонд документов;

- фонд пользования электронных документов.

Сегодня Росархивом предлагается передавать в госархивы электронные документы в том формате, который устанавливает архив, лучше всего в рекомендованном Международным советом архивов формате PDF–A. Более того, такая передача должна осуществляться только лишь на физическом и обособленном твердом носителе (оптическом диске), без использования информационно-коммуникационных сетей. Пока ни один государственный и муниципальный архив не готов принимать на постоянное хранение документы в электронной форме на новейших носителях. Для этого не создана ни нормативная, ни техническая база.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивный фонд архива – это совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Одной из важнейших задач архивных учреждений является своевременный и достоверный учет хранящихся документов. С целью внедрения автоматизированных архивных технологий в этом направление архивной деятельности Росархивом в 1997 г. разработана и рекомендована к внедрению в государственных архивах и центрах хранения документов программа «Архивный фонд».

Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата (НСА) на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме. Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог.

Дата добавления: 2014-12-29